Совершенствования учета расчетов с персоналом по оплате труда

При этом унифицированные  формы по учету кадров предназначены  для применения юридическими лицами всех форм собственности, а унифицированные  формы по учету использования  рабочего времени- юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных  учреждений.

В утвержденные формы первичной  учетной документации организации  могут при необходимости вносить  дополнительные реквизиты в соответствии с Порядком применения унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата  России от 24.03.99г. №20.

Рассмотрим перечень первичной  документации для расчета оплаты труда, используемый в ОАО «Хлебозавод «Снежинский»».

При приеме работника на работу по трудовому договору (Приложение 7) составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме № Т-1. (Приложение 8) В том случае, если в организацию принимается одновременно несколько работников то на всех может быть оформлен один приказ по форме № Т-1а. При оформлении приказа о приеме на работу указываются следующие сведения: наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), условия приема на работу (в том числе указывается оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы.                                                                          

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку. На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы: трудовая книжка работника, личная карточка работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС) ), лицевой счет работника (форма № Т-54 или Т-54а). Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора с работником (ст.68 ТК РФ).

Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре. Лицо, принимаемое  на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения.

Прием на работу в  ОАО  «Хлебозавод «Снежинский»» осуществляется согласно утвержденному директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом выше названных лиц.

Переводы работников на другую работу оформляются приказом (распоряжением) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5), который заполняется  работником отдела кадров, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным лицом и объявляется  работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы. Одновременный  перевод нескольких работников на другую работу может быть оформлен одним  приказом по форме №Т-5а. На основании  приказа о переводе делаются отметки  в следующих формах: в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке.

Предоставление отпуска  работнику оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска  работнику (форма №Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме №Т-6а. Отпуск работникам полагается в соответствии с составленным графиком отпусков (форма №Т-7). Расчет оплаты за дни отпуска производится по форме №Т-60 «Записка расчет о предоставлении отпуска работнику».

При увольнении работника  составляется приказ (распоряжение) о  прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) (форма №Т-8), который заполняется работником кадровой службы (Приложение 9). Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

На основании первичных  документов о приеме на работу на работника  открывается лицевой счет (форма  №Т-54 или №Т-54а). Лицевой счет заполняется  в течение года. В нем справочно  отражается следующая информация: год  рождения работника, количество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, адрес  места жительства. В лицевом счете  в течение года проставляются  отметки о приеме на работу и переводах  с указанием отдела, должности  и оклада. Кроме того, приводятся помесячно все виды произведенных  начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. Исходя из них, начисляется  средний заработок, необходимый  для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и  т.д. [21]

Для учета рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» используется унифицированные форма №Т-13 «Табель учета рабочего времени», она применяется:

1. Для учета времени, фактически отработанного и/или неотработанного каждым работником организации;

2. Для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;

3. Для получения данных об отработанном времени;

4. Для расчета оплаты труда;

5. Для составления статистической отчетности по труду.

Эта форма составляется в  одном экземпляре руководителями подразделений, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию. [33]

По мере поступления первичных  документов по учету использования  рабочего времени или по учету  выработки и заработной платы  бухгалтерия ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» проверяет правильность их оформления и производит их счетную обработку. Проблемной остается тема своевременной сдачи формы №Т-13 «Табеля учета рабочего времени» руководителями подразделения; проставления КТУ для работников хлебобулочного и кондитерских цехов, а так же водителей автомобилей. Это неблагоприятно отражается на работе бухгалтерии при составлении квартальной, полугодовой и годовой отчетности.

В ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» при составлении документов по оплате труда соблюдаются все нормы и требования по оформлению первичной документации, заполняются все необходимые для заполнения строки и реквизиты.

Совокупность указанных  выше первичных документов позволяет  бухгалтерии проводить начисления по оплате труда. Расчеты по заработной плате осуществляются по расчетно-платежной  ведомости (форма №Т-49). Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда  обязательно заносятся в лицевые  счета работников. В расчетных  ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся так же расчеты удержаний с персонала (НДФЛ, удержания по исполнительным листам, плата за коммунальные услуги, брак, недостачи и пр.), кроме этого, по данным расчетных ведомостей проводятся также вычисления всех налогов и  отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Аванс  и заработная плата выдаются по платежной ведомости (форма №Т-53), на титульном листе этой формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной оплаты труда. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. (Приложение 10)

2. Организация синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется в ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» по следующим основным направлениям:

-по каждому работнику;

-по видам начислений/ удержаний;

-по источникам выплат;

-по структурным подразделениям;

-по видам выполняемых  работ.

В настоящее время согласно законодательству на предприятиях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно- платежным  ведомостям, раздельно по расчетным  и платежным ведомостям, по составленным компьютерным способом листкам «расчет  заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых  заполняется платежная ведомость  для выдачи заработной платы. В нашем  случае используется третий вариант  организации аналитического учета, так как расчет заработной платы  в ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» осуществляется автоматизированным способом при помощи программного продукта «АМБА».

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее двух раз в месяц, в ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» зарплата выдается два раза в месяц, в сроки, установленные в коллективном договоре, а именно 15-го и 30-го числа каждого месяца.

В первый раз (5-го числа) выдается полный расчет за предыдущий месяц, а  во второй (20-го числа) выдается аванс  за текущий. Размеры аванса и сроки  его выдачи устанавливаются в  коллективном договоре. Аванс устанавливается  в процентном отношении к окладу или средней заработной плате  за предыдущий период.  В ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» аванс устанавливается в размере 30% от месячного заработка.

Документы по учету рабочего времени поступают в бухгалтерию, после чего производится их группировка  с целью определения общего месячного  заработка каждого работника  и общего фонда заработной платы  по организации. Основным сводным документом по начислению заработной платы является расчетная ведомость (форма №Т-51), основанием для её составления служат следующие первичные документы:

-табель учета использования  рабочего времени;

-справки-расчеты на отдельные  виды доплат, сумм дополнительной  заработной платы и пособий  по временной нетрудоспособности;

-исполнительные листы  и заявления работников на  различные вычеты и удержания  из заработной платы;

-платежные ведомости  или расходные кассовые ордера  на выданные авансы.

В платежной ведомости  ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» указаны показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки: ФИО, сумма к выдаче, расписка в получении.

Сотрудники получают заработную плату в кассе предприятия. Для  выдачи заработной платы из кассы  установлены сроки- три дня с  момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. Если заработная плата не получена в установленные  сроки. То в платежной ведомости  напротив ФИО работника делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими. На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость  и реестр не выданной заработной платы  передаются кассиром бухгалтеру-расчетчику. После их проверки бухгалтер печатает расходный кассовый ордер на сумму  выданной заработной платы, оформляет  и передает его в кассу для  составления отчета кассира.

Выплата отпускных и расчета  при увольнении оформляется также  платежной ведомостью.

Начисление заработной платы  отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в  корреспонденции со счетами для  учета затрат в зависимости от характера того или иного сотрудника. Счет 70 преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние  расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном  составе ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» по всем видам выплат. Начисление заработной платы и других видов выплат отражается по кредиту счета 70. Рассмотрим самые распространенные бухгалтерские проводки применяемые при учете расчетов по оплате труда с работниками ОАО «Хлебозавод «Снежинский»».

_{Таблица 3.1.}

Схемы бухгалтерских проводок по учету расчетов по оплате труда  в ОАО «Хлебозавод «Снежинский»» за 2008 год