Обліково-аналітичні основи і аудит виробничих запасів та шляхи їх удосконалення на підприємстві

Документальне оформлення видачі зі складу ВЗ у виробництво залежить від особливостей і характеру технології організації виробництва. Тому важливими елементами цілеспрямованого та економного використання матеріальних ресурсів є їх лімітування і документальне оформлення витрат і руху. На товаристві використовується загальноприйнятий порядок документування відпуску матеріалів, який оформлюється лімітно-забірною карткою на матеріали у межах встановлених лімітів і разовими вимогами на понадлімітний чи разовий відпуск матеріалів.

Основними документами, які відображають відпуск матеріалів зі складу, є ЛЗК та накладні вимоги.

Сировина, паливо, матеріали та інші ВЗ повинні відпускатися у виробництво за вагою, обсягом або рахунком відповідно до встановлених витратних нормативів та обсягів виробничої програми. На товаристві списки осіб, які мають право вимагати зі складу ВЗ, узгоджуються з головним бухгалтером. Відпуск матеріалів у виробництво, як правило, здійснюється на

 

 

підставі встановлених лімітів. Лімітування відпуску матеріалів на товаристві базується на затверджених прогресивних нормах витрат матеріалів, обсягу виробничих програм цехів з урахуванням запасів, які переходять із попередніх періодів.

Ліміт відпуску встановлюється відділом постачання на підставі відповідних розрахунків планово-виробничого відділу. Встановлені ліміти можуть змінюватись при необхідності уточнення ліміту на залишок матеріалів у незавершеному виробництві (на початок місяця), заміни матеріалів або виправлення помилок, допущених в процесі розрахунку лімітів.

На товаристві ЛЗК відкриваються відділом постачання на один або кілька номенклатурних номерів запасів, як правило, на один шифр витрат, у двох примірниках та строком на один місяць. Один примірник картки до початку місяця передається цеху (дільниці, відділу) - споживачу матеріалів, другий - на склад.

Завідувач складом зважує або заміряє запаси, що відпускаються, обов'язково у присутності представника цеху (дільниці, відділу) та відмічає в обох примірниках ЛЗК дату та кількість відпущених матеріалів, після чого виводиться залишок ліміту за даним номенклатурним номером запасу.

ЛЗК може виписуватися і в одному примірнику. У цьому випадку представник цеху ставить підпис в отриманні матеріалу безпосередньо у картці складського обліку, а матеріально-відповідальна особа - у ЛЗК. За ЛЗК ведеться також облік матеріалів, які не використані у виробництві (повернення). При цьому жодні додаткові документи не складаються. Перевагами використання ЛЗК є те, що цей документ дозволяє скоротити облікову документацію та полегшити її обробку, виключає оформлення та обробку одноразових документів на відпуск матеріалів, сприяє своєчасному виявленню відхилень від встановлених норм відпуску, їх причин та винуватців.

 

Відпуск запасів господарствам та дільницям, потреба в яких виникає періодично, здійснюється за допомогою накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) запасів. Накладна - вимога вміщує розпорядчий та виправдовувальний документ.

Відпуск матеріалів із незначним відхиленням від кількості, зазначеної у первинному документі, дозволяється здійснювати без отримання додаткового дозволу лише у тих випадках, коли такий відпуск пов'язаний із станом упаковки цих запасів, їх обсягом, розміром.

При відпуску запасів стороннім підприємствам та організаціям усі операції здійснюються відділом збуту, але узгоджуються з відділом постачання для того, щоб визначити, чи дійсно дані запаси є надлишковими для виробничого процесу та наскільки.

При реалізації та безкоштовній передачі матеріалів складають накладну на відпуск матеріалів на сторону. Відпуск, як і надходження матеріалів, оформлюють також товарно-транспортною накладною.

Для сторонніх організацій видача матеріалів оформлюється наказами та накладними, товарно-супровідними документами, рахунками-фактурами. Видача запасів на сторону здійснюється безпосередньо представникам покупця на підставі належно оформлених доручень на право отримання матеріалів та оформлення відповідних операцій.

Записи в регістрах сортового обліку з ЛЗК про відпуск матеріалів виконуються в міру закриття карток, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця, незалежно від того, використано встановлений ліміт чи ні. На кінець місяця всі ЛЗК здаються. До їх здачі підсумкові дані за всіма картками звіряються з аналогічними даними цехових екземплярів лімітних карток. Це здійснюють робітники складів, що відпускають матеріали, та робітники цехів, які їх отримують. Звіряння підтверджується їх підписами.

На підставі оформлених у встановленому порядку первинних документів завідувач складом (комірник) робить записи щодо операцій з

 

надходження та витрачання матеріалів у картках складського обліку в день здійснення операції та щоденно виводить залишки запасів.

Залишки, які виводяться по картках складського обліку, переносяться до звіту про залишки і витрати матеріалів.

Завідувач складом дані про залишки запасів, підраховані після кожної реєстрації первинного документа, зіставляє з нормою запасу. Це дає можливість отримати важливу інформацію про стан ВЗ та замовити необхідні ресурси. Завідувач складом повідомляє відділу постачання про випадки порушення норм запасів, а також про наявність матеріалів, за якими тривалий час не спостерігається руху.

Аналітичний облік здійснюється за матеріально-відповідальними особами (складами) в розрізі балансових рахунків, субрахунків та груп матеріальних цінностей. Сучасні комп'ютерні бухгалтерські технології дозволяють отримувати згруповану аналітичну інформацію за різними ознаками. Наприкінці місяця інформація накопичувальних відомостей використовується для складання групових оборотних відомостей по кожному складу. Оборотна відомість обліку ВЗ заповнюється щомісячно з виведенням залишків за кожним найменуванням. Місячні обороти в оборотній відомості обліковуються в кількісному та сумарному вигляді в розрізі назв, номенклатури, цін усіх запасів, просумованими за документами надходження від різних постачальників. Після цього на підставі первинних документів заповнюються графи „Надходження" та „Витрачання".

Безпосередньо на збагачувальній фабриці руда списується на підставі вагових даних журналу обліку надходження руди та акту її приймання, який складається щозміни. У цьому журналі окрім кількості руди показують зміст металу в ній та вологість згідно з даними аналізів лабораторії.

Усі первинні документи з витрачання та відпуску матеріалів групуються бухгалтерією у розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць використання та спрямування витрат.

 

Синтетичний облік вибуття матеріалів ведеться в журналі-ордері 5 за складами та групами ВЗ. Журнал 5 передбачено вести для обліку витрат діяльності та відображення кредитових оборотів, зокрема по рахунках обліку запасів. Він включає чотири основні розділи та відомість аналітичного обліку запасів. Первинними документами для заповнення журналу 5 виступають відомості списання ВЗ за субрахунками, а також зведені відомості списання ВЗ за певними напрямками. Для відображення кредитових оборотів по рахунках запасів, зокрема, по рахунку 20 «Виробничі запаси», заповнюється розділ III «Витрати діяльності» журналу 5. У цьому розділі показується списання ВЗ за місяць на потреби виробництва за видами продукції, витрати ВЗ на управління виробництвом, витрати ВЗ на адміністративні потреби та інше.

Відомість аналітичного обліку запасів призначена для обліку товарно-виробничих запасів у розрізі синтетичних рахунків або субрахунків. Вона ведеться за напрямами витрат, матеріально-відповідальними особами, місцями зберігання тощо. Заповнення відомості відбувається за первинними документами та відомостями, в яких узагальнені дані з надходження на склади або до цехових комор ВЗ та з їх вибуття з місць зберігання за звітний період. На ПАТ «Глинозем 2» такі відомості складаються щомісячно в розрізі підрозділів, ділянок, складів.

Комп'ютеризація обліку сприяє тому, що замість Журналу 5, є можливість складання багатофункціональних машинограм за напрямками, які забезпечують не лише формування статей фінансової звітності, а також оперативну управлінську інформацію для прийняття управлінських рішень.

Дані з регістрів синтетичного обліку переносяться до головної книги підприємства та слугують підставою для заповнення форм звітності. Контроль запасів здійснюється шляхом перевірки достовірності статей другого розділу активу балансу та їх тотожності записам у головній книзі, регістрах синтетичного та аналітичного обліку, які повинні підтверджуватися первинними документами.

 

2.3.  Шляхи  вдосконалення  обліку наявності  і руху виробничих запасів на підприємстві

Світовою практикою бухгалтерського обліку ВЗ опрацьовано дві альтернативні системи обліку: постійну та періодичну. Вибір та ефективне використання системи обліку суттєво впливає на якість управління ВЗ. Облік забезпечує формування інформації стосовно, по-перше, стану та наявності ВЗ на підприємстві, по-друге, обсягів коштів, інвестованих у ВЗ, витрат на їх зберігання та поповнення.

У вітчизняній практиці обліку, і, зокрема, на ПАТ «Глинозем 2», використовується постійна система обліку ВЗ. Суть її полягає у тому, що оцінюються безперервно та на постійній основі усі зміни у ВЗ. За такої системи існує можливість отримати інформацію про поточний запас у будь-який момент. Коли ж обсяг поточного запасу досягає заздалегідь визначеного мінімуму- виникає потреба у поповненні запасів на необхідну їх кількість. Головною перевагою такої системи є те, що забезпечується постійний контроль за рівнем запасу, а обсяг замовлень є фіксованим.

З іншого боку, постійна система обліку досить трудомістка та вимагає значних витрат на ведення облікової документації. Також неповною мірою використовується контрольний елемент методу бухгалтерського обліку -інвентаризація. Його важливість полягає у можливості виявлення помилок в бухгалтерських записах, фактів втрат, псування та крадіжок матеріалів. З огляду на це наявні ВЗ можуть не відповідати стану, відображеному в бухгалтерських документах.

За кордоном широкого поширення набула система періодичного обліку ВЗ. За цієї системи фізичний підрахунок залишків за групами матеріалів у ВЗ здійснюється через певні визначені періоди часу (наприклад, раз на місяць). Таким чином визначають вартість замовлень за кожною назвою матеріалів. Переваги даної системи полягають у тому, що замовлення на більшість

 

матеріалів здійснюються одночасно, отже, витрати на замовлення знижуються, а необхідний обсяг замовлень визначається при кожній новій перевірці запасів.

При періодичній системі, на відміну від постійної, відсутній контроль над ВЗ між термінами перевірки, а відтак неможливо визначити обсяг ВЗ у певний потрібний момент часу. Тому існує необхідність підтримувати резервний запас на випадок браку матеріалів. Певна річ, витрати на зберігання ВЗ за періодичної системи обліку зростають порівняно із постійною системою.

Простежити визначення вартості витрачених матеріалів за умов періодичної та постійної систем обліку із переміщенням сум по рахунках можна за допомогою рис.2.2.

постачальники

придбання 

закупівлі

вартість

придбаних

запасів 

постачальники

придбання 

запаси

запаси на

початок

періоду 

витрачай

няза

період

запаси н

кінець

періоду

запаси 

фінансові результати 

виробництво

 

запаси на кінець періоду 

запаси на

початок пєпіопу 

-► 

1

а) періодична система обліку запасів

б) постійна система обліку запасів

Рис. 2.3. Визначення вартості витрачених матеріалів за умов періодичної та постійної систем обліку

Отже,  підприємство має право обрати одну із систем списування

 

матеріалів: періодичну або постійну. Основні розбіжності двох систем полягають у послідовності розрахунку таких елементів обліку, як визначення залишків на кінець періоду та кредитового обороту за період.

За періодичної системи підраховується сума початкового сальдо по рахунках ВЗ та надходжень за період. Після визначається кінцеве сальдо з використанням процедур інвентаризації. Різниця між даними показниками є вартістю витрачених матеріалів.

Кінцеве сальдо та вартість витрачених матеріалів залежить від обраного методу оцінки, тому при різних системах обліку та методах списання матеріалів вони можуть бути різними. Це стає більш вірогідним, коли вартість одиниці матеріалів змінюється протягом облікового періоду.

При постійній системі обліку існує можливість визначити собівартість витрачання матеріалів без проведення інвентаризації. Кінцеве сальдо визначається як різниця між загальною вартістю початкового залишку матеріалів і надходжень їх за період та вартістю витрачання матеріалів.

В сучасних умовах господарювання ВЗ формуються із матеріалів, котрі надходять на підприємство від різних постачальників за різними цінами, які в Україні, як правило, зростають. Для оцінки можливостей застосування тієї чи іншої системи на ГЗП, потрібно розглянути механізм дії різних методів оцінки запасів при їх відпуску у виробництво.