Внутрифирменные коммуникации

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети. которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие  всех членов в решении сложных  проблем. Такой подход называют еще  открытыми коммуникациями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Типология коммуникаций в организации

Каналы коммуникации.

Так как организация — это  многоуровневая структура с уровнями руководства и подчинения. Такая  структура эффективно функционирует  только при существовании хорошо налаженной связи между всеми  уровнями. Так, если на верхнем уровне руководства появляется необходимость  воздействовать на поведение подчиненных, то приказ, распоряжение, указание не только должны дойти до низшего уровня, но и распространиться по всем структурным  единицам данного уровня. Поэтому  целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.

Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для  этого информацию следует направлять прежде всего сверху вниз. Именно таким  образом руководство доводит  до подчиненных сведения о текущих  задачах, рекомендуемых методах  действий, применяемых санкциях и  вознаграждениях, об изменении организационных  норм и нормативов, а также организационной  структуры и технологии. Через  систему нисходящих связей руководство  организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации  относительно главных организационных  целей; коррекцию поведения, установок  и поведенческих стереотипов  исполнителей на всех уровнях, координацию  действий; поддержание и упрочение  авторитета власти и контроля.

Восходящие потоки информации в  направлении снизу вверх, т.е. в  направлении подчиненные — руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. При этом руководители высших уровней получают информацию о проблемах и текущих  делах в каждом подразделении  организации, что позволяет им постоянно  корректировать и изменять меры воздействия  на поведение подчиненных всех нижестоящих  уровней. Подчиненные могут использовать восходящие потоки информации, чтобы  довести до сведения высшего руководства  информацию о частных проблемах  подразделений и отдельных работников, а также о событиях, выходящих  за рамки контроля со стороны формальной структуры организации.

К наиболее приоритетным задачам организационной  деятельности, безусловно, относится  развитие восходящих потоков информации, придание им такой же значимости для  управления, как и у нисходящих потоков. Это возможно при переводе отношений между руководителями более высоких уровней и подчиненными в режим диалога, при котором:

·           подчиненные участвуют в решении ключевых проблем организации;

·           подчиненных постоянно информируют обо всех успехах и проблемах организации;

·           появляется возможность использования и реализации инициативы исполнителей, учета и практического применения новых идей, изобретений, коллективного опыта работников организации.

Горизонтальные  каналы коммуникации в организации  представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Горизонтальные коммуникации реализуются  в виде обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей  среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также  в неформальных коалициях, кружках  коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д.

Уже только перечисление возможных горизонтальных каналов показывает их необыкновенное разнообразие и свидетельствует  о больших возможностях для управления деятельностью организации и  наиболее полного обеспечения информацией  членов организации всех уровней. Для  функционирования горизонтальных каналов  коммуникации особенно важно наличие  неформальной структуры организации.

В целом горизонтальные каналы коммуникации в организации призваны решать следующие  задачи:

·           передачу информации не директивного, но совещательного характера;

·           уточнение целей и задач подразделений исходя из конкретных ситуаций в каждом из подразделений;

·           взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации, что способствует комплексному решению поставленных высшим руководством задач;

·           формирование неформальной структуры организации, решающей задачи, которые невозможно решать в официальных рамках.

Коммуникации  организации с внешней средой в современных российских условиях направлены на рыночный и институциональный  уровни. Основной целью такого рода коммуникаций является создание баланса  между входом и выходом организации  как системы и информационное обеспечение этого баланса.[3]

Такие коммуникации должны быть ориентированы  на различные адресные аудитории (рядовых  потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т.д.). Помимо решения текущих вопросов обеспечения баланса между организацией и внешней средой коммуникации такого рода решают следующие проблемы:

·           создание “имиджа” организации на местном, государственном и международном уровнях;

·           обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы);

·           воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации (например, используя группы давления).

Еще одним основанием для типологии  коммуникаций в организации может  служить степень их формализации.

Формальные  коммуникационные связи стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

Неформальные  коммуникационные связи возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4.      Взаимосвязь коммуникационных процессов и информационных технологий в организациях

Особенностью современных рынков является то, что ситуация на них  может стремительно изменяться в  короткие промежутки времени, что требует  быстрой реакции и выработки  новых подходов к ведению бизнеса. Чтобы сохранять в таких сложных  условиях лидирующие позиции, нужно  постоянно изменять и адаптировать управленческую структуру организации, а также изучать и осваивать  все перспективные методики бизнеса. Использование электронных средств  коммуникаций становится одним из ключевых условий для выживания компаний в условиях жесткой конкуренции. В компаниях и фирмах  уже давно применяется на практике создание «виртуальных» команд из инженеров, маркетологов, финансистов разных подразделений, которые разрабатывают различные проекты, не встречаясь друг с другом. Причем менеджеры отмечают в таких случаях минимальное противодействие со стороны различных бюрократических факторов, а также возрастающую мотивацию работников при наличии общей цели и чувства общности при работе над такими проектами.

С развитием в последние годы современных информационных систем и систем международной связи  появляется практическая возможность  отойти от традиционной бумажной документации как главного носителя информации, на котором отражаются все стадии реализации коммерческой сделки. Использование  бумажной документации, а также привычных  методов ее обработки и пересылки  на практике очень часто приводит к большим производственным и  коммерческим издержкам. Разработанные  к настоящему времени технологии электронной коммерции позволяют  предпринимателям при осуществлении  сделок передавать информацию с помощью  современных информационно-коммуникационных систем, достигая при заключении, подтверждении  и выполнении коммерческих сделок (контрактов) повышенной точности, скорости и эффективности. Электронная коммерция объединяет, таким образом, все формы деловых  операций и сделок, осуществляемых электронным способом. Кроме того, применение современных информационных технологий и систем коммуникации (электронный  обмен данными, Интернет, видеоконференции и др.) уже сейчас способно вывести  на качественно новый уровень  все аспекты ведения бизнеса, в том числе создать эффективную  систему обмена информацией внутри организаций.

Вот что говорит по этому поводу Билл Гейтс в своей книге «Бизнес  со скоростью мысли»: « Каким бы образом ни была организована ваша компания, и какие бы способы вы ни применили для стимулирования своих работников, ясно одно: невозможно управлять полностью из центра. Один человек или один комитет никогда  не будут в курсе всех вопросов в каждом подразделении или дочерней компании. Руководителям следует  вырабатывать новые стратегии и  общие установки и обеспечивать служащих адекватным инструментарием  для сбора информации и знаний со всего мира. Не стоит пытаться самостоятельно принимать все решения. Компании, пытающиеся осуществить на практике  концепцию управления «сверху вниз», направляя из центра каждый шаг на местах, просто не будут успевать поворачиваться в стремительном темпе новой экономики».

Инструментарий администрирования  децентрализованной системы - полезная вещь, но настрой на управление всеми  действиями работников из центра контрпродуктивен. Электронные средства должны стимулировать  творческий потенциал работников и  производительность их труда. Какие  бы ценные указания ни давало высшее руководство, работникам интеллектуального труда  необходимы еще и средства исследования, обмена друг с другом идеями и полученными  результатами, а также внесения в  бизнес-процессы изменений в реальном масштабе времени».

Возможности Internet 

Приведем несколько возможных  вариантов обмена и распространения  информации в процессе  работы фирмы, использующей сеть Internet.

Распределение информации. Быстрое распространение рабочей информации - приказов, меморандумов, планов и других рабочих документов - играет ключевую роль в географически разбросанных компаниях. С помощью Интернета фирма может организовать доступ к своим внутренним базам данных или экспертным базам знаний.

Мобильная связь. Любая компания, сотрудники которой часто направляются в командировки, может убедиться на собственном опыте, что организация доступа к Интернету по коммутируемым каналам с использованием сотовых модемов может существенно ускорить передачу необходимой в повседневной работе информации. Более того, существующие на сегодняшний день средства мультимедиа позволяют создавать интерактивные каталоги, демонстрационные видеоклипы и руководства по эксплуатации, которые коммивояжер может загрузить, подключившись к серверу компании, и продемонстрировать клиенту во время встречи с ним.

Группа сбыта. Локальная группа сбыта, располагающая доступом в Интернет, может осуществлять размещение заказов, определять необходимые объемы оптовых партий, обслуживать нестандартные запросы и направлять регулярные отчеты о результатах проделанной работы. Если же группа располагает средствами мультимедиа, то она может организовать демонстрацию самых последних изделий компании в режиме он-лайн, не обременяя себя при этом затратами на приобретение видеосистемы и расходами на командировки или почтовыми расходами по доставке свежих видеоматериалов.

Обслуживающий персонал. Персонал, обслуживающий постоянных клиентов, путем использования Интернета получает преимущество за счет доступа к поддерживаемым и регулярно обновляемым базам данных по ремонту, ремонтным средствам и запасным частям, имеющимся в наличии, как в самой компании, так и у сторонних организаций, а также при необходимости может получить консультацию у своих экспертов.

Компании могут осуществлять через  Интернет связь между штаб-квартирой, отделениями, филиалами, расположенными в разных регионах, а также своими зарубежными представительствами. В данном случае Интернет предстает  как естественное развитие их собственных  внутренних локальных сетей. Скрытая  выгода заключается в том, что  нет необходимости в едином стандарте  для внутренних локальных сетей  всех этих подразделений. Все существующие сети могут быть подсоединены к Интернету  с помощью протокола TCP/IP и тем  самым объединены. Экономия может  оказаться весьма существенной, так  как при таком решении нет  необходимости закупать новое оборудование для приведения всех локальных сетей  к общему стандарту.[11]