Организация оптовых ярмарок и пути их совершенствования

 

Техническая оснащенность выставочных  комплексов в стране оставляет желать лучшего, так как только 18-20 выставочных центров отвечают требованиям UFI и МСВЯ. Остальные просто не выдерживают никакого сравнения с современными международными комплексами.

Сейчас проектируется или уже  строятся выставочные комплексы  в Курске, Владивостоке, Самаре, Твери, Уфе, Набережных Челнах, в Краснодаре, Новокузнецке. Рабочая группа специалистов ТПП РФ совместно с администрациями субъектов Федерации и территориальными ТПП разрабатывает предложения по строительству и развитию выставочных центров в наиболее перспективных городах.

И хотя ЯВБ России с 1992 г. сделала  огромный скачок в количестве ежегодно устраиваемых выставочных мероприятий (с 500 до 3000), ее материально-техническая база оставляет желать много большего.

Российский рынок ЯВБ сосредоточен сейчас примерно в 190 городах и предлагает около 5000 выставок и ярмарок в  год. Кроме того, экспонентам широко предоставляют свои площадки зарубежные выставочно-ярмарочные организации более чем в 220 странах, протекторатах и подопечных территориях. За последние 17 лет количество проводимых выставок в странах Европы и Северной Америки практически сравнялось с количеством выставочных мероприятий (примерно 25 тыс.), ежегодно устраиваемых в развивающихся странах Азии, Африки и Латинской Америки.

Организационное построение традиционной выставки предполагает наличие оргкомитета, который работает в рамках регламента торгово-промышленной палаты страны и нормативов, установленных отраслевыми министерствами, бюро.

Правовой статус выставки — открытое акционерное общество, возглавляемое председателем. Текущую деятельность направляет и возглавляет директор выставки. Ориентировочная схема построения традиционной выставки приведена на рис. 3.

Рисунок 3 Ориентировочная схема организационного построения традиционной выставки

В некоторых организационных структурах по управлению ЯВБ предусматривается  генеральный директор с его исполнительной дирекцией. Генеральный директор решает вопросы по оперативному руководству работой ярмарки (выставки), определяет порядок ее работы и осуществляет контроль за работой подчиненных ему служб по завозке образцов, их складированию, хранению. В его подчинении находятся многочисленные ярмарочные службы: технические, юридические, медицинские, правовые, транспортные, финансовые, рекламно-информационные и издательские, гостиничного или общего хозяйства, службы сервиса.

В процессе участия на выставке компании сталкиваются с ее следующими структурными подразделениями:

• оргкомитетом в целях: разработки, утверждения и контроля за исполнением плана подготовки и проведения выставки; утверждения регламента работы выставки, процедуры открытия и закрытия, проведения на выставке дней фирм-участниц и т. п.; подведения итогов выставки;

• научно-техническим центром выставки: для организации и проведения научных мероприятий (конференций, семинаров, "круглых столов"), организуемых в рамках выставки;

• коммерческим центром выставки: для обсуждения условий проведения коммерческих переговоров; проведения работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки;

• рекламно-информационным отделом: для изготовления средств наружной рекламы выставки; передачи по внутривыставочной радиосети информации о компаниях-участницах;

• многочисленными вспомогательными службами: в части доставки образцов, консультационной помощи, оформления стендов и дизайна экспоната.

В целях отбора лучших образцов на время работы создается конкурсная комиссия, членами которой приглашаются ведущие ученые, промышленники, крупные  бизнесмены, представители государственных органов власти. Совершенно очевидно, что данное организационное построение ярмарок (выставок) приводится как примерное, так как в каждом конкретном случае организации ярмарочных или выставочных торгов учитываются те или иные локальные особенности регионов, а также специфика целей, профессиональной направленности ЯВБ.

При организации ЯВБ со стороны  устроителей выставки следует выделить три важнейших этапа: предварительный, организационный и этап подведения итогов.

Как правило, открытие и проведение ярмарок (выставок) осуществляется на основе решения учредителей совместно  с государственными местными органами власти. В результате издается приказ, включающий сроки проведения, порядок и условия участия, а также назначаются ответственные лица за проведение этих мероприятий.

Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа  о проведении ярмарки. На этом этапе  создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать Положение о проведении ярмарки и разослать информационного письма для участников с полной информацией об условиях участия в ярмарке.

Ярмарочный комитет выполняет  следующие функции:

• определяет сроки и место проведения ярмарки;
• создает рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу по учету договоров и другие органы;
• определяет графики встреч поставщиков и покупателей;
• утверждает смету доходов и расходов ярмарки, размер средств на ее проведение и источники их получения;
• порядок, режим работы ярмарки;
• разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров;
• решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением ярмарки.

Решения ярмарочного комитета оформляются  протоколами, подписываемыми председателем  ярмарочного комитета или его  заместителем.

Дирекция ярмарки:

• осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением ярмарки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, оснащение оргтехникой, определение регламента работы и т.д.);
• обеспечивает прием и хранение представленных на ярмарку образцов товаров, оказывает содействие участникам ярмарки в заключение договоров, ведет отчетность.

Арбитраж ярмарочного комитета:

• обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;
• консультирует участников ярмарки по правовым вопросам;
• рассматривает возникающие на ярмарке преддоговорные споры.

 

Группа (бюро) по учету договоров:

• ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на ярмарке;
• анализирует ход заключения договоров, готовит аналитические справки, записки, предложения.
• Разрабатывает рекламные материалы (пригласительные билеты, рекламные буклеты, карточек гостя и т.п.
• При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия ярмарки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте ярмарки, его реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и т. д.

Основными источниками доходов  от проведения ярмарочно-выставочной торговли бывают платы: за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, за проведение технической и информационно-коммерческой консультации.

Основная работа на организационном  этапе заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников ярмарки, подавших заявки. Быть участником каталога достаточно престижно, так как представляется возможность заявить о своей фирме и предлагаемых товарах, услугах. Помимо участников в этих каталогах публикуется и другая новейшая рекламная, научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира с использованием практики передового опыта, соответствующего профилю и тематики ярмарки или выставки-продажи. Организационный этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных ярмарочных торгов, презентаций и многое другое. На данном этапе важно организовать выполнение запланированных промоушн акций, в том числе презентаций, пресс-конференций, показ видеороликов с рекламными материалами и т. п.

Заключительный этап включает в  себя подведение итогов с выделением как положительных, так и отрицательных  сторон в работе ярмарки. Именно этот заключительный этап является основой  для принятия стратегических решений  по дальнейшей перспективе ярмарочно-выставочного бизнеса. Для участников ярмарочно-выставочной торговли в высшей степени необходимо не только определить критерии целесообразности участия в торговом форуме, но и обосновать его бюджет.

Структура расходов представлена на рис. 4.

Рисунок 4 Структура расходов на участие в ЯВБ

 

Несколько дней работы на выставке представляют собой треть общего маркетингового процесса выставки, две трети —  это подготовка к ней и заключение сделок по окончании ее.

Информация об участии в действующей  выставке сопровождает рекламу компании в периодических печатных изданиях и на корпоративном сайте компании-участницы в интернете. Прочие расходы включают статьи расходов на культурную программу, выставочные услуги, питание персонала, уборку мусора и т. п.

 

 

Ориентировочные статьи расходов:

1. Денежный взнос устроителям выставки:

• плата за участие (аренда стенда);

• внесение данных в каталог;

• внесение данных в информационные системы;

• удостоверения участников выставки;

• пропуск для парковки.

2. Расходы на экспонаты:

• транспорт;

• демонстрационные модели;

• хранение тары;

• таможенная пошлина;

• страховка.

3. Расходы на монтаж и обеспечение работы стенда: Собственный стенд:

• гонорар архитектору, статика;

• монтаж стенда и элементы для стенда;

• транспортировка деталей стенда. Арендованный стенд: оборудование стенда;

• мебель/ковровое покрытие/освещение;

• кухонное оборудование;

• оборудование для бюро;

• видеомагнитофон/Диапроектор;

• подписи на стенде/Дисплеи;

• большие фотографии, диапозитивы, таблички;

• декоративное оформление;

• телефон, телефакс, телекс;

• электричество, вода, газ;

• охрана стенда;

• уборка стенда;

• устранение отходов.

4. Реклама,  пресса:

• непосредственная реклама;

• деятельность, связанная с приглашениями;

• печатная продукция (проспекты, папки для прессы);

• переводы;

• объявления;

• рекламные средства организатора выставки;

• рекламные сувениры, пробы, образцы;

• входные талоны для посетителей;

• проведение мероприятий/кампаний;

• угощение;

• фотографии на стенде.

5. Расходы,  на персонал:

• суточные и доплаты;

• проживание;

• расходы на дорогу;

• одежда для выставки;

• персонал для монтажа и разборки;

• переводчики;

• временные помощники.

В процессе организации выставки персонал коммерческой фирмы должен активно  использовать приемы персонального  маркетинга. Следует помнить, что  положительное мнение потенциальных клиентов формируется в первые минуты общения с персоналом у стенда. На мнение посетителей, помимо дизайна стенда, его содержания, профессиональных консультаций, большое влияние оказывают внешний вид экспонента, фирменная одежда, деловой стиль общения, тембр и интонация голоса собеседника, мимика, жесты.

Результативность выставочного контакта будет усилена за счет элементов  брендинга — создания долгосрочного  предпочтения к товару, основанного на совместном усиленном воздействии на посетителя товарной упаковки, рекламных обращений, мероприятий PR, объединенных определенной идеей и характерным унифицированным оформлением.

Таким образом, организационный механизм выставки-ярмарки интегрирует в  себе комплекс коммуникационных каналов взаимодействия и потоков информации между субъектами коммуникаций, устроителями и посетителями, которые также выступают в роли субъектов коммуникации.

Порядок заключения договоров на ярмарке

Заключение договоров на поставку товаров производится непосредственно на ярмарке. Кроме того, на ярмарке стороны могут уточнять условия ранее заключенных договоров и ассортимент подлежащих поставке товаров.  Представители участников ярмарки должны иметь надлежаще оформленные полномочия (доверенности) для заключения договоров.

Договор подписывается сторонами  как минимум в трех экземплярах, один из которых вместе со спецификацией  сдается в группу по учету договоров  для регистрации. Сторона, получившая проект договора, обязана возвратить другой стороне на ярмарке подписанный  договор или в случаях возражений - с приложением протокола разногласий  в трех экземплярах не позднее  следующего дня после получения  проекта договора. Поставщик и  покупатель обязаны совместно не позднее следующего дня после  получения другой стороной протокола  разногласий рассмотреть его. При недостижении соглашения поставщик (покупатель) в тот же срок передает разногласия на разрешение ярмарочного комитета (арбитража). Если сторона, получившая протокол разногласий, в однодневный срок не передаст оставшиеся неурегулированными разногласия на разрешение ярмарочного комитета (арбитража), предложения другой стороны считаются принятыми.