Составление и оформление организационно-правовой документации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1.Понятие «организационно-правовая документация»

1.1 Роль и функции организационных  документов в управлении

1.2 Состав и назначение  организационно-правовых документов

Глава 2. Составление и  оформление организационно-правовой документации

2.1 Общие требования к  составлению и оформлению документов

2.2 Учредительный договор

2.3 Устав

2.4 Положение об организации  и структурном подразделении

2.5 Инструкция. Должностная  инструкция

2.6 Регламент работы

2.7 Структура и штатная  численность. Штатное расписание

2.8 Правила внутреннего  трудового распорядка

2.9 Инструкция по делопроизводству

2.10 Номенклатура дел

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

 

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или  иная организация, будь то государственное  предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный  частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких  фундаментальных вещей как собственный  Устав, без положений, без штатного расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций.

Все вышеперечисленные документы  и составляют основу организационно - правовой деятельности любого акционерного общества.

Именно через организационно - правовые документы реализуется  одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписываются, в частности, юридическое оформление создания акционерного общества в целом, а так же его структурных подразделений (при наличии таковых), включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов акционерного общества, установление режима работы персонала, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например: лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и так далее).

Управление организацией неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения  деятельности организации и т.п.

Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или  иного факта при решении хозяйственных  споров с партнерами по бизнесу в  арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками  предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано  предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой  службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Темой данной работы является освещение организационно - правовой документации в структуре документационного  обеспечения управления.

Предметом исследования данной работы являются документы.

Объектом исследования являются организационно-правовые документы, их структура, объем текста, способы  создания, хранения и передачи.

Основная цель написания  данной работы - формирование знаний и  умений, необходимых для составления  и управления ведения организационно - правовой документации в системе  документационного обеспечения  управления.

Основная задача данной работы - дать системное представление о  сущности, структуре и функциях организационно-справочной документации.

 

1. ПОНЯТИЕ «ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ  ДОКУМЕНТ»

1.1 Функции организационных  документов, их роль в управлении

Организационные документы  играют важную роль в жизни любого предприятия, учреждения, организации. Для каждой организации, в том  числе и общественной, они устанавливают  порядок ее создания, работы, структуру  и штатную численность. Процесс  создания организации всегда начинается с разработки организационных документов. Без них невозможно законное и  рациональное функционирование организаций. Поэтому современным законодательством  России закреплены требования к составлению  и оформлению различных видов  организационных документов.

Главными функциями организационных  документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции они выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, а также нормальное функционирование каждого члена данного социального института, общества, предприятия, организации в его конкретной социальной роли. Правовой функцией называется функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.

Рассмотрим более подробно понятие «организационного документа».

По государственному стандарту  на делопроизводственные и архивные термины, документ, документированная  информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: «Госстандарт России», 1998, С. 1..

Стандарт содержит также  определение организационно-распорядительного  документа - вид письменного документа, в котором фиксируют решение  административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц.

Однако стандарт не содержит отдельного определения организационного документа. Очевидно, это связано  с тем, что функции организационных  и распорядительных документов во многом пересекаются, поэтому их принято  объединять в одну систему документации.

Для более полного понимания  названия «организационный документ»  рассмотрим значение слов «организация», «организационный», «организовывать», «организованный».

Согласно новому словарю  русского языка:

«Организация - ...2) Объединение, союз людей, общественных групп, государств, соединенных общей программой действий // Государственное, партийное или  общественное учреждение. 3) Устройство, построение, склад чего-либо».

«Организационный - соотносящийся по значению с существительным «организация», связанный с ним»".

«Организовывать - ...2) Объединять, сплачивать кого-либо для какой-либо цели. 3) Упорядочивать, придавать чему-либо планомерный, согласованный характер, устраивать по плану».

«Организованный - 1) Планомерный, согласованный, упорядоченный // Действующий четко и планомерно. 2) Обладающий организацией, осуществляемый через посредство организации».

Исходя из этих определений  можно сделать вывод, что организационные документы - это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Таким образом, с разработки организационных документов начинается не только существование организации, но и возникает управленческая деятельность, которая регулируется с помощью  права. Это касается определения  статуса субъектов и объектов, правового положения каждого  звена управления, связано с точностью  определения цели и задачи его  деятельности и способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими  звеньями управления, с ресурсным  обеспечением.

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие  условия управленческой деятельности:

цели и задачи;

структуру и правовой статус конкретного звена управления;

разделение труда и  установление порядка функционирования этого звена;

дифференциацию и фиксирование функций, децентрализацию полномочий, персонализацию ответственности;

- осуществление деятельности  органа управления и должностных  лиц на основе действующего  законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые  работы, подчинять их заранее установленным  правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые  распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки  выполнения работ, состав исполнителей.

Условия четкого и рационального  функционирования организации обеспечивают существующая законодательная и  нормативная база и организационные  документы. Они определяют статус органа управления, его функции, закрепляют его компетенцию, регламентируют труд работников как исполнителей предписанных функций.

Классическим методом  распределения и закрепления  задач, функций, обязанностей, прав и  ответственности, установления взаимосвязей на любом уровне управления является регламентация.

Процесс возникновения государства  невозможен без появления управленческой деятельности. Появление управленческой деятельности всегда сопровождается появлением права, которое упорядочивает управленческие отношения и организует их. Поэтому  можно предположить, что первые документы, возникающие с образованием государства, будут носить не только правовой, но и организационный характер.

1.2 Назначение и состав  организационно - правовых документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации  системы и процессов управления, которая включает:

- создание организации,  включая выбор ее организационно - правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной  численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности  структурных подразделений и  работников;

- формирование совещательных  органов управления;

- регламентацию деятельности  аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима  работы и системы органов;

- организацию труда работников  и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации  и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса  организационно - правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно - правовым документам относятся:

учредительный договор;

устав организации;

положение об организации;

положение о структурных  подразделениях организации, коллегиальных  и совещательных органах;

регламенты работы, правила  внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

памятки.

Организационно - правовые документы  содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют  нормы административного права  и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения  вышестоящей организацией, руководителем  данной организации, ее коллегиальным  органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно - правового документа.

Организационные документы  могут утверждаться непосредственно  руководителем с проставлением  грифа утверждения на документе  или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных  документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями  и работниками.

Организационно - правовые документы  с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно - правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно - правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно - правовые документы Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 66. .