Бухгалтерский учет движения денежных средств в бюджетном учреждении.

Счетная палата осуществляет свою работу на основе годовых и  текущих планов и программ, которые  формируются исходя из необходимости  обеспечения всестороннего и  системного контроля за исполнением федерального бюджета с учетом всех видов и направлений деятельности Счетной палаты.

В ходе проведения ревизий  и проверок на основе документального  подтверждения законности производственно-хозяйственной  деятельности, достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности представителями  Счетной палаты определяется своевременность  и полнота взаимных платежей проверяемого объекта и федерального бюджета.

По итогам проведенного контрольно-ревизионного мероприятия представители Счетной  палаты составляют отчет, за достоверность  которого соответствующие должностные  лица Счетной палаты несут персональную ответственность.

Счетная палата информирует  Совет Федерации и Государственную  Думу о результатах проведенных  ревизий и проверок, а также  доводит их до сведения руководителей  соответствующих федеральных органов  исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций.

Об ущербе, причиненном  государству, и о выявленных нарушениях закона Счетная палата информирует  Совет Федерации и Государственную  Думу, а при выявлении нарушения  законов, влекущего за собой уголовную  ответственность, передает соответствующие  материалы в правоохранительные органы.

Специалисты Счетной палаты постоянно осуществляют анализ проведенных  контрольно-ревизионных мероприятий, обобщают и исследуют причины  и последствия выявленных отклонений и нарушений в процессе формирования доходов и расходования средств  федерального бюджета.

На основе полученных данных Счетная палата разрабатывает предложения  по совершенствованию бюджетного законодательства и развитию бюджетно-финансовой системы  РФ и представляет их на рассмотрение Государственной Думы.

Кроме того, на основании  полученных данных разрабатываются  предложения по совершенствованию  методов и форм проведения контрольно-ревизионных  мероприятий.

В МОУ ДОД ДШИ № 57 внешний  контроль за законным и эффективным  использованием выделяемых государством бюджетных денежных средств осуществляется со стороны Комитета финансов Правительства  Москвы и Департамента образования  г. Москвы. Данные проверки проводятся один раз в год. Для организации такого контроля используются, в первую очередь, данные годовой бухгалтерской отчетности

В течение года полнота  использования полученного бюджетного финансирования контролируется путем  сопоставления отраженных в пассиве  бухгалтерского баланса остатков по счетам, отражающим объемы полученного  учреждением бюджетного финансирования с показателями затрат бюджетных  средств учреждения, отраженными  в активе баланса. Годовой баланс исполнения сметы доходов и расходов, однако, оформляется после осуществления  заключительных бухгалтерских проводок, в результате которых накопленные  за год затраты списываются на субсчета источников их бюджетного финансирования и, следовательно, не отражаются в данном отчетном документе.

Общий порядок организации  использования и бухгалтерского учета бюджетными учреждениями полученных из бюджетов ассигнований предполагает, что данные средства должны быть либо полностью использованы в соответствии с утвержденными установленным порядком сметами доходов и расходов, либо возвращены (отозваны) их распорядителю, т.е. остатков на субсчетах учета бюджетного финансирования быть не должно. Однако на практике могут возникать случаи, когда произведенные учреждением и отраженные в его бухгалтерском учете затраты не соответствуют назначению полученных бюджетных средств, что по итогам года приводит к наличию остатков по кредиту субсчетов учета бюджетного финансирования и, как правило, является подтверждением нарушений требований Бюджетного кодекса Российской Федерации и Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

В частности, причины возникновения  таких остатков могут быть следующими:

1. Неполное использование  учреждением утвержденных бюджетных  ассигнований.

2. Несоответствие кодов  экономической классификации произведенных  учреждением затрат соответствующим  кодам бюджетных ассигнований  согласно утвержденным установленным  порядком сметам доходов и  расходов.

3. Наличие не погашенной  на конец года дебиторской  задолженности перед сторонними  организациями, подлежащей погашению  за счет бюджетных средств.

4. Наличие на конец  года непогашенных подотчетных  сумм, выданных за счет бюджетных  средств.

5. Несвоевременный пересчет  остатков бюджетных средств на  валютных счетах, а также дебиторской  и кредиторской задолженности  в валюте.

6. Превышение стоимости  материальных запасов на конец  года над соответствующим показателем  на начало года.

7. Невозврат распорядителю бюджетных средств, уплаченных сторонним организациям в предыдущем отчетному году и возвращенных на счет учреждения в отчетном.

8. Наличие в отчетном  году операций по оприходованию по закупочным ценам приплода молодняка от рабочих лошадей, содержащихся за счет средств бюджета.

9. Резервирование источников  финансирования для списания  штрафов, пени и неустоек, а  также недостач и утрат материальных  ценностей, погашение которых  невозможно за счет виновных  лиц.

Учитывая изложенное, следует  констатировать, что наличие балансовых остатков по субсчетам учета бюджетного финансирования вызывается, как правило, недостаточностью контроля бухгалтерии  бюджетного учреждения за своевременностью осуществления и отражения в  бухгалтерском учете финансово-хозяйственных  операций, а также корректировки  сметы доходов и расходов. Наличие  в годовом балансе исполнения сметы доходов и расходов данных остатков может свидетельствовать  о недостаточно эффективной организации  финансово-хозяйственной деятельности учреждения и отсутствии должного контроля со стороны бухгалтерии и контролирующих органов.

Требования ряда руководящих  документов последних лет возлагают  на руководителя учреждения (предприятия) и главного бухгалтера персональную ответственность за организацию  и осуществление производственно-хозяйственной  и финансово-экономической деятельности, а также за состояние и организацию внутреннего контроля за производственной, финансовой и хозяйственной деятельностью учреждения.

Руководитель учреждения совместно с главным бухгалтером  обязаны организовать, с учетом специфики  деятельности возглавляемого им учреждения, такую систему внутреннего контроля, которая смогла бы обеспечить наименьшие потери денежных средств на любой  стадии производственной, финансовой и хозяйственной деятельности учреждения.

Одновременно с этим руководитель учреждения должен своевременно анализировать  состояние и эффективность действия системы внутреннего контроля, создавать  все условия и предпосылки  для ее постоянного совершенствования, применения новых методов и способов контроля. Руководитель учреждения совместно  с главным бухгалтером обязаны  организовать внутренний контроль за финансово-экономической и хозяйственной  деятельностью учреждения, так как  это является неотъемлемой частью их должностных обязанностей.

Говоря о контроле наличных денежных средств, следует начать со следующего. Каждый прием и выдача наличных денег, а также их хранение в кассе любой организации  требуют особого педантизма. Кассир со стажем знает, чем грозит ему и  организации малейшая оплошность в  работе с наличными. МОУ ДОД ДШИ  № 57 не является в этом плане исключением, тем более, что у исследуемого учреждения, ведущего платное обучение, объем кассовых операций довольно велик.

Назначая работника на должность кассира, руководитель МОУ  ДОД ДШИ № 57 ознакомил его под  расписку с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После  этого с кассиром был заключен договор о полной материальной ответственности. Аналогичный договор должен заключаться  со всеми кассирами – операционистами, работающими на контрольно-кассовых машинах, а также со всеми лицами, которые выполняют обязанности по приему денежных средств от населения с использованием бланков строгой отчетности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций в ДШИ № 57 возложены на руководителя учреждения, главного бухгалтера и  кассира.

В целях контроля за правильным ведением кассовых операций и расходованием денежных средств руководство Школы искусств периодически организует внутренние проверки. При этом создается комиссия из трех человек. При проведении таких проверок комиссия, в первую очередь, проверяет правильность составления первичных документов. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Последовательный просмотр первичных оправдательных документов и учетных регистров, анализ заполнения реквизитов или оценка существа произведенной  хозяйственной операции дает возможность  проверяющим давать оценку их доброкачественности.

Из числа документов, недоброкачественных  по форме, комиссия обращает особое внимание на неправильно оформленные документы. К ним относятся документы, в  процессе составления и оформления которых были допущены следующие  характерные нарушения:

- были использованы бланки  неустановленной формы;

- остались незаполненными  все необходимые реквизиты;

- использованы лишние, непредусмотренные  типовыми формами реквизиты;

- использованы ненадлежащие  реквизиты.

Все методические приемы документального  контроля основаны на тех обстоятельствах, что хищения денежных средств, как  правило, завуалированы в первичных  документах, так как обычно в этих документах оставляются определенные следы (признаки) этих злоупотреблений, поэтому проверяющим необходимо обращать особое внимание на различные  дефекты, и косвенные признаки, указывающие  на возможность фальсификации текста или цифровой информации, оттиска  печати, на подделку подписей и т.д.

Среди таких дефектов можно  выделить:

- изменения в первичном  тексте документа;

- подделка подписей должностных  лиц;

- подделка штампов и  печатей.

Кроме того, комиссией проводится взаимная сверка. При взаимной сверке сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные  аспекты одной и той же или  нескольких взаимосвязанных хозяйственных  операций.

Взаимная сверка дает возможность  установить следующие нарушения:

- полностью или частично  безденежные финансовые и хозяйственные  операции;

- участие в финансово-экономической  и хозяйственной деятельности  учреждения неучтенных денежных  средств;

- создание неучтенных  излишков, с целью последующего  присвоения денежных средств;

- создание необоснованного  начисления и выплаты заработной  платы;

- составление подложных  бухгалтерских проводок либо  проводок, не подтвержденных первичными  оправдательными документами.

Следует помнить, что всем людям, в том числе и персоналу  любого учреждения, свойственно ошибаться. Поэтому постоянная проверка системных  бухгалтерских записей позволяет  ежедневно и периодически (за каждый месяц, квартал, год) выявлять значительную часть ошибок и неточностей, устраняя выявленные противоречия и допущенные ошибки в регистрах бухгалтерского и налогового учета и другой учетной  информации. Если же эта контрольная  функция не будет организована в  учреждении, то при проверке внешними проверяющими могут быть выявлены нарушения  ведения бухгалтерского и налогового учета, а это грозит в первую очередь  применением штрафных и других санкций  непосредственно к руководителю учреждения.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком.

График документооборота должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей, определять минимальный срок нахождения документа в подразделении.

Главный бухгалтер организовывает работу по составлению графика документооборота, который в обязательном порядке  утверждается приказом руководителя учреждения.

Однако в ДШИ № 57 данный График документооборота отсутствует, что является недостатком в деятельности данного учреждения.

В сроки, установленные руководителем  учреждения, а также при смене  кассира производится внезапная  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе.

Инвентаризация денежных средств в кассе учреждения производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 и сообщенным письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18.

Результаты снятия остатков денежных средств в кассе оформляются актом ф. № 0504088.

Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется  Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных средств ф. № 0504086.

При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, оплаченные путевки в санатории  и дома отдыха, авиабилеты, талоны на бензин и т.п.).

Проверка фактического наличия  бланков документов строгой отчетности и бланков ценных бумаг производится по видам бланков с учетом начальных  и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально  ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых  счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов РФ или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих  субсчетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.