Рационализация организации хранения плодоовощной продукции магазина

«Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» регламентируют следующие основные положения по учёту приёма, движения и списания товара в магазине:

• поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении;
• первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ;
• порядок и сроки приёма товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности;
• движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счётом или счётом-фактурой);
• оприходование поступивших товаров оформляется путём наложения штампа на сопроводительном документе;
• порядок приёмки товаров и её документальное оформление осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»;
• учёт первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах;
• внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работаюn разные материально-ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чём обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной в установленном порядке. Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчёте.

 Материально ответственные  лица должны составлять отчётность  о наличии и движении товаров  в срок от 1 до 10 дней. Первичные  приходные и расходные документы  являются основанием для составления  товарного отчёта. В приходной  части отчёта отражается в  стоимостном выражении остаток  товаров на дату составления  предыдущего товарного отчёта  и поступление товаров и тары  по сопроводительной документации. В расходной части товарного  отчёта подсчитывают общую сумму  расхода товаров за отчётный  период. Основой товарного отчёта  является подтверждение товарного  остатка.

Как уже отмечалось, учёт и документирование движения товаров является важной составляющей деятельности магазина. В связи с чем в настоящей дипломной работы необходимо выявить соответствие существующего в магазине документооборота по учёту товаров и рекомендованного в «Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», также необходимо проанализировать соответствие формы, в магазине «СуперГудМаркет», первичных документов с унифицированными формами, утверждёнными Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Основным нормативным документом по делопроизводству любого магазина является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству включаются следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки  и оформления документов.

3. Требования к реквизитам  документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей  корреспонденции

4.2. Порядок подготовки  и регистрации исходящих и  внутренних документов.

4.3. Организация контроля  исполнения документов.

4.4. Поисковая система  по документам.

4.5. Составление номенклатуры  дел.

4.6. Формирование и оформление  дел.

4.7. Экспертиза ценности  документов.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов.

К основным преимуществам использования электронных документов можно отнести:

• выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;
• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
• при рассылке по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния;
• хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;
• повышается эффективность работы с документами;
• наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;
• снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;
• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;
• одновременная рассылка документа сразу нескольким адресатам.

Магазин «СуперГудМаркет» является крупной торговой организацией, имеющей разветвленную систему филиалов на различных территориях, поэтому создание общей информационной базы является необходимым условием эффективного использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности магазина.

С вступлением в силу закона об электронной подписи Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В настоящее время на рынке информационных технологий представлено больше множество интегрированных информационных систем, отвечающих различным запросам потребителей.

Безусловно, при выборе информационной системы необходимо учитывать потребности организации. Однако существует следующий ряд критериев, на которые нужно обратить первое внимание при выборе системы электронной документации:

• на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
• какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
• какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;
• определиться с финансовыми затратами Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений.

Также следует отметить, что применение систем электронной документации невозможно без применения современных средств защиты информации от преднамеренной порчи или кражи.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников магазина дисциплины работы с информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами магазина, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Хранение товаров в магазине производит с учетом их физико-химических свойств, соблюдения правильного товарного соседства, исключающего возможность вредного воздействия товаров друг на друга (передача запахов, влаги). Учитываются сроки хранения и реализации, очередность поступления и подачи товаров в торговый зал. В первую очередь продают ранее завезенные товары.

Хранение и реализация плодоовощных товаров требует создания условий, способных затормозить биохимические и микробиологические процессы в продуктах, предохранить их от испарения и увлажнения.

Одним из условий правильного хранения и реализации товаров является строгое соблюдение санитарного режима: вентиляция помещения для хранения товаров, мытье полов с применением дезинфицирующих растворов, своевременное устранение трещин на стенах и потолках, борьба с грызунами и другими вредителями.

На этапе хранения и реализации могут возникнуть потери,  связанные с неправильным хранением товара. Средней срок хранения составляет 4,2дня, размер естественной убыли составляет 10,5кг.

Торгово-технологический процесс в магазине представляет собой комплекс взаимосвязанных торговых (коммерческих) и технологических операций и является завершающей стадией всего торгово-технологического процесса товародвижения. На этой стадии к осуществлению торгово-технологического процесса товародвижения подключаются розничные покупатели, которые, в зависимости от применяемых методов продажи товаров, могут играть в нем весьма активную роль.

К числу основных принципов организации торгового процесса супермаркета «СуперГудМаркет» необходимо отнести следующие:

• обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров;
• обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания;
• соответствие технологии современному научно-техническому уровню, использование передовой техники, прогрессивных трудовых процессов;
• достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, снижения издержек обращения;
• сохранение физико-химических свойств товаров.

Погрузо-разгрузочные работы в супермаркете «СуперГудМаркет» осуществляются вручную, без использования электропогрузчиков и средств малой механизации. Только когда с товаром приходит автоконтейнер с гидрокраном, используется его возможности.

Простой машины под выгрузкой составляет 3,9 минуты.

В торговом зале продовольственных товаров супермаркета «СуперГудМаркет» используется линейная поперечная расстановка оборудования. Она позволяет четко формировать потоки движения покупателей, создает лучшие условия для группировки и размещения товаров, обеспечивает лучший просмотр торгового зала.

Приемка товаров является одной из важных операций торгово-технологического процесса магазина и должна проводиться лицами, на которых возложена материальная ответственность. Она осуществляется материально ответственными лицами по количеству и качеству – заведующими отделами, секциями, товароведами – на основании сопроводительных документов.

В торговом зале супермаркета «СуперГудМаркет» товар, предварительно взвешенный, расфасованный и промаркированный, выкладывают на стеллажах, в открытых холодильных прилавках, контейнерах и другой таре-оборудовании.

Покупатели отбирают товары самостоятельно. По просьбе покупателей им может быть оказана помощь в выборе товаров или дана консультация находящимся в торговом зале контролером.

Следует отметить, что движение покупателей в торговом зале данного магазина осуществляется против часовой стрелки, что создает им лучшие условия для отбора товаров, а работникам для их обслуживания. 

Процесс продажи в супермаркете «СуперГудМаркет» организуется следующим образом. Данный супермаркет строился именно из расчета системы самообслуживания покупателей. Значительный экономический эффект при самообслуживании достигается за счет увеличения пропускной способности магазина, роста его товарооборота и валового дохода, ощутимого сокращения численности торговых работников и повышения производительности их труда, снижения уровня издержек обращения. К числу преимуществ метода самообслуживания следует отметить его универсальность. Методом самообслуживания можно продавать подавляющее большинство продовольственных и непродовольственных товаров.

Один из важнейших принципов организации процесса продажи в супермаркете «СуперГудМаркет» – сочетание доверия к покупателям с умелая организация контроля. На покупателя отрицательно воздействует чрезмерный контроль, поэтому все работники торгового зала должны выкладывать товар, поправлять ценники, консультировать покупателей, одновременно осуществляя общий контроль за торгово-оперативным процессом.