Бухгалтерский учет денежных средств, его роль в повышении эффективности управления денежными потоками (на материалах ЧУП «Слуцкий рын

При ручном варианте учета информация, содержащаяся в первичных документах, первоначально накапливается в регистрах бухгалтерского учета, затем, после сверки встречных итогов, переносится в главную книгу, которая служит основанием для составления оборотной ведомости, баланса и других форм финансовой отчетности. Данному варианту присущ длительный период получения информации, который проходит от момента заполнения первичных документов до момента формирования отчетности, так как обработка информации на последующих стадиях невозможна без завершения операций и сверки итогов на предшествующих этапах. От этого недостатка избавлен автоматизированный вариант учета, при котором технологическая последовательность обработки информации  сводится к двум этапам: обработка первичных документов и получение отчетности, необходимой для внешних и внутренних пользователей [29, с. 33-38].

В условиях использования  ЭВМ необходимая информация о  движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы — контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и другие. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

Внедрение компьютерной формы учета не потребовала значительных средств, поскольку соответствующая оргтехника в бухгалтерии предприятии ЧУП «Слуцкий рынок» уже имелась, и ряд операций выполнялись с ее помощью (выписка счетов-фактур, оформление отчетов по некоторым налогам, внесение товарно-денежных отчетов). До 2009 года организация осуществляла ведение учета с применением журнально-ордерной формы, которая предусматривала ежедневные записи в журналы-ордера  на основе первичных и сводных документов по синтетическим и аналитическим счетам. Однако по ряду факторов  было принято решение  о переходе на автоматизированную форму учета, которая значительно повышает оперативность учета, достоверность учетных данных, совершенствуется документация и документооборот, повышает качество и своевременность принимаемых управленческих решений и  в конечном счете обеспечивает более успешную работу организации в целом.

При использовании автоматизированной формы учета денежные средства организации ЧУП «Слуцкий рынок» учитываются следующим образом. Данные первичных документов вводятся с клавиатуры в ЭВМ. При этом в памяти ЭВМ формируются рабочие базы данных (БД) по каждому счету.  

По счету 50 «Касса»  вводятся соответствующие данные с  приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации.

Этот этап призван  фиксировать в ЭВМ документальное оформление операций. Следующий этап – фиксирование в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 «Касса» это отражение реального движения денежных средств по кассе. В данном случае кассир или по его просьбе бухгалтер по учету денежных средств ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях. Результатом этих действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира). После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в базе данных. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться на дисплее, как документы при вводе данных, или распечатываться в виде машинограмм. При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

В итоге по счету 50 «Касса» обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50 «Касса», вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем две последние машинограммы составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года. После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Вкладные листы хранятся у кассира. В конце года (или  по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается (приложение 1,2).

По счету 51, 66 и 67 также вводятся данные из выписок банка в программу, которые в течение месяца накапливаются по счетам и формируют ведомости аналитического и синтетического учета. При этом ведомость по аналитическому учету получают ежедневно по каждой выписке, нумерация которой каждый месяц осуществляется с первого номера. После получения этой машинограммы бухгалтер проверяет правильность отраженных в ней записей, скрепляет к выписке с приложенными документами. В конце месяца формируется ведомость по синтетическим счетам.

В целях совершенствования  учетной процедуры  формирования отчета о движении денежных средств в рамках бухгалтерского учета на предприятии осуществляют при помощи персонального компьютера. Это позволяет значительно повысить уровень финансового контроля в бухгалтерском учете денежных средств, повысить достоверность и оперативность учета, использовать данные бухгалтерского учета для управления производством, автоматизировать все планово-экономические расчеты. В условиях использования ПК необходимая информация о движении денежных средств и составлении расчетов обеспечивается на предприятии путем составления электронной контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Использование программ аналитического учета по счетам денежных средств позволяет заменить соответствующие регистры.          

Современная бухгалтерская  отчетность, предназначенная для  раскрытия расходов и доходов, представлена двумя отчетными формами, которые с разных сторон раскрывают один и тот же денежный поток. Отчетность о прибылях и убытках раскрывает доходы и расходы организации со стороны правового взгляда. Поэтому под доходом подразумевается не финансовый итог в рассмотрении разности между поступлением денежных средств и их отражении в объеме, который отвечает признанным расходам отчетного периода, а разность между обязательствами покупателей и клиентов погасить реализованные ими товары, работы или услуги и признанными в отчетном периоде расходами на их производство, независимо от того, оплачены они или нет.

В связи с этим в  отчетности о прибылях и убытках  кредиторская задолженность покупателей и клиентов наравне с фактически поступившими денежными средствами формирует прибыль организации. Это обстоятельство делает ситуацию, когда при наличии прибыли, но при значительной сумме дебиторской задолженности организации не имеет возможности выплатить заработную плату, погасить банковские кредиты и другую кредиторскую задолженность. В отличии от отчетности о прибылях и убытках, отчетность о движении денежных средств характеризует реальные денежные потоки организации. Денежный поток – это совокупность поступления и выбытия денежных средств за отчетный период. До денежных средств международный стандарт финансовой отчетности №7 «Отчетность о движении денежных средств» относит наличные деньги и вклады к получению.

Денежные потоки можно  разделить на приток, отток и чистый поток. Приток денежных средств –  это валовое поступление денег за отчетный период до вычета сделанных платежей. Отток денежных средств – это совокупность выполненных организацией за отчетный период платежей. Чистый денежный поток представляет собой разность между суммами поступления и выплаты денежных средств организации за отчетный период, в большинстве случаев за отчетный год.

Отражение отчетности о  движении денежных средств заключается  в дополнении к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках информации, которой не хватает пользователям для увязки поступлений организации денежной наличности, необходимой для осуществления хозяйственной деятельностью. С помощью указанной отчетности  осуществляется трансформация данных о прибылях и убытках с системы наличности в кассовую систему. В итоге заинтересованные пользователи получают ответ на вопрос о соответствующем притоке денежных средств необходимому уровню ликвидности организации.

Поскольку бухгалтерский  баланс показывает только фактические  остатки денежной наличности на отчетную дату, а отчетность о прибылях и убытках не отражает фактический денежный поток, отчетность о движении денежных средств интересна всем, кто ждет от организации погашения принятых ей финансовых обязательств. В активе бухгалтерского баланса денежные средства показывают по строке 260 как сумму сальдо по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» и 57 «Переводы в пути».

Безусловно, приведенная  в бухгалтерском балансе информация об остатках денежных средств на начало и на конец отчетного периода не может раскрыть денежный поток организации за отчетный период. Поэтому по этой причине в 70-х гг. ХХ века возникла идея разработки отчетности о движении денежных средств, а с 1 января 1994 г. был введен в действие международный стандарт №7 «Отчетность о движении денежных средств».

Цель стандарта заключается в обеспечении необходимой информации пользователей финансовой отчетности о способности организации получать денежные средства и генерировать их положительный поток – превышение денежных поступлений над платежами. Эта информация имеет важное значение для анализа причин расхождения между отчетными доходами и реальными денежными потоками, эффективности инвестиционной деятельности, определения потребности в дополнительных денежных средствах. Указанные особенности дают повод для трактовки этой отчетности по важности информации для принятия управленческих решений на ровне с бухгалтерским балансам и отчетом о прибылях и убытках.

Указанный международный  стандарт требует раскрытия информации о движении денежных средств в  разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Текущая деятельность является производственно-хозяйственной деятельностью организации, которая приносит основную выручку от продажи продукции, работ и услуг, оплачивает платежи поставщикам за товары и услуги, выплаты налогов и другие платежи. Эта деятельность связана с производством промышленной и сельскохозяйственной продукцией, торговлей, строительством, транспортом и др. В большинстве случаев основная цель текущей деятельности – получение прибыли, однако эта цель не является обязательной оценкой текущей (основной) деятельности.

Инвестиционная деятельность для целей отчетности о движении денежных средств является приобретение и продажа долгосрочных активов, финансовых вложений, которые не являются эквивалентами денежных средств, а также доходы от инвестиций. Эквиваленты денежных средств – это краткосрочные и высоколиквидные вложения, которые легко превращаются в денежные средства и подвергаются незначительного риска изменения их стоимости под действием инфляции. Информация этого раздела отчетности о движении денежных средств позволяет определить свободные денежные потоки организации.

Свободный денежный поток  – это денежный поток, который  имеет организация после финансирования всех инвестиций и выплаты доходов. Наличие значительного свободного денежного потока является показателем финансового состояния организации. Руководству организации необходимо внимательно изучать причины возникновения значительного свободного денежного потока с целью его оптимизации.

К финансовой деятельности относится деятельность, связанная  с привлечением финансовых ресурсов, а также выплата дивидендов и процентов на привлеченные финансовые ресурсы. Эта могут быть поступления от выпуска акций, облигаций, выдача кредитов и их погашение. В итоге финансовой деятельности происходят изменения в размере и структуре собственного и заемного капитала организации.

Отчет о движении денежных средств формируется на основе информации о потоках денежных средств (поступление, направление денежных средств) с учетом остатков денежных средств на начало и конец отчетного года в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

В состав внутренней отчетности по денежным потокам организации  рекомендуется также составления отчета о движении денежных средств косвенным методом с целью его аналитического исследования и принятия обоснованных финансовых решений. Использование информации косвенного отчета о денежных потоках позволит установить основные причины отличия чистого денежного потока и чистой прибыли организации.  

,

                                                       Заключение

Проведенное исследование позволило сформулировать следующие выводы и предложения:

Обзор экономической  литературы по данной проблеме свидетельствует об отсутствии единой точки зрения по определению понятий денежных потоков. Поэтому можно определить категорию «денежные потоки» следующим образом: «Денежные потоки представляют собой не разовые поступления и платежи, а непрерывный процесс движения денежных средств в форме их поступления и расходования. Поток денежных средств следует рассматривать как процесс превращения ресурсов организации в деньги, а также как поступление и расходование денег за определенный период». Это позволит единообразно применять указанный термин на практике.