Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

- представительские расходы – на проведении деловых встреч и презентации по применению технологии «No-Till – не  пахать» при выращивании озимой пшеницы и подсолнечника.

Корпоративная карта  хранится в сейфе у гл.бухгалтера и выдается командированному лицу под  роспись в «Журнале учета банковской карты», а по возращению из командировки она возвращается под роспись в журнале, с приложением слипов или чеков.

Кроме того, в ОАО «Дельта-Агро»  имеется приказ руководителя на применение норм расходов в командировках:

- суточные: 200 руб. г.Волгоград и Волгоградскую область, 600 руб. – в другие регионы России и 1500 в города Москву  и С-Петербург;

- проезд оплачивается  эконом классом, согласно проездных  билетов, включая проезд в купейном  вагоне поездов скорого назначения;

- расходы по найму  жилья – не выше 800 руб. за сутки в г.Волгограде и области и по 1600 руб. в г.Москва и С-Петербург и другие областные города.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам выданным им в подотчет в ОАО «Дельта-Агро»  применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который дебетуется  в корреспонденции со счетами денежных средств, полученных из кассы или снятых со специального рублевого карточного сета. Кредитуется счет со в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты, приобретенные ценности, в зависимости от характера произведенных расходов. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками признаются на предприятии как расходы по обычным видам деятельности.

При направлении  согласно приказа,  сотрудника в командировку ему выдается служебное задание, командировочное удостоверение и целевой аванс.  По итогам работы им составляется авансовый отчет, который утверждается руководителем и является основанием для бухгалтера по формированию бухгалтерских проводок, представленных в таблице 2.9.

Таблица 2.9

Проводки по отражению  в учете командировочных расходов

в ОАО «Дельта-Агро»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 26 (20) «Общехозяйственные расходы»	Списание суточных в пределах норм, оплата за найм жилья и расходов на проезд и пользование постельными принадлежностями
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 91-2 «Прочие расходы»	Списание суточных сверх установленных  норм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10 (08, 41) «Материалы»	Закуплены командированным лицом  товары, материалы, внеоборотные активы
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Запись на сумму выделенного  в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Оплата выполненных работ (оказанных  услуг) за счет полученных подотчетных  сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 76 «Расчеты с разными деб. и  кредит.	Командировочные расходы оплачены физическому лицу за работу
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 94 «Недостачи и потери по нерассмотренным  актам»	Списание остатка неизрасходованной  суммы, выданной в подотчет и несвоевременно возвращенной работником

 

В ОАО «Дельта-Агро»  авансовые отчеты лиц, работающих в Михайловском  районе  и других населенных пунктах, предоставляются в бухгалтерию только 30 числа отчетного месяца, руководителями отделений при прибытии на ежемесячное совещание у директора по итогам месяца.

 Значительны по  своему объему и авансовые  отчеты на административно-хозяйственные расходы, приобретение ГСМ и запасных частей, которые к учету принимаются с приложением надлежаще оформленных документов, завизированные начальником подразделения и утвержденные руководителем. При проверки этих отчетов бухгалтер контролирует установленную предельную сумм расчета наличными по одной сделке в пределах 100000 руб.

Представительские расходы  не значительны по объему и имели  место за исследуемый период только 4 случая, сумма проведенных мероприятий  в году не превышает 4% от суммы оплаты труда сотрудников.

Хозяйственные операции предприятия по отражению хозяйственных  и представительских расходов  представлены в таблице 2.10.

Таблица 2.10

Проводки по отражению  в учете хозяйственных и представительских  расходов в ОАО «Дельта-Агро»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 26  «Общехозяйственные расходы»	Расходы подотчетного лица, включаемого  с состав общехозяйственных расходов
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 20 «Основное производство»	Расходы подотчетного лица, относящиеся  к производственным затратам
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10 (08, 41) «Материалы»	Закуплены подотчетным лицом товары, материалы, запчасти ГСМ
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Запись на сумму выделенного  в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 68 «Расчеты по налогам  (НДС)»	Приняты к возмещению суммы НДС
Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»	Отражается сумма представительских  расходов
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 50 «Касса»	Возврат неиспользованных подотчетных  сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

В организации аналитического учета в ОАО «Дельта-Агро», вызванные во-первых, разбросанностью объектов по нескольким районам, во-вторых, однофамильцами сотрудниками имеющими одинаковые инициалы, в-третьих, не знанием бухгалтером лично всех подотчетных лиц.

Аналитический учет на предприятии ведется в разрезе подотчетных лиц, деление по подразделениям бухгалтером ведется только с использованием субконто. Управленческий учет по организации учетного процесса по расчетам с подотчетными лицами на предприятии не применяется. Для ввода информации о расходах, произведенных подотчетным лицом  из сумм выданных под отчет в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет», представлен на рис. 2.6.

 

Рис.2.6. Авансовый  отчет в программе 1С: Бухгалтерия 8,0

 

Документ формирует  бухгалтерские проводки и имеет  печатную форму установленного образца. Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят. Используя регистры учета по счету 71 – главную книгу и анализ счета  проводится сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету тождественны.

 В ОАО «Дельта-Агро» имеются трудности детализации учета без применения  управленческого учета с введением дополнительных субсчетов. Не случайно, имеют место случаи, когда авансовые отчеты одного подотчетного лица вносятся в базу другого. А также, работники сельского хозяйства, из-за незнания правильности оформления, передают недооформленные документы.

Поэтому допускаются  случаи принятия к учету бухгалтером  недооформленных авансовых отчетов, с учетом последующей доработки. И только на конец отчетного квартала бухгалтер затрачивает большое количество времени для устранения ошибок и приведение в соответствие материалов аналитического учета в разрезе подотчетных лиц по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ОАО «Дельта-Агро» является плательщиком предусмотренных законодательством налогов, соответственно подлежат налогообложению операции с подотчетными суммами.

Для целей налогообложения  операция по выдаче денег в подотчет рассматривается как выдача аванса, и соответственно данные суммы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

При поездке в командировку сотрудников, суточные у которых  превышают законодательно установленный  размер 700 руб. за сутки, при обработке  авансового отчета бухгалтерам исчисляется  общая сумма превышения и с которой производится начисление налогов и взносов:

- налог на добавленную  стоимость (НДФЛ) по ставке 13 %;

- взнос в пенсионный  фонд РФ  по ставке 26 %;

- взнос в фонд социального  страхования по ставке 2,9 %;

- взнос в территориальный фонд обязательного медстрахования – 2,0 %;

- взнос в федеральный  фонд обязательного медстрахования  – 3,1 %;

- взнос в ФСС от  несчастных случаев на производстве  по ставке  – 1,3 %.

 В 2008 г. – один  случай и в 2010 г. – два  случая были допущены, из-за ошибочного отражения данных в аналитическом учете, когда рассчитались с предприятия и ими не были погашены неиспользованные подотчетные суммы на протяжении пяти месяцев. При передаче материалов в судебные органы с этих лиц были взысканы выше перечисленные налоги и взносы.

Допускаются случаи, неиспользованные подотчетные суммы, не погашенные свыше  установленных 30 дней, удерживаются из начисленной оплаты труда по приказу  директора и письменному заявлению  сотрудника, но размер удержания не превышает 20% заработка за минусом удержаний НДФЛ. В противном случае сумма дробилась на несколько месяцев. При этом ни НДФЛ, ни взносы с работника не удерживались.

Подотчетными лицами оплачиваются расходы: за наем жилья, приобретение, материалов, запасных частей, товаров, ГСМ, выполненных работ, оказанных услуг и т.д., подтверждающиеся надлежаще оформленными документами, в которых выделен «входящий НДС» отдельной строкой и в необходимых случаях приложена счет-фактура на НДС. В этом случае, при обработке авансового отчета сумма НДС выделяется и ставится на возмещение из бюджета.

В том случае, когда  сумма НДС не выделена и не надлежаще  оформлена она включается в стоимость  расходов, а при расчете налога на прибыль НДС списывается в  расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли. При расчете на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам, если цена содержит в себе НДС, то списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Сельскохозяйственное предприятие находится на общем режиме налогообложения, и по сельскохозяйственной деятельности налог на прибыль исчисляется по ставке 0 %.

2.3 Анализ и сверка расчетов с подотчетными лицами

в ОАО «Дельта-Агро»

 

На ОАО «Дельта-Агро»  первостепенное значение уделяется  инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, основной целью которой является проверка полноты и обоснованности отражения в учете задолженности на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сверка расчетов в  ОАО «Дельта-Агро» проводится двумя  способами:

- сверяются суммы по телефону, уточняются расхождения, затем подотчетным лицам отправляется Акт на подтверждение подписями подотчетных лиц;

- производится сверка  с сотрудниками предприятия при  непосредственном их участии  (сотрудники аппарата управления), при этом составляется Акт инвентаризации расчетов в инвентаризационной описи (приложение к форме ИНВ-17), который подписывается подотчетным лицом и бухгалтером.

Выше перечисленные  инвентаризации расчетов проводятся на годовую отчетную дату, т.е. на 01 января. В течение года расчеты с подотчетными лицами сверяются, проводятся уточнения в учетных записях, но документально эти операции не оформляются из-за большого объема работы на этом участке.

По итогам инвентаризации рассматриваются суммы задолженности  руководством предприятия и принимаются меры: по удержанию просроченных сумм дебиторской задолженности (срок погашения которых истек) из оплаты труда сотрудников на основании письменного заявления и приказа руководителя. Нереальная ко взысканию дебиторская задолженность (в 2009 г. имел место один случай на 11,0 тыс.руб.) из-за неплатежеспособности (в связи со смертью) должника была списана за счет прочих расходов предприятия и подлежит учету на забалансовом счете в течение 10 лет.

В процессе деятельности ОАО «Дельта-Агро» часто приходится сталкиваться с ситуациями, покупки небольших партий товара и некоторых операционно-хозяйственных расходов. Эти операции осуществляются через работников предприятия, находящих в трех районах области, занчительно удаленных друг от друга, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику и порядок проведения  анализа расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро».

Анализ дебиторской  и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами не проводится и соответствующим образом не оформляется, поэтому его следует провести самостоятельно.

Для анализа задолженности  будут использованы данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Бухгалтерский баланс (форма № 1) для этого составим аналитическую таблицу (табл. 2.11).

Таблица 2.11

Аналитическая таблица  оценки задолженности по расчетам с  подотчетными лицами ООО «Дельта-Агро»

№пп	Наименование показателя	2008 год			2009 год				2010 год				Отклонение 2010г. (+_) к			Темп  роста,        %
		сумма	уд.вес		сумма		уд.вес		сумма		уд.вес		2008		2009
1	2	3	4		5		6		7		8		9		10	11
1	Дебиторская задолженность
1.1	- на начало исслед.	6650		5,11		-		-		-	-		-	-		-
1.2	- на конец года	12352		5,85		41863		17,53		79755	23,18		+67403		+37892	10 р
1.3	- - к общей сумме З  адолженности	211041		100,0		238861		100,0		344082	100,0		-		-	163,0
1.4	- - к оборотным актив.	357581		3,45		577110		7,25		709552	11,24		+7,79		+3,99	325,8
1.5	-  - к валюте баланса	605722		2,04		1147928		3,65		1576960	5,06		+3,02		+1,14	248,0
2	Кредиторская задолженность
2.1	- на начало исслед.	15	0,10		-		-		-			-	-		-	-
2.2	- на конец года	16	0,05		96		0,14		127			0,49	+111		+31	7,9 р
2.3	- к общей сумме  задолженности	34713	100,0		67172		100,0		25556			100,0
2.4	- к краткосрочным  обязательствам	106913	0,01		259942		0,04		304466			0,05	+0,04		+0,01	5 р
2.5	-  к валюте баланса	605722	0,002		1147928		0,008		1576960			0,008	+0,06		-	4 р