Управленческий контроль и контролируемая среда

Заключительный контроль – осуществляется путем сравнения фактически полученных результатов с требуемыми после того, как работа выполнена.

И еще одна важная цель достигается благодаря заключительному контролю: оценка результатов позволяет устанавливать соответствующее вознаграждение за выполненную работу, что в свою очередь способствует мотивации работников.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e.  для таких. которые поддаются количественному измерению.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап

Третий этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планы трудновыполнимы. Поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетными стремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

И, наконец, возможен случай, когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, таким образом, можно продолжать измерять результаты, не изменяя стандарты и повторяя цикл контроля.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическое состояние работников. Часто имеет смысл сделать процесс контроля нарочно видимым, наглядным, т.к. цель контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и, в конечном счете, достичь поставленных целей.

Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений,  а вовсе  не  на то, чтобы достичь целей организации.

1.3. Информация, используемая в процессе управленческого контроля

 

При оценке деятельности центра ответственности требуется иметь достаточный объем информации, справедливую базу оценки работы его руководства. Информация, требуемая для осуществления управленческого контроля, формируется с учетом потребностей как руководства самого центра ответственности, так и вышестоящего руководства.

Около 60 - 70% объема информации приходится на долю первичной информации. Оставшиеся 40 - 30% представляют собой либо сводные  данные, либо аналитические (расчетные) данные, которые базируются на первичных данных. В зависимости от времени использования информацию можно классифицировать на плановую, оперативную (уточняемую) и фактическую (отчетную). По степени объективности и реальности информацию также подразделяют на искаженную (фальсифицированную), неискаженную (нефальсифицированную) и смешанную. Фальсификации могут быть вызваны как объективными, так и субъективными факторами. Объективным фактором является изменение законодательной базы, учетной политики предприятия (при значительных трансформациях деятельности и других случаях) при внедрении новых информационных технологий и т.д. Субъективными факторами являются ошибки, связанные с незнанием, невниманием работников, а также намеренная фальсификация информации⁷.

Для нужд управленческого контроля в организациях обычно используют учетную информацию как наиболее доступную и регулярно поступающую. Это могут быть данные финансового учета и данные управленческого учета. Финансовый учет регламентируется государством, поэтому такие данные сопоставимы не только внутри предприятия, но и вне его. В качестве контрольных значений здесь могут быть использованы значения показателей: самого предприятия, среднеотраслевые, рекомендуемые, предприятий-аналогов.

К такой информации в первую очередь  относятся данные о затратах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции, работ и услуг⁸.

Все источники информации можно  подразделить на учетные и внеучетные.

К учетным источникам относятся:

1) бухгалтерский учет и отчетность;

2) статистический учет и отчетность;

3) оперативный учет и отчетность;

4) выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции в целях контроля за выполнением установленных бизнес-планов.

Оперативный учет и отчетность, применяемые  на отдельных участках хозяйственной  деятельности организаций, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение  соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары. Директора организаций, руководители внутренних подразделений довольно часто ведут оперативную регистрацию тех хозяйственных процессов и операций, которые имеют особое значение для хозяйственной деятельности предприятия, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия. Такую методику используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение выборки, наблюдения, углубленные проверки, проводимые единовременно. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам относятся⁹:

1) материалы внутриведомственной  и вневедомственной ревизии, внешнего  и внутреннего аудита;

2) материалы лабораторного и  врачебно-санитарного контроля;

3) материалы проверок налоговых  и иных органов;

4) материалы постоянно действующих  производственных совещаний;

5) материалы собраний трудовых  коллективов;

6) материалы печати;

7) объяснительные и докладные  записки, переписка с вышестоящей  организацией, финансовыми и кредитными организациями;

8) материалы, получаемые в результате  личных контактов с исполнителями.

Управление выполнением бизнес-плана  и бюджетов (смет) невозможно без  привлечения соответствующих планово-нормативных  данных. Такие данные содержатся прежде всего в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана привлекается довольно обширный нормативный материал, содержащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

Техническая информация также используется как элемент информационной системы. К ней относится в основном техническая и технологическая документация (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификация и т.п.), характеризующая уровень техники и технологии, технический уровень и качество продукции. Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков путем использования результатов организационно-технических мероприятий, патентной информации, сведений об отечественных и зарубежных аналогах.

Об эффективности учетной системы  можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации¹⁰:

1) наличие - отражены действительно  существующие операции;

2) полнота - отражены все реальные  операции;

3) арифметическая точность - все операции правильно подсчитаны;

4) отражение на счетах - все операции  правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

5) формальная разрешенность - на  каждую операцию получено общее  или специальное формальное разрешение;

6) временная определенность - все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;

7) представление и раскрытие  данных в отчетности - все данные  правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Кроме того, при формировании системы учета  должны быть учтены некоторые другие моменты. Поскольку вопросы организационной  структуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с  учетом внешних и внутренних факторов, то общее требование здесь таково: организационная структура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности, предпочтительнее разграничить. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществления их инвентаризации.

 

2 Эффективность управленческого контроля. Контроль на предприятии.

2.1. Управленческий учет на предприятии ОАО «СПЗ»

 

В основе управленческого учета  лежат три источника:

• технология бизнеса в целом и конкретного вида деятельности в частности;
• учетная политика предприятия и правила бухгалтерского учета конкретного вида деятельности;
• нормативная база конкретного вида бизнеса.

На исследуемом объекте система  управленческого учета представлена совокупностью следующих подсистем (рис. 1)¹¹:

• нормирование (отдел нормативной себестоимости);
• планирование (планово-экономический отдел, отдел маркетинга);
• стратегическое планирование (бюро перспективного маркетинга; планово-экономический отдел);
• учет (бухгалтерия);
• мотивация (отдел организации труда и заработной платы, планово-экономический отдел);
• анализ (планово-экономический отдел, отдел нормативной себестоимости, отдел маркетинга);
• контроль (планово-экономический отдел, отдел организации труда и заработной платы, отдел нормативной себестоимости).(Приложение 2. – Взаимосвязь бухгалтерского, производственного и управленческого учетов)

 

Таким образом, на предприятии функции  по ведению управленческого учета  возложены на сотрудников различных  структурных подразделений численного подразделения разработаны положения об отделах, регламентирующие их работу.

Отдел нормативной себестоимости  осуществляет: нормирование техпроцессов на заготовительные, механообрабатывающие и сборочно-сварочные работы по всем цехам и видам работ структурных подразделений; анализ качества применяемых норм; анализ выполнения действующих норм времени; формирование норматива по себестоимости на всю продукцию; расчет трудовых затрат основных рабочих-повременщиков; расчет материальных затрат на все виды продукции; расчет и анализ рентабельности по видам товарной продукции; представление отчетности в установленные сроки и др.

К функциям планово-экономического отдела относятся: