Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Таблица 2.4.2

Программа аудита

2.5. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами ООО «Газэнергопроминжиниринг».

1) Проверка наличия  распорядительных документов,  отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами.

При данной проверке было установлено наличие:

- приказа об учетной политике организации, которым, в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в редакции от 23.07.98 г.),  Налогового Кодекса РФ,  Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 г. № 60н и приказа МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н  "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ", в целях соблюдения Организацией в течение 2009-2010 г.г. единой политики отражения хозяйственных операций и оценки имущества, утверждается учетная политика ООО «Газэнергопроминжиниринг», рабочий план счетов, перечень служащих аппарата управления, перечень служб административно-управленческого персонала, перечень работников  основного производства и расшифровку статей затрат основного производства и общехозяйственных расходов. [Приложение 1.2];

- приказа о командировках, в целях организации направления работников Общества в служебные командировки в соответствии с Трудовым кодексом и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749. [Приложение 2];

          - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.

              2 Соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам.

              В данной организации выдаются денежные средства под отчет на расходы связанные со служебными командировками, на хозяйственные расходы, представительские расходы, расходы по выполнению трудового договора.

              Согласно Письму Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (вместе с "Порядком ...", утв. Банком России 22.09.1993 N 40) , п.10, выдача денежных средств под отчет производится из касс предприятий, оформляется расходным кассовым ордером. В поле «Основание» РКО прописывается: «Выдача денежных средств на командировочные расходы». В «Приложении» указывается номер и наименование приказа на командировку (или прочий подобный документ).

              Наличные денежные средства выдаются также на основании Заявления на выдачу денежных средств.

Приказы о направлении работника в командировку отсутствуют, так как оформление командировки в пределах РФ приказом по предприятию дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно (п. 2 Инструкции № 62).[17]

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, не позднее трех рабочих дней со дня их возвращения из командировки предъявляют в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и производится окончательный расчет по ним. Дополнительно к оправдательным документам, подтверждающим произведенные расходы прилагаются ранее полученные первичные документы: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. [Приложение 3,4,5,6,7]

Можно отметить, что в Авансовом отчете №385 не выполнено условие трехдневного срока отчета по командировкам. Последняя запись сделанная на оборотной стороне авансового отчета сделана 15.11.10г., однако отчет оформлен 22.11.10г., так же отсутствует Служебное задание и отчет о его исполнении и Командировочное удостоверение. [Приложение 5]

Сроки авансового отчета при выдаче денег на хозяйственные расходы устанавливаются внутренним приказом (распоряжением) руководителя организации. Также есть приказ, устанавливающий лиц, которым разрешено выдавать денежные средства под отчет.

После произведенных расходов или возвращения из командировки, сотрудник в установленные сроки предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. [Приложение 3,4,5,6,7]

Если денежные средства израсходованы не полностью, то они возвращаются в организацию с составлением ПКО на сумму возврата. В этом случае на лицевой стороне авансового отчета должен указывается номер и дата ПКО, по которому подотчетным лицом возвращен остаток неизрасходованных средств. В случае перерасхода сотруднику наоборот выдаются суммы перерасхода по РКО, также должны указываться его реквизиты на титульном листе авансового отчета.

Однако обнаружено что в Авансовом отчете №388 и №405 информация о РКО отсутствует, то есть не происходит возврата остатка в кассу или выдачи перерасхода работнику своевременно, таким образом новый аванс выдается даже при условии того, что работник не полностью отчитался по выданным авансам. Это противоречит Письму Банка России от 04.10.1993 N 18, где в п.11 говорится, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. [Приложение 6,7]

На оборотной стороне авансового отчета указывается перечень оправдательных документов (квитанции, кассовые чеки, билеты и т.п.), подтверждающих расходы, с обязательным приложением их к нему.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, проверяется бухгалтером организации и после утверждается руководителем (или уполномоченным на то лицом). [Приложения 3,4,5,6,7]

3) Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям.

- Правильность оформления Авансовых отчетов.

              Форма Авансового отчета, используемого на предприятии аналогична унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55.

Проверим Авансовые отчеты на соответствие требований Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011) ст.9, п.2.

Все просмотренные Авансовые отчеты содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" и указаний по применению и заполнению формы проверим заполнение Авансового отчета организации.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне указано наименование организации, номер авансового отчета и дата его заполнения, ФИО, отдел, в котором числится работник, и табельный номер, а также должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета имеется таблица, в которой указываются сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке. На оборотной стороне формы АО-1 записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне вносятся номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Также бухгалтер ставит отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью). Далее на лицевой части бланка авансового отчета стоят подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Фамилия подотчетного лица во всех соответствующих АО, Служебных заданиях, командировочных удостоверениях совпадают.

Обнаруженные ошибки:

На некоторых Авансовых отчетах, например АО № 388, 405 не указаны суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет, при чем практически каждый авансовый отчет оформляется даже в случае когда работник не отчитался по предыдущему авансу, таким образом можно предположить, когда не делается запись о внесенном остатке или перерасходе, их переносят на следующий авансовый отчет.[Приложение 6,7].

Также не заполнена расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.

- Проверка приложенных к Авансовому отчету чеков, квитанций и т.д.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки об оплате и т.д.)

Можно отметить, что ко всем Авансовым отчетам приложены документы:

Авансовый отчет №385 – Расходы по выполнению трудового договора. На оборотной стороне АО приведен перечень документов, подтверждающих производственные расходы:

1.                             15.11.10г. номер документа 27377785888 – проезд Калининград – С.Петербург – сумма 2200 руб., прилагается билет на самолет, чек на данную сумму, дата, фамилия соответствуют данным в авансовом отчете.

2.                             15.11.10г. номер документа 27377785888 – Сверхнормативный багаж, сумма 1750. Прилагается купон и чек с аналогичным номером, суммой, датой, и фамилией подотчетного лица.

3.                             15.11.10г. номер документа 1592 – Мобильная связь, сумма 500 руб., прилагается товарный чек на ту же сумму, дату, с подписью и печатью.

Аналогично представлены все оправдательные документы во всех авансовых отчетах. [Приложение 5]