Шпаргалка по «Экономической теории»

1.История развития делопроизводства  и автоматизации делопроизводства  в Республике Беларусь

Термин «делопроизводство» появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX веков одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI–XVII веках в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует  термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» — так в XV–XVIII веках в ВКЛ назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло. Производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20 – ые годы XX века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белоруссизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX–X веках).

В рамках Полоцкого княжества (в X–XIII веках) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X века уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII веке появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Образование централизованного государства — Великого княжества Литовского предопределило возрастание роли документирования.

В конце XIV века документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

В XIV–XV веках была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII века. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. При канцелярии находился архив.

Высшим проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского — 1529, 1566, 1588 годов. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.

В XV–XVI появляются формуляры — образцы документов.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства явился XVI век, когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной.

В середине XVII века в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 году был заменен  польским, который стал официальным делопроизводственным языком.

Раздел Речи Посполитой в конце XVIII века привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

 

 

2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Понятия: делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ).

Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление  с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Делопроизводство — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления организацией

 

 

3. Классификация документов и характеристика различных видов документов

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы классифицируются по различным признакам:

● по способу фиксации информации (письменные, графические, фото- и кинодокументы);

● по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчётные, по личному составу и т.д.);

● по наименованию (приказы, положения и т.д.);

● по видам  (типовые, примерные, индивидуальные и  трафаретные);

● по степени сложности (простые и сложные);

● по месту составления (внутренние и внешние);

● по срокам исполнения (срочные и несрочные);

● по происхождению (служебные и официально-личные);

● по степени гласности (обычные, секретные и для служебного пользования);

● по юридической силе (подлинные и подложные документы);

● по назначению (стадиям создания) (подлинники, черновики, копии);

● по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного (до 10 лет), и долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

● по роду деятельности (плановая, организационно-распорядительная, расчётно-денежная и т.д.).

                                                            Виды документов

Типовые документы - документы, образующиеся в организациях при выполнении функций, свойственных большинству организаций независимо от их ведомственной принадлежности (планирование, учет и т.п.).

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

 

 

4. Понятие документ. Характеристика функций выполняемых  документов.

Документ— это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

                                        Функции документов

1. Основной функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, т.к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

2. Социальная функция состоит в запечатлении и передаче именно социальной информации.

3. Коммуникативная у неё есть своя специфика — передача информации во времени и пространстве.

4. Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

5. Функция учёта даёт не качественную, а количественную характеристику информации.

6. Культурная в данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной тради

 

5.Нормативно-методическая база делопроизводства и автоматизации делопроизводства.  Ответственность за нарушение законодательства по делопроизводству и архивному делу.

                  Нормативно-методическая база делопроизводства  включает в себя:

1.Нормативные правовые  акты, регламентирующие документационное  обеспечение на республиканском  уровне

2. Нормативные правовые  акты, регламентирующие документационное  обеспечение на республиканском  уровне

3. Закон Республики Беларусь «О государственных секретах»

4. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»

5. Закон Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания»

6. Закон от 05 января 2004 г. №262–3 «О техническом нормировании и стандартизации»

7. Законом Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации»

8. Инструкция, принятая Мин.фин. от 19.01.2004.

Автоматизация делопроизводства представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия, который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами.

Возмещение вреда, причиненного документам Национального архивного фонда

Вред, причиненный документам Национального архивного фонда в результате их повреждения, порчи, утраты либо уничтожения, подлежит возмещению в соответствии с законодательством.

 

 

6. Нормативная база электронных документов. Электронно-цифровая подпись.                          

Нормативная база электронных документов

- Закон РБ «Об информатизации»  от 06.09.1995 N 3850-XII

- Закон РБ «Об электронном  документе» от 10.01.2000 N 357-З

- Закон РБ «О Национальном  архивном фонде и архивах в Респ. Беларусь» от 06.10.1994 N 3277 (в редакции Закона от 06.01.1999 N 236-З)

электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности;

средство электронной цифровой подписи – программное, программно-техническое или техническое средство, с помощью которого реализуются одна или несколько из следующих функций: выработка электронной цифровой подписи, проверка электронной цифровой подписи, выработка личного ключа или открытого ключа;

открытый ключ – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи;

закрытый ключ – уникальная последовательность символов, известная владельцу ключа и предназначенная для создания эл.-циф. Подписи в эл. Документе.

подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью. Средства электронно-цифровой подписи - аппаратные и/или программные средства, обеспечивающие:

- создание электронной  цифровой подписи в электронном  документе с использованием закрытого  ключа электронной цифровой подписи; и/или

- подтверждение с использованием  открытого ключа электронной  цифровой подписи подлинности  электронной цифровой подписи  в электронном документе; и/или

- создание закрытых и  открытых ключей электронных  цифровых подписей.

Чтобы создать ЭЦП нужно 2 ключа: открытый и закрытый. Оба этих ключа создаются программой «Криптопро».

 Самая главная проблемма при работе с ЭЦП – небрежное хранение.

Схема подписания док-та при помощи ЭЦП

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Структура и  функции службы документационного  обеспечения управления (ДОУ). Составление  и оформление положения о службе  ДОУ.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

 Установление единого  порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

 Экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

 Регистрация и учет  поступающих, отправляемых и внутренних  документов;

 Контроль за исполнением документов;

 Систематизация документов, обеспечение их хранение и  использование; организация работы  с обращениями граждан.

 Обеспечение защиты  информации.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: