Теоретические основы формирования функциональной структуры управления

В зависимости от внутренних целей организации и внешних  возможностей их осуществления могут  быть и иные формы взаимосвязи  организационных и управленческих структур. На предприятиях где тип  управления отличается меньшей централизацией, чаще встречается более гибкая, меняющаяся структура организации и управления ею - органическая.

1.2 МЕТОДЫ ПОСТРОЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ  СТРУКТУР

При всей очевидности взаимосвязи  управленческих и организационных  структур в менеджменте выделяют необходимость исследования проблем  совершенствования и развития управленческих структур как самостоятельного предмета. Это связано с чрезвычайно  быстро изменяющимися задачами, которые  необходимо решать на всех уровнях  управления. В одних случаях требуется  совершенствовать управление предприятия, в других - его развитие, а в третьих - разрушить старую структуру и создать новую [10. c.105-106].

Организации относятся к  числу сверхсложных систем: они состоят  из элементов и подсистем разной природы (технические, правовые, психологические, социокультурные), они многофункциональны (производят продукцию, услуги, формируют человека и среду). Для объекта такой сложности приходится строить и сложную методологию. Именно системный подход позволяет рассмотреть организацию как систему, как целое - ведь основной его принцип - это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых - целостность объекта и комплектность его анализа. Некоторые авторы рассматривают проектирование организаций как одну из разновидностей инноваций. При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления.

Организационная структура  управления - понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различны взаимоотношения для решения общих задач. В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а затем - механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, особое значение имеют характер влияния внешней среды на построение организации и система связей элементов структуры с элементами внешней среды.

Применявшиеся до последнего времени методы построения организационных  структур управления характеризовались  чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, излишним использованием типовых решений, что  приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных  форм в новые условия. Нередко  аппарат управления на самых, разных уровнях повторял одни и те же схемы, наборы функций и состав подразделений, отличающихся только по численности. С  научной точки зрения слишком  узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность  персонала вместо целей организации; постоянный набор органов управления вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях; упор на исполнение неизменных функций в отрыве от менявшихся задач без анализа их недостатков и степени пригодности. Особое значение сегодня приобретает выявление и анализ возникающих проблем как построения, так и развития организации (рис.1).

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Он предполагает исходное определение системы целей организации, обусловливающих структуру задач и содержание функций аппарата управления. Многообразие целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции.

Рисунок 1 - Выявление проблем  организации

В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых  сторон функционирования и развития организационной системы. Вместе с  тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. Общая последовательность перехода от целей организации к ее структуре  показана на рисунке 2.

Эффективность построения организационной  структуры не может быть оценена  каким-либо одним показателем. С  одной стороны, здесь следует  учитывать, насколько структура  обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней целям, с другой - насколько  ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным  требованиям к их содержанию, организации  и свойствам. Конечным критерием  эффективности при сравнении  различных вариантов организационной  структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами чрезвычайно трудно.

Рисунок 2 - Переход от целей  организации к ее структуре

Целесообразнее использовать набор нормативных характеристик  аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность  принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в  качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся  способностью своевременного выявления  организационных проблем и соответствующей  перестройкой работы.

Содержание процесса формирования организационной структуры в  значительной мере универсально. Оно  включает в себя формулировку целей  и задач, определение состава  и места подразделений, их ресурсное  обеспечение (включая численность  работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной  системе управления. Этот процесс  можно организовать по трем крупным  стадиям:

формирование общей структурной  схемы аппарата управления;

разработка состава основных подразделений и связей между  ними;

регламентация организационной  структуры.

Проектирование организационных  структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих  методов:

1) аналогий;

2) экспертно-аналитического;

3) структуризации целей

4) организационного моделирования.

Структура управления производственно-хозяйственной  организацией как объект проектирования - сложная система. Она сочетает в  себе как технологические, экономические, информационные, административно-организационные  взаимодействия, которые поддаются  непосредственному анализу и  рациональному проектированию, так  и социально-психологические характеристики и связи. Последние определяются уровнем квалификации и способностей работников, их отношением к труду, стилем руководства.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может  быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры  по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это - количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том  числе формализованных, методов  анализа, оценки, моделирования организационных  систем с субъективной деятельностью  ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных  решений.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения  к модели рациональной структуры  управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при  рассмотрении, оценке и принятии к  практической реализации наиболее эффективных  вариантов организационных решений. Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих  методов:

а) аналогий;

б) экспертно-аналитического;

в) структуризации целей;

г) организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в  применении организационных форм и  механизмов управления, которые оправдали  себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т п.), по отношению  к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении для каждого типа производственно-хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления, которые  исходя из конкретного опыта или научных обоснований доказывают свою эффективность для определенного набора исходных условий.

Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих  принципиальных решений о характере  и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных  нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций  и отраслей. Типизация решений  является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение  внедрения наиболее рациональных, прогрессивных  форм. Типовые организационные решения  должны быть, во-первых, вариантными, а  не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми  и корректируемыми с регулярной периодичностью и, наконец, допускающими отклонения в случаях, когда условия  работы организации отличаются от четко  формулированных условий, для которых  рекомендуется соответствующая  типовая форма организационной  структуры управления.

Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами  с привлечением ее руководителей  и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, "узкие места" в работе аппарата управления; а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке. Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в тесном сочетании с другими (в особенности методами аналогий и структуризации целей) и имеет многообразные формы реализации. К нему относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа обработки списков и т.п.).

К экспертным методам следует  отнести также разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных  обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет деятельность специалистов при выработке рекомендаций по рациональному проектированию и  совершенствованию организационных  систем управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих  принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации и т.п.). Примерами  современных принципов формирования организационных структур могут  служить такие, как "построение организационной  структуры исходя из системы целей", "отделение стратегических и координационных  функций от оперативного управления", "сочетание функционального и  программно-целевого управления" и  целый ряд других.

Особое место среди  экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов  управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и технических средствах осуществления управленческих работ, и регламентирующая порядок их выполнения. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур. Как правило, при этом осуществляется табличное представление преимуществ и недостатков каждого из вариантов с целью их последующего обсуждения и анализа.