Обліково-аналітичні основи і аудит виробничих запасів та шляхи їх удосконалення на підприємстві

Постачальниками мелючих тіл на ПАТ «Глинозем 2» в 2012 році були: ТОВ «Укренерго-обладнання»; ТОВ «Юнасервіс»; НВП «Фероліт»; О8Т \¥Е8Т ТКА13Е Ілтіїесі. Постачальниками агломераційної руди у 2012 році були: ВАТ «Суха Балка»; ПАТ «Криворізький залізорудний комбінат».

 

 

Сировиною та основними матеріалами для виробництва залізорудної продукції (концентрату та обкотишів) ПАТ «Глинозем 2» є: залізна руда (магнетитові кварцити); вапняк, постачальником якого є ТОВ "Метінвестхолдинг" (м. Донецьк).

Постачання матеріальних цінностей на ГЗП у 2012 році проводилося на підставі поданих замовлень цехів, згідно з потребами виробництва.

Господарські зв'язки з постачальниками визначаються умовами укладенних договорів поставки. Так, відповідно до звітів відділу МТП лише за період з 01.01.2012 по 01.07.2012 на підприємстві ПАТ «Глинозем 2», у процесі виконання завдань з комплексного забезпечення комбінату запасами відділом матеріально-технічного постачання заключено 157 договорів постачання, пролонговано 15 договорів та підписано 289 специфікацій до раніше заключених договорів.

Роль договору, як документа, який забезпечує подальший документообіг та безпосередньо матеріальних рух ВЗ, дуже важлива. З одного боку, договір визначає зв'язки між контрагентами, а з іншого-встановлює правовий режим їх дій у межах цих зв'язків. Договір - один з інструментів регулювання суспільного відтворення.

Укладання прямих договорів з постачальниками-виробниками на тривалий період (три - п'ять років) відіграє важливе значення в обліку для забезпечення надійності поставок сировини й матеріалів. Контроль за ритмічністю поставок дає змогу чітко організувати роботу підприємств-партнерів, сприяє зацікавленості в подальшій співпраці, формуванню постійних і надійних взаємозв'язків. Це відіграє позитивну роль при виникненні фінансових труднощів. Постачальники, які мають довіру до підприємства, погоджуються на ризик поставки сировини й матеріалів із затримкою оплати. Також ритмічність поставок матеріалів має бути узгодженою з максимальною та мінімальною нормами запасів за кожною позицією.

Типові  договори  матеріально-технічного  постачання  при  здійсненні

 

 

пошуку шляхів зниження обсягу ВЗ до оптимального рівня потребують суттєвих доповнень. Зокрема таких, як додаток до типових умов поставок, у якому необхідно чітко визначити обсяг окремих партій, терміни виконання кожного замовлення чи їхню періодичність. Особливо важливим є обумовлення цього в договорах, коли на підприємстві прийнято рішення про створення мінімальних виробничих запасів. Саме при такому підході взаємовідносини підприємства й постачальників можуть будуватись за принципом "точно в термін", що має бути забезпечене в договорі матеріально-технічного постачання жорсткою системою фінансових санкцій: штрафів, пені, компенсацій, скидок, знижок чи надбавок. При цьому обов'язковою є двобічність їх застосування, оскільки відносини підприємства з постачальниками слід будувати на рівноправності та паритетності. Втім, у договорі треба передбачати суворе дотримання номенклатури та якості поставлених сировини і матеріалів, обумовити заохочення за їхню високу якість і точну відповідність асортименту й кількості. Важливим аспектом є визначення в договорі умов оплати, особливо тоді, коли поставки є ритмічними (щоденними, раз на тиждень), що дає змогу не тільки забезпечити повне довір'я між партнерами, а й чітко спланувати рух коштів [69;с.299].

Матеріали, що надходять, перевіряються на предмет їх відповідності кількості та якості, вказаних у супровідних документах. За необхідності проведення технічної експертизи або лабораторного аналізу матеріали приймаються спеціальною комісією, яку призначає керівник підприємства.

Укладений договір - початкова точка відпуску матеріалів постачальником на підставі накладної на відпуск запасів, яка ним виписується у трьох примірниках: один видається покупцю як супровідний документ, а інші залишаються на складі постачальника і є основою для списання відпущених матеріалів. Накладна на відпуск, по суті, є одночасно підставою для: списання цінностей у підприємства-постачальника; забезпечення можливості вивозу з території підприємства - постачальника,

 

 

оприбуткування цих цінностей на підприємстві-покупцеві; ведення складського та бухгалтерського обліку.

Супровідними документами постачальника також виступають: рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, податкові накладні, сертифікати і специфікації. При надходженні матеріалів від постачальника автомобільним транспортом їх оприбуткування на склад здійснюється на підставі товарно-транспортної накладної.

Товарно-транспортна накладна формується вантажовідправником на кожен виїзд автомобіля та для кожного вантажоотримувача окремо. Вона випускається в чотирьох примірниках, її відмінність від накладної на відпуск полягає у тому, що один примірник товарно-транспортної накладної є підставою для здійснення розрахунків за транспортні послуги, а інший - для обліку транспортних робіт та нарахування заробітної плати водію. Товарно-транспортні накладні належать до документів суворої звітності.

На підприємстві, які постачають вантажі нетоварного характеру, товарно-транспортна накладна виписується в 3-х примірниках, оскільки складський облік руди не ведеться. Вона обліковується на підставі виміру, зважування, геодезичних замірів.

Товарно-транспортна накладна є підставою для постачальника на списання відпущених матеріалів, для покупця - на оприбуткування отриманих матеріалів, а для автотранспортного підприємства - на обґрунтування записів у дорожньому листі та розрахунку з покупцем за перевезення матеріалів.

Поширеним первинним документом при надходженні матеріалів на підприємство є рахунок-фактура. Ця форма є більше банківським, ніж прибутковим документом, але вона входить до супровідних документів, які виписує постачальник на цінності, що постачаються.

Зазначена типова форма використовується при відвантаженні покупцям запасів для оформлення операцій, а також для розрахунків за виконані роботи. Рахунок-фактура використовується як документ, на підставі якого 

 

 

 

заповнюються розрахункові документи підприємством-покупцем, для здійснення оплати за отриманий товар. Це пов'язано з тим, що структура рахунку-фактури передбачає наявність банківських реквізитів постачальника. Зазначений документ виписується у двох примірниках, перший залишається у постачальника, а другий у складі супровідних документів передається покупцю.

Особливу роль при надходженні матеріалів від постачальників на ПАТ «Глинозем 2» відіграє податкова накладна, яка виписується підприємством постачальника у двох примірниках і виступає як звітний та розрахунковий документ. Один примірник передається покупцеві і є підставою включення в податковий кредит на ПАТ «Глинозем 2» витрат стосовно оплати ПДВ постачальникові під час придбання матеріалів.

На основі всіх податкових накладних, які надійшли на товариство, у реєстр обліку придбання товарів здійснюються записи окремо про придбання матеріалів на суму без ПДВ, та при цьому до податкового кредиту відносять суму ПДВ. Усі податкові накладні фіксуються у відомості реєстрації податкових накладних.

Матеріали, які надійшли, приймаються на склади ГЗП, а їх оприбуткування оформлюється прибутковим ордером, який заповнює матеріально-відповідальна особа після перевірки відповідності фактичної наявності матеріалів даним супровідних документів постачальника.

Прибутковий ордер на ГЗП складається в одному примірнику в день фактичного надходження товарів на склад та використовується для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

У випадках виявлення невідповідності запасів, що надходять, вимогам кількості і якості, які обумовлені договором купівлі-продажу або супровідними документами постачальника, оформлюється акт приймання. Акт складається комісією, призначеною наказом керівника підприємства, до

 

 

якої входять завідувач складом, представник відділу матеріально-технічного постачання й інші, у день надходження таких ВЗ.

Слід зазначити, що на ПАТ «Глинозем 2», облік готової продукції ведеться з використанням рахунку 23 «Виробництво», тобто продукція обліковується як незавершене виробництво. Наприклад, на кар'єрі ВАТ «ІнГЗК» в кінці місяця рахунок 23 «Виробництво», на якому зосереджено собівартість видобутку закривається, а його залишок розподіляється на готову продукцію та незавершене виробництво в залежності від обсягів реалізації концентрату та з врахуванням його собівартості. Вартість продукції складається з: витрат допоміжних матеріалів, енерговитрат, прямих витрат на оплату праці, відрахувань на соціальне страхування, амортизації виробничих фондів, вартості послуг з пробурення свердловин, вартості послуг сторонніх організацій, вартості гідрогелійової забойки, витрат на технологічні перевезення, цех технологічного автотранспорту та залізничний цех, вартості витрат на капітальний та поточний ремонти виробничих фондів, вартості загальновиробничих витрат тощо.

По кредиту 23 рахунку обліковується собівартість виготовленої продукції.

Організація складського господарства впливає на раціональне використання запасів. Складське господарство виконує важливу роль в забезпеченні організації постачання необхідних ресурсів для безперебійної роботи підприємства, визначенні такого обсягу партій надходження матеріалів, які б відповідали оптимальному співвідношенню витрат на зберігання ВЗ та на їх замовлення.

Основними функціями складських господарств є, по-перше, приймання матеріалів від постачальників за кількістю та якістю, контроль комплектності, якості матеріалів, що надходять. По-друге, раціональне розміщення матеріалів, які надійшли, по зонах зберігання. При цьому слід враховувати, наскільки часто матеріали потрібні внутрішнім споживачам використовуючи  метод  АВС,   а  також  враховувати   особливості  методу

 

 

списання матеріалів на виробництво. По-третє, забезпечення необхідних умов зберігання матеріалів, недопущення втрати їх якості. По-четверте, функція складських господарств полягає у забезпеченні виконання підготовчих операцій із матеріалами. По-п'яте, забезпечення таких маршрутів поставки матеріалів внутрішнім споживачам, які б сприяли повному завантаженню транспорту, що використовується.

Дані з прибуткового ордера переносяться до карток складського обліку. Картки відкриваються бухгалтерією на кожний окремий вид, сорт та розмір запасів. Видаються матеріально-відповідальною особою під розписку в регістрі, де вказується дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери та підпис отримувача. Записи в картках здійснюються на підставі прибутково-видаткової документації в день здійснення таких операцій і є показниками руху запасів за цим найменуванням. Після кожного такого запису визначається залишок даного виду запасів на складі або на зберіганні у матеріально-відповідальної особи.

Картки складського обліку запасів можуть бути документом аналітичного обліку, але тільки після їх обробки бухгалтерією, оскільки складський облік - це не бухгалтерський облік. Бухгалтерія здійснює постійний контроль за правильністю складського обліку та його відповідністю прибутково-видатковим документам. З цією метою працівник бухгалтерії, який здійснює облік запасів, у встановлені дні перевіряє правильність заповнення карток складського обліку на складі у присутності матеріально-відповідальної особи та підтверджує вірність записів у картках власним підписом у графі «контроль».

На кожен вид матеріальних цінностей виписується ярлик із зазначенням у ньому найменування цінностей, марки, розмірів, сортів, одиниці виміру, мінімальної та максимальної норми запасу та інших характеристик, тобто в ярлику відображаються всі необхідні реквізити для точної ідентифікації запасів відповідно до карток складського обліку.

 

Контроль за правильністю ведення складського обліку здійснюється в бухгалтерії шляхом перевірки правильності складання та оформлення первинних документів, записів руху матеріалів у картках складського обліку та залишків матеріалів у сальдовій книзі. Це забезпечує точність та об'єктивність облікових даних при перевірці фактичної наявності запасів. Разом із тим, оперативність та достовірність складського обліку забезпечує своєчасність складання щомісячної статистичної звітності про залишки та витрати запасів.

Перевірка правильності заповнення відомостей руху запасів по складах відбувається в бухгалтерії шляхом співставлення даних цих відомостей із даними оборотно-сальдової відомості, яка ведеться по кожному складу окремо у вартісному виразі.

При надходженні матеріалів від постачальників їх облік ведеться в журналі-ордері 3. Основне призначення журналу - відображення операцій з придбання та заготівлі ВЗ та розрахунків з постачальниками. Записи в журналі-ордері 3 ведуться лінійно-позиційним способом за кожним документом, який пред'явлено постачальниками за відвантажені ними ВЗ. Протягом місяця в міру надходження ВЗ на склади підприємства в журналі-ордері 3 записується загальна сума рахунку постачальника, що відображається за кредитом рахунку 631 «Розрахунки з постачальниками», та дається її розподіл за рахунками, які дебетуються.

Журнал-ордер 3 на ПАТ «Глинозем 2» включає записи про загальну суму надходження ВЗ у розрізі кореспондуючих рахунків, суми невідфактурованих матеріалів, суми за тими ВЗ, які знято з невідфактурованих, суми залишку невідфактурованих поставок та суми за кредитом рахунку 631. Наприкінці місяця в бухгалтерії підприємства з використанням автоматизованої системи обліку формуються різні модифікації журналу-ордера 3. Врешті, ліворуч виводиться дебет усіх кореспондуючих рахунків, а праворуч - суми за ВЗ, що надійшли. Підсумок цих сум складає кредитовий оборот рахунку 631.

 

Також на підставі журналу-ордера 3 формують так зване «сальдо» невідфактурованих поставок, що складається на початок кожного місяця і має такий вигляд: ліворуч вказується балансовий рахунок відповідних ВЗ, а навпроти - сума невідфактурованих поставок. Сума «разом» показує обсяг ВЗ, які надійщли без супровідних документів. На товаристві автоматизована система обліку дає можливість також формувати журнал-ордер 3 в розрізі постачальників та відповідних ВЗ, які від них надходять. Дані про обороти формуються за кожним субрахунком обліку ВЗ.

Документальне оформлення витрачання ВЗ - досить складний процес, оскільки документообіг має бути таким, щоб забезпечити своєчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріалів. Порядок документального оформлення витрачання матеріалів, які складають ВЗ, регламентується наказом МСУ від 21.06.96 року № 139 „Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів".