Роль и функции решения в процессе управления

Управление  как процесс. Понятие процесса управления, его сущность и содержание. Характеристики процесса управления. Структура управленческого цикла. Схема процесса управления, его этапы и стадии.

Решение в процессе управления. Понятие, сущность и содержание управленческого решения. Требование к управленческому решению. Классификация управленческих решений. Схема процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений. Организация разработки, принятия и реализации управленческих решений.

Управленческие  ситуации и проблемы. Анализ управленческих ситуаций: динамика ситуации и прогноз  ее развития, оценка управленческих ситуаций. Выявления проблем. Факторы, влияющие на эффективность и качество управленческих решений.

Методы  оптимизации управленческих решений. Методы менеджмента, используемые в процессе разработки, принятия и реализации управленческих решений: методы диагностики проблем, методы разработки выбора и принятия решений, методы доведения решений до исполнителя, методы организации реализации принятых решений, методы контроля хода выполнения решений, методы корректировки принятых решений в соответствии с результатами контроля анализа.

Коммуникации (связующие процессы в менеджменте). Природа и понятие коммуникаций, Коммуникации как связующий процесс. Основные элементы процесса коммуникации. Классификация коммуникационных связей. Коммуникационные роли.

Управленческая  информация и ее роль в процессе управления. Характеристика управленческой информации, классификация управленческой информации. Понятие информационной системы, ее элементы, требования к  информационным системам.

Виды информационных систем. Современные технологии.

 

Содержание  процесса управления.

Функции управления - две общих характеристики: 1) все  они требуют принятия решений; 2) для выполнения всех функций необходима коммуникация, чтобы получить информацию для принятия правильного решения  и сделать это решение понятным для других членов организации. Так  как эти две характеристики связывают  все управленческие функции, обеспечивая  их взаимозависимость, коммуникации и  принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие  решений. Управленческая работа - это, в основном, работа интеллектуальная. Она напоминает попытку составить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие - для данной организации в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возмож-ностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, что и как прогнозировать, планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Именно это и составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием  для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания  истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой  информации является коммуникация.

Коммуникация. Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут  эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку  существования организации как  таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы  могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они  могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут  переданы тем людям, которые должны их выполнять. Обычно, если руководство  может донести обоснование своих  решений до подчиненных, это значительно  повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную  работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и  в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно  оценить, были ли достигнуты цели организации.

Процесс управления: процесс превращения цели в согласован-ную деятельность; функционирование системы управления, взаимо-действие звеньев; разработка управленческих решений; деятельность менеджера во времени и пространстве (диахроническая характе-ристика управления); последовательность действий, составляющих управление (воздействие); процесс формирование воздействия; решение проблем развития предприятия (рис.1).

 

Процесс управления: структура и содержание.

Содержательный  аспект. Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная  последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.

Разделение на этапы  – аналитический инструмент, позволяющий  выявить закономерности процесса управления и наметить пути его совершенствования.

Этап процесса управления – это совокупность управленческих операций, действий, характеризующаяся  качественной определен-ностью и однородностью и отражающая необходимость их существо-вания.

Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов: целеполагание; оценка ситуации; определение проблемы; управленческое решение (рис.1).

Рис. 1. Содержание и  воздействие в процессе управления

Цель – представление  руководителя о том, какой должна быть управляемая им система. Цель можно  определить, как идеальный образ  желаемого, возможного и необходимого состояния системы.

Ситуация – это  состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели.

Проблема – один из этапов процесса управления, основанный на противоречии ситуации и цели, являющимся основным связующим звеном при изменении  ситуации в направлении выбранной  цели. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.

Управленческое  решение – заключительный этап процесса управления; представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную  работу по практическому разрешению.

Организационный аспект процесса управления проявляется в  последовательности использования  организационных рычагов воздействия. Выделяются следующие этапы: регламентирование, нормирование, инструктирование, ответственности.

Функциональный  аспект процесса управления проявляется  в последовательности реализации основных функций управления, выделяются следующие  этапы: планирование; организация; активация; регулирование; координация; контроль.

Информационный  аспект процесса управления представляет собой комплекс операций по преобразованию, обработке информации, выполняемых  в определенной последовательности и взаимосвязи с целью перевода системы из одного состояния в  другое.

Информационный  аспект процесса управления проявляется  в последовательности выполнения информационных работ в процессе управления. Выделяются следующие этапы: этап поиска информации; этап комплектования информации; этап обработки и передачи информации.

Экономический аспект в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства. Экономический аспект процесса управлении можно выразить в следующих этапах: установка экономических потребностей; оценка наличия ресурсов; распределение ресурсов; использование ресурсов.

 

Типология процесса управления.

В различных условиях процесс управления может быть построен по-разному при сохранении всех его  специфических свойств. Это позволяет  классифицировать процессы управления, выделить их наиболее типичные виды (рис.2).

1) Линейный тип  процесса управления:

2) Корректируемый  тип процесса управления:

3) Разветленный тип процесса управления:

4) Ситуационный тип  процесса управления:

5) Поисковый тип  процесса управления:

Рис.2. Классификация  типов процессов управления

Типология процесса управления строится на основе распреде-ления отдельных операций по этапам в зависимости от конкретных условий, возможностей управления, целей и ситуаций. Знание различных типов процессов управления помогает наиболее рационально его построить и тем самым добиться повышения качества управленческого решения, экономии времени на его разработку, рациональной специализации работ, внесение строгости в разработку решения или его нахождение в условиях недостаточной информации.

1. Линейный тип  процесса управления характеризуется  стро-гой последовательностью осуществления его этапов и используются тогда, когда есть полная и достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т.д., когда есть возможность полного осуществления каждого из этапов в рамках работ, присущих этому этапу. Чаще всего линейный тип процесса управления используется по типовым ситуациям и решениям, повторяющимся либо элементарным.

2. Корректируемый  тип процесса управления характеризу-ется необходимостью дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа. Этот тип используется в том случае, когда существует недостаточная определенность, которую можно устранить лишь после прохождения последующего этапа процесса управления посредством корректировки уже пройденного этапа.

3. Разветвленный  тип процесса управления заключается  в методологическом разделении  работ по частям на определенных  этапах. Он используется тогда,  когда отсутствует возможность  обобщенной оценки ситуации и  выделения главной ключевой проблемы  либо принятия единственного  решения по данной ситуации. Тогда  осуществляется многоаспектная оценка ситуации. При этом по каждому аспекту допускается выделение отдельной проблемы, после чего возможно либо нахождение в соответствии с данным целой серии решений, либо принятие одного комплексного решения, но включаю-щего найденный спектр решений по каждому из аспектов состояния системы.

4. Ситуaционный тип процесса управления характеризуется тем, что он возникает как бы по ситуации, при которой из неё же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения. Он используется в условиях неопределенности относительно цели воздействия, которая устраняет после прохождения последующих этапов. В этом случае сначала формулируется предварительная цель воздействия, к уточнению которой возвращаются после оценки ситуации, определение проблемы или даже разработки решения. Такой тип процесса управления нельзя считать бесцельным, он все равно начинается с уяснения цели, но только в общих её контурах с последующим её уточнением и конкретизацией. В реальных условиях бывают случаи, когда не представляется возможным достаточно полно и определенно сформулировать цель воздействия за недостатком времени, или при недостаточности необходимой информации, оригинальности, не типичности цели.

5. Поисковый тип  процесса управления, в отличие  от предыдущего типа, исходит  из полной ясности цели воздействия,  невозможности достаточно хорошо  оценить существующую ситуацию  относительно данной цели и,  следовательно, сформулировать основную  проблему.

 

Решение в процессе управления.

Потребность в управляющем  воздействии возникает в процессе функционирования системы, когда в  результате изменения внешних или  внутренних условий появляется проблема. Управленческое решение (УР) – это акт управляющей системы, ведущей к разрешению проблемы, обеспечивающий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы. Управленческое решение объединяет две основные составляющие процесса управления: диагностику проблемы – выбор варианта ее разрешения и организа-ционно-практическую деятельность по реализации этого варианта, в решении, таким образом, соединяются операции аналитической и организационно-практической деятельности.

 

Процесс разработки управленческого решения.

Любой процесс управления представляет собой непрерывную  цепочку управления, определенную последовательность действий, объединенных в этапы в  соответствии с их качественным содержание и однородностью операций, необходимых  для их осуществления.

Выделяют следующие  основные элементы, наличие которых  необходимо для принятия решения:

- наличие сознательного  выбора;

- ориентация на  одну или несколько целей;

- наличие завершающего  действия, т.е. решения.

Решение есть осознанный выбор из нескольких альтернатив  достижения одной или нескольких целей. Для принятия решения характерен осознанный процесс выбора альтернативы.

Различают два основных направления развития теории принятия решений:

- эмпирически-реалистические  теории (дескриптивные) теории опи-сывают и объясняют, как принимаются на практике отдельные решения. Их целью является развитие гипотезы об отношениях отдельных людей или групп в процессе принятия решений, с помощью этих гипотез следует прогнозировать принятие решений в зависимости от ситуаций;

- нормативные  теории стремятся показать, как должны рационально приниматься решения.

Различают две основные функции решений: фильтрующую и  связующую.

Фильтрующая функция решений объясняется тем, что они всегда находятся между осмысленной и реализующей фазами управленче-ского процесса. Решение есть результат фильтрации из многих возможных вариантов дальнейшей деятельности только одного.