Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

- Проверка своевременности предоставления Авансовых отчетов.

Просмотрев Авансовые отчеты и Служебные задания и сопоставив дату окончания командировки из Служебного задания и дату составления Авансового отчета можно увидеть что своевременность предоставления АО соблюдается, они сдаются в течение трех дней с даты окончания командировки. [Приложения 3,4,5,6,7]

Однако к АО №385 отсутствует Служебное задание, следовательно, нельзя определить дату окончания командировки, однако дата последнего документа подтверждающего производственные расходы 15.11.10г., а АО составлен 22.11.10г., таким образом, возможно несвоевременное оформление АО. [Приложение 5]

- Правильность оформления командировочных документов.

Согласно п.2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"

направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения, форма которого представлена в приложении 1 к Инструкции № 62. [16] Отметим, что командировочное удостоверение в данной организации соответствует унифицированной форме №Т-10, утвержденной постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, когда он был командирован. В этом случае для подтверждения фактов выбытия и прибытия работника и обоснования возмещения ему транспортных расходов обычно выписывается разъездной лист.

Однако в том случае, когда командировочное удостоверение не выписывается, приказ необходим для подтверждения факта направления лица в командировку, но в АО№385 отсутствует как командировочное удостоверение, так и приказ о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указывается:
— фамилия, имя и отчество командируемого лица;
— должность и место его работы;
— пункт назначения, в который направляется работник (город, село, поселок, деревня, район, область, республика и т.п.);
— наименование организации, в которую он направлен;
— цель командировки;
— срок в днях (не считая времени в пути), на который работник отправляется в командировку.

Следует обратить внимание, что, согласно п. 4 Инструкции № 62 срок командировки работников определяется руководителями организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

В Командировочных удостоверениях делаются отметки о прибытии и убытии в следующие сроки:

— в день убытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);
— в день прибытия на место назначения (на предприятии, куда командирован сотрудник);

— в день убытия из места командировки к месту постоянной работы (на предприятии, куда командирован сотрудник);

— в день прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должностного лица, ответственного за проставление отметок в командировочном удостоверении, назначаемого приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации. Согласно п. 6 Инструкции № 62, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией.

В день отъезда работника из организации в командировочном удостоверении делается отметка о выбытии работника в командировку.

Если работник командирован на ряд предприятий в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются на каждом из предприятий.

Служебное задание и отчет о его выполнении соответствует унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

              Во всех проверенных Служебных заданиях указано:

- наименование организации;

- номер документа, дата его составления;

- ФИО командируемого работника, его табельный номер, структурное подразделение, его должность;

- место командировки, организация;

- дата начала и окончания командировки, общее количество дней;

- организация плательщик;

- содержание задания;

- краткий отчет о выполнении задания;

- подписи.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.11.2011) и п.10 Инструкции № 62, командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные. [5,16]

Согласно п.14 Инструкции № 62, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Согласно п. 7 Инструкции № 62, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из местности, где командированный находится на постоянной работе, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в местность, где находится его постоянная работа. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если же работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции № 62). [17]

Отметим, что расходы командируемому работнику возмещаются, исходя из понесенных им расходов, подтвержденных оправдательными документами, и только расходов для целей командировки.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ работодатель возмещает командированному сотруднику затраты на проживание вне места постоянного жительства (суточные).[5]

При расчете суточных, которые необходимо выплатить командированному работнику по количеству дней, следует руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749), а также Инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако необходимо помнить, что Инструкция N 62 применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и, в первую очередь, Трудовому кодексу РФ.

Так, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т. п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани), в соответствии с п. 4 Положения N 749. Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки на основании все того же п. 4 Положения N 749. А документом, подтверждающим длительность командировки, является командировочное удостоверение (Приложение 3,4), где фиксируются дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него (п. 7 Положения о командировках). [8]

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Суточные выплачиваются за каждые "занятые" командировкой сутки.

Расходы в виде суточных подтверждаются командировочным удостоверением. Прилагать к нему чеки и квитанции, обосновывающие расходование суточных, не нужно. Такой точки зрения придерживаются чиновники Минфина России ( письмо от 11.11.11 № 03-03-06/1/741).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.[4]

Можно отметить, что суточные возмещаются командированным работникам в соответствии с законодательством и коллективным договором. Суточные выплачиваются на основании Командировочного удостоверения, суммы отражены в Авансовых отчетах. (Приложение 3, 4)

              3) Проверка представительских расходов.

Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.

Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество. Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров. Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.

Рассмотрим оформление представительских расходов. Например, в АО № 405 указано, что выдается наличные в сумме 1000 руб. на представительские расходы. При чем, выдача денежных средств производится при наличии остатка по предыдущему авансу, что противоречит Письму Банка России от 04.10.1993 N 18, где в п.11 говорится, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Также перерасход не выдан работнику, так как нет записей в АО.

На обороте АО приведен перечень документов подтверждающих расходы и суммы произведенных расходов. Суммы, номера документов и даты соответствуют данным в товарных чеках, приложенных к АО. Также имеется Акт сдачи-приемки работ, в котором приведен перечень представительских расходов, пояснение об отнесении затрат на счет 26, подписи.

Расходы отнесены на представительские правомерно, в соответствии со ст.264 НК РФ.

4) Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. В Анализе счета 71.1 по субконто отражается следующая информация: кому выданы деньги, в каком размере, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы «подотчетника», а в Анализе счета по датам указано когда производились расчеты. [Приложение 8]

Проверим отражение в учете операций по 71 счету. [Приложение 8]

Дебет26 Кредит71 – Подотчетные суммы использованы на общехозяйственные цели.

Дебет20 Кредит71 - Подотчетные суммы использованы на производственные цели.

Дебет71 Кредит50 - Выданы наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы, Возмещены работнику, перерасходованные подотчетные суммы.

Дебет50 Кредит71 - Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу.

Дебет60 Кредит71 - Подотчётное лицо оплатило товары (услуги) Поставщику наличными денежными средствами. Данная проводка некорректна, так как в Плане счетов и Инструкции к его применению утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000. № 94нсказано, что на израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов, проводка Д 60 К 71 там отсутствует.