Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

За счет подотчетных сумм сотрудник  может приобретать имущество (основные средства) материалы, товары, работы, факт поступления которых должен подтверждаться первичным учетным документом, в  котором выделяется сумма НДС  и прикладывается счет-фактура.

 В зависимости от выполнения  условий принятия НДС к вычету  и является ли организация  плательщиком этого налога, «входной  НДС» можно:

- поставить к вычету;

- включить в стоимость приобретенных  товаров, материалов и т.д.;

-списать за счет собственных  средств организации. [1]

НДС ставиться к вычету только при  соблюдении следующих условий 

- налог предъявлен поставщиками (п.2 ст.171, п. 1 ст.172 НК РФ);

- товары, материалы (работы, услуги) приняты на учет;

- на купленные (товары, материалы, работы, услуги) есть счет-фактура.

Подотчетные лица при использовании  наличных денежных средств должны соблюдать  лимит расчетов в сумме 100000 руб., установленный банком России (Положение  ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У). Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей. При расчетах  посредством корпоративной банковской карты, этот лимит не применяется. [30., 135 с.]

Независимо от целей получения денег из кассы предприятия под отчет или на получение перерасхода подотчетных сумм,  выписывается расходный кассовый ордер (форма № КО-2), содержащий все необходимые реквизиты для передачи сумм в подотчет (Постан. Госкомстата №.88 от 18.08.1998 г.).

Для целей налогообложения операции по передаче денег в подотчет рассматриваются  как выдача аванса. До того момента  пока не будут получены товары (работы, услуги и т.п.) расходов у организации  не возникает, и подотчетные суммы  не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п.14, ст.270, п.3 ст.273, п.2 ст.346.17 НК РФ) не влияют на расчет ЕНВД (п. 1ст.346.29 НК РФ). [24., 178 с.]

На суммы, выданные в подотчет не начисляются:

- взносы на обязательное социальное страхование, объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы (услуги), с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч.1 ст.1, ч.1 ст.7, закон № 212-ФЗ от 24.09.2009 г.);

- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.).

НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается, так как деньги, выданные под отчет  не увеличивают налогооблагаемый доход  сотрудника. Только при отсутствии первичных документов в авансовом отчете и не возврате не использованных сумм, они подлежат обложению НДФЛ по ставке 13%.

Следует отметить, что документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

Следовательно, при формировании соответствующего перечня подотчетных лиц, утверждаемого впоследствии приказом руководителя по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность.

Иными словами, в общем случае с  работником, который может быть подотчетным  лицом, должен быть заключен договор  о полной материальной ответственности. Исключение, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей. [25., 365 с.]

Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу надо принимать перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России. [14]

В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право  на получение подотчетных сумм), а именно:

- с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных ценностей;

- с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций, а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

- с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

- с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

- лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек.

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции: [13., 436 с.]

– по приему и выплате всех видов  платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в  том числе не через кассу);

– по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов  и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

- по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей;

по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

- по купле (приему), продаже (торговле, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

- по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

- по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

- по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

- по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).[27., 352 с.]

Порядок заключения договоров  о полной материальной ответственности, а также перечни работ и  категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные  договоры, а также типовые формы  этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в  приложении № 2 (постановление Минтруда России № 85 от 31.12.2002 г.) [14]

Обобщая изложенное выше, следует отметить, расчеты с подотчетными лицами значимы на каждом хозяйствующем субъекте. Выдача и использование подотчетных сумм регламентируется законодательно-правовыми актами, но перечень сотрудников для выдачи денежных средств в подотчет организация определяет самостоятельно, как и необходимость заключения договора о материальной ответственности. Выдача денежных средств производится на основании заявления подотчетного лица. Выданные под отчет сумм используются по всем необходимым направлениям предприятия.

 

1.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Учет расчетов  с  подотчетными лицами ведется на основании  первичных учетных документов, подразделяющиеся на три группы, и подтверждающие: [17.,217 с.]

- факт выдачи целевого  аванса;

- факт совершения сделок;

- использование целевого  аванса.

Далее классификацию  расчетов с подотчетными лицами целевому признаку следует разделить на наличные (аванс выдан из кассы организации) и безналичные (аванс получен  путем списания денежных средств  со специального карточного счета).

К первичным документам, подтверждающим факт выдачи целевого аванса относятся: в случае наличных расчетов – расходный кассовый ордер (форма № КО-2), а случае безналичных расчетов – документы на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала, квитанция банкомата).

К первичным учетным  документам, подтверждающим факт совершения сделки  (независимо от формы расчетов) относятся:

- в случае совершения  сделок с организациями розничной  торговли: накладные, товарные чеки, счета фактуры, чеки ККТ;

- в случае осуществления  сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры и чеки контрольно-кассовой техники;

- в случае оплаты  сторонних работ и услуг: акты  выполненных работ (оказанных  услуг), счета организаций общественного  питания, квитанции, подтверждающие расходы подотчетного лица (оплату найма жилого помещения и билеты на проезд), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

К первичным учетным  документам, подтверждающим использование  целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществление командировочных и представительских расходов, - еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

После использования денежных средств, выданных в подотчет или по возвращении  из командировки,  или после проведения представительского мероприятия (но не позже срока выдачи подотчетных сумм),  сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1) со всеми необходимыми оправдательными документами и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства. Если подотчетное лицо  пользовалось корпоративной картой  - то она  сдается в бухгалтерию. [29., 465 с.]

Авансовый отчет – это унифицированная  форма первичной учетной документации, едина для всех целевых авансов, применяется юридическими лицами всех форм собственности.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом, на лицевой стороне – информация о сотруднике и о полученных и  израсходованных суммах, которые  отражены в таблице находящейся  на обратной стороне, где записывается перечень документов подтверждающих произведенные расходы  и суммы затрат по ним. Затем авансовый отчет подписывается лицом, и вместе с приложенными документами сдается в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет утверждается руководителем (или уполномоченным лицом) и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета формируются бухгалтерские проводки, и производится списание подотчетных сумм в установленном порядке. [16., 161 с.]

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, используется основной, расчетный, активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он может иметь развернутое сальдо, при этом дебетовое сальдо, отражает сумму задолженности за одним подотчетным лицом, а кредитовое – показывает долг организации другому подотчетному лицу.