Тайм - менеджмент

 

Зміст

Вступ

1. Тайм - менеджмент як система управління часом
2. Основні методи тайм-менеджменту
1. Аналіз використаного часового ресурсу
2. Планування часу
3. Засоби, що допомагають в раціоналізації використаного часу
3. Постановка цілей
4. Реалізація і організація робочого дня
5. «Пожирачі (злодії) часу»
6. Тайм – менеджмент: як знешкодити «пожирачів часу»
7. Власні дослідження

Висновки

Список використаної літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 «Час  – самий обмежений капітал,  і якщо не можеш ним розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим  іншим». П. Друкер

Яким  повинен бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинен  знати свою справу, вміти керувати, уміти ставити цілі і досягати їх. Але всі ці якості марні, якщо керівник не вміє правильно організувати свій робочий час. Нереально домогтися  успіху, якщо людина не може планувати  свій час. Це відноситься до не тільки до менеджерів, а й до людей будь – якої іншої професії, але для  людей, які керують іншими працівниками, ця навичка особливо важлива, адже він  розпоряджається не тільки своїм  часом, але і через чітку систему  передачі виконання задач своїм  підлеглим, ще й планує їх час.

Час –  це такий ресурс, як і люди, сировина, фінансові кошти. Але він безповоротний  – його не можна накопичити, передати бо взяти в кредит, тому важливо  навчитися використовувати його з максимальною вигодою. 

Не дарма  ж кажуть: «Час - гроші». Це не просто слова, дійсно, якщо наприклад, працівник  неправильно розпорядився своїм  часом, умови контракту не були вконані  в стрк, фірмі доведеться платити  штраф, щоб відшкодувати збитки, пов’язані  з простоєм. Успіх кожного керівника  залежить не тільки від матеріально-економічних  величин, але і від того, як він  розпоряджається найбільш коштовним  надбанням – часом. Керівник повинен  свідомо і системно використовувати  свій час, щоб домогтися поставлених  цілей.

 

 

 

 

 

 

 

 

Тайм-менеджмент як система управління часом

Тайм-менеджмент, як система управління часом містить  у собі ряд елементів, які, будучи використаними в сукупності дають  значне скорочення часу, необхідного  для здійснення різних виробничих процесів. До цих елементів відносяться, аналіз використання робочого часу, постановка цілей, які хоче досягти керівник у ході використання тайм-менеджменту, планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби із причинами нераціонального використання часового ресурсу. Однак, незважаючи на таку досить струнку систему тайм-менеджменту не слід сприймати його як аксіому, тому, що кожна людина є єдиним, хто може вирішити для нього проблему раціонального використання часу найкращим чином і тому найбільш ефективним є особистий тайм-менеджмент, який у кожному окремому випадку індивідуальний. Проте в загальному випадку можна застосовувати зазначені вище елементи тайм-менеджменту.

Аналіз – це такий процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини,а також виокремити з усіх причин основні, які надають найбільш несприятливий вплив на використання часу.

Постановка  цілей – необхідний етап у тайм-менеджменті, в ході якого необхідно відповісти на питання, навіщо тайм-менеджмент взагалі  потрібен для конкретної людини або  на конкретному підприємстві. Постановка цілей допомагає надалі орієнтуватися  в тому, які методи управління часом  слід застосовувати, а які застосовувати  не слід.

Планування – це такий процес, в ході якого здійснюється складання переліку завдань, які необхідно виконати за певний проміжок часу. Планування робочого часу має деякі свої специфічні особливості. Вироблення методів боротьби з причинами витрат часу припускає, що час попереднього аналізу ці причини були виявлені і необхідно ліквідувати їх. Для типових причин існують різні типові способи боротьби з ними, однак слід пам’ятати, що кожен конкретний випадок і необхідні індивідуальні підходи до кожної причини в кожному випадку.

Тайм-менеджмент являє собою цілісну структуру  і застосовувати його слід не виключаючи ніяких його елементів. Застосування тайм-менеджменту  припускає, що людина буде творчо підходити  до його використання.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основні методи тайм - менеджменту

Для вирішення  проблем, пов’язаних з раціональним використанням робочого часу існує  безліч методик, що мають загальну назву  «тайм – менеджмент ». проте не можна сказати, що тайм – менеджмент – це така сувора сукупність правил, дотримуючись яких людина зможе максимально раціоналізувати свій робочий день і робочий час своїх підлеглих.

Тайм – менеджмент – це сукупність загальних методів  і рекомендацій, і для кожної людини і організацій слід підбирати їх окремо, індивідуально.

Одним з  родоначальників тайм – менеджменту  вважається засновник школи науково  управління Фредерік Тейлор, який здійснив хронометраж трудової діяльності робітника. Також можна згадати знаменитого Генрі Форда, кий запровадив на своїх підприємствах конвеєр і тим самим скоротив час складання автомобілів і витрати часу робітників, зробивши їх діяльність більш спеціалізованою.

1. Аналіз використаного часового ресурсу

Класичним кроком будь-якого керівника, який серйозно зайнявся цією проблемою, повинен стати  аналіз використаного часового ресурсу. Це допоможе виявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони практикованого робочого стилю. Щоб аналізувати проблему, потрібен достовірний облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу – це ведення записів. При використанні з цією метою комп’ютер можна використовувати такі програми, як Visual Time Analyzer. Також витрати часу можна прорахувати в таблицях, в яких повинні бути зазначені наступні параметри:

• Вид діяльності
• Час початку та закінчення відповідного виду діяльності
• Тривалість відповідного виду діяльності

Найбільш  сприятливим є ведення обліку роботи, тому що при обліку часу «потім»  можна забути деякі важливі деталі. У процесі аналізу необхідно  відповісти на такі питання:

• Чи була робота необхідна? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено на необхідну роботу, це говорить про проблеми з визначенням пріоритетів);
• Чи були виправданні витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу складали справи, витрати часу на які не виправдані, треба проаналізувати причини, з яких витрати часу були занадто великими і намагатися враховувати їх у майбутній роботі);
• Чи було доцільним виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу пішло на завдання, виконання яких були недоцільні, значить потрібно приділити увагу плануванню організації);
• Чи був свідомо визначений часовий проміжок для виконання роботи? (якщо більше 10 % робочого часу витрачено на завдання, що часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, значить, існують проблеми з плануванням робочого часу).

У результаті аналізу виявляються «злодії  часу», різні помилки використання робочого часу, необхідно визначити  їх причини, виробити методи боротьби з ними, найбільш придатні для конкретного  працівника.

2. Планування часу

Планування  – це структурування часу для найбільш господарського його використання при  досягненні яких – небудь цілей  і завдань, що стоять перед керівником або організацією. Воно може бути довгостроковим, середньостроковим і короткостроковим. Планування приносить виграш у часі. Досвід показує, що збільшення витрат часу на планування у кінцевому результаті приводить до економії часу в цілому. Витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватись, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Не слід витрачати на планування більше 1% загального планового часу. Основою для будь-якого планування служить довгострокова мета чи довгострокові цілі. На основі них встановлюються середньо- і короткострокові цілі. Це відюувається наступним чином: виходячи з мети або місії організації, виділяється ряд під цілей, досягнення яких має сприяє досягненню основної мети життя. Таким чином визначаються цілі довгострокового характеру ( на рік), подібно можна планувати цілі на місяць, декаду, день. Далі здійснюється аналіз сильних і слабких сторін людини чи організації, які можуть мати відношення до досягнення цілей. Це робиться для  того, щоб заохочувати сильні сторони і працювати над слабкими. Цей аналіз є основою для середньострокового і короткострокового панування.

Сам процес планування полягає у тому, що формуються результати і визначаються терміни, що відводяться для їх досягнення. Результати повинні відповідати  цілям. При цьому бажано дотримуватися  деяких правил планування:

1. По-перше, слід здійснювати планування в письмовому вигляді. Щоб план був не просто переліком справ, які необхідно виконати за день, варто його робити ще й мотивуючим інструментом – орієнтуючи його на результат. Наприклад, писати в списку не «зробити те-то», а «те-то зроблено», щоб після закінчення справи можна було поставити поруч із записом ще «жирну» галочку.
2. По-друге, слід враховувати результати попереднього аналізу використання робочого часу. У процесі даного аналізу виявляються помилки, властиві даному керівнику у плануванні свого робочого часу та способи нейтралізації наслідків цих помилок.
3. По-третє, не варто планувати повністю весь свій робочий день. Вважається, що слід планувати не більше 60% свого часу, а 40% - залишити незапланованими, 20% - непередбачений час і 20% - спонтанний час.
4. Слід встановлювати чіткі норми на виконання справ і вирішення проблем, які не допускали б доробки недоробленого і рішення невирішеного в незапланований час, якщо ці справи і питання повинні були бути вирішеними в запланований час. Практика показує, що на будь-яку справу витрачається рівно стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тому слід встановлювати чіткі часові рамки, які б дозволяли виконати необхідне і при цьому не перевищували необхідний для виконання час.
5. Для вирішення питання, а передоручення справ слід розділити справи за ступенем їх терміновості і важливості. При цьому найбільш термінові і важливі завдання слід вирішувати керівнику негайно важливі. Але не термінові можна відкласти, інші потрібно передавати для вирішення підлеглим.  Нетермінові справи слід проранжувати за часом, необхідному для кожного з них і при появі вільного часу можна зайнятися скороченням цього списку – для цього бажано завжди мати його під рукою.
6. Слід регулярно переглядати плани, так як на увазі постійної зміни навколишнього середовища може виявитися так, що деякі плани керівництва організації та менеджера вже не будуть відповідати цілям організації і відповідно, потребуватимуть корегування.
7. Плани повинні бути реалістичними і узгодженими, при чому узгодженими не тільки один з одним, але і з планами колег, підлеглих, більш високого рівня керівництва.

3. Заходи, що допомагають в раціоналізації використання часу

Однією  з великих проблем, які призводять до значних втрат в часі керівника  є те, що керівник часто займається справами, які з успіхом могли  б виконувати його підлеглі. Найчастіше це відбувається через те, що керівник не впевнений, підлеглі впораються з  такими серйозними обов’язками, боїться  покладати на них настільки велику відповідальність. Інакше кажучи, існує  проблема з делегуванням повноважень. Під делегуванням у загальному сенсі розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Це можна здійснювати на тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями. Це допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань і трохи розвантажитися. 

Слід  пам’ятати, що делегування стимулює розкриття здібностей, самостійності  і компетенції підлеглих, тому якщо в перший час побоювання керівника  можуть підтверджуватися, то при відповідній  консультативної керівної і навчальної допомоги поступово підлеглий, до якого  делегували повноваження зможе справлятися  з ними на необхідному рівні.

Існує також  ряд інших причин, з яких керівник може відмовлятися від делегування. Приміром, бажаючи підкреслити високий  статус клієнта, він може особисто зустрічатися і працювати з кожним з них, або з деякими з них, що безсумнівно  вимагає, щоб з особливими клієнтами, у випадку, якщо ситуація дійсно вимагає, щоб з особливими клієнтами,або  ж з клієнтами взагалі працював представник вищої ланки управління, то можна створити спеціальну посаду, наприклад, «заступник директора з  роботи з клієнтами». Тобто, на прикладі лікаря ветеринарної медицини можна показати, що головному лікарю необхідно делегувати частині роботи працівникам клініки чи іншим лікарям, щоб розвантажитися. Адже лі кульна справа важка робота, і якщо все робити самому не вистачить часу, щоб допомогти усім тваринам, які потребують допомоги. А в разі боязні за репутацію, наприклад, клініки необхідно персонал підбирати компетентний і добре підготовлений або ж намагатись навчити, при такій необхідності.

У загальному випадку слід делегувати рутинну  роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу, як  визначення цілей, керівництво  співробітниками, задачі високого ступеня  ризику і тому подібне. Також слід координувати виконання доручених  завдань.

Практика  показує, що велику роль відіграє і  шлях передачі інформації, відсутніх  єдиних стандартів обміну і передачі інформації призводить до того, що людина передає інформацію, маючи на увазі  одне, а інша людина, беручи інформацію, сприймає як щось інше. Багато в чому це пов’язано з тим, що менеджмент є однією з небагатьох областей діяльності, не виробила своєї власної термінології, за допомогою якої керівники, спілкуючись могли б використовувати слова, що мають абсолютно певне значення, а не багатозначні, як багато в чому зараз. Вироблення корпоративних стандартів передачі інформації може значно скоротити час, який витрачається в процесі обробки отриманої інформації, тобто в «спробі зрозуміти» сказане, а також той час, який необхідно для виправлення помилок, допущених в результаті неправильного тлумачення отриманих відомостей. Ці відомості повинні включати точні значення термінів, що застосовуються в процесі діяльності організації, а також перелік параметрів, які повинні передаватися при інформуванні про яку-небудь подію, явище, факт або предмет, тобто вимога повноти інформації. Також інформація повинна бути достовірною, що може забезпечуватися відповідальністю осіб, що передають її за якість інформації. Також для передачі певних видів відомостей можна створити спеціальні шаблони, наприклад, шаблон пояснення місце знаходження організації клієнта, способу оплати та інших умов роботи з клієнтурою. Це допоможе скоротити час, необхідний для роботи з потенційним покупцем і замовником, а також – запобігти ситуаціям, в яких людині просто забули сказати що-небудь істотно важливе, наприклад, той факт, що ціни були в прас-листі вказані без урахування податків. Цікавим прикладом створення шаблону інформування потенційних клієнтів є використання автоінформаторів. Цим способом користуються оператори стільникового зв’язку, які пропонують людині для більш детального ознайомлення з чимось, набрати номер і прослухати інформацію, яку йому промовить автоматичний голосовий пристрій. Це дозволяє значно заощадити час. Також можна використати створення комп’ютерних інформаційних систем в організації, які значно можуть скоротити час, необхідний на отримання і обробку необхідної інформації, збільшуючи точність її передачі.