Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерской (финансовой) отчетности задолженность по расчетам с подотчетными лицами отражается в Бухгалтерском балансе (форма № 1) развернуто, а именно, дебиторская задолженность показывается в активе, в разделе II Оборотные активы по статье «Дебиторская задолженность» (стр.1230). Наличие кредиторской задолженности отражается в пассиве баланса в разделе V Краткосрочные обязательства по статье «Кредиторская задолженность» (стр. 1520).

По дебетовой стороне  счета записи отражаются на основании  первичных документов (расходный  кассовый ордер, слипы и квитанции  банковской карты, накладная на получение  материалов и др.). Приведенные бухгалтерские проводки по увеличению дебиторской задолженности за подотчетными лицами представленные в таблице 1.1.[25., 311 с.]

Таблица 1.1

Отражение увеличения дебиторской  задолженности по расчетам за подотчетными лицами на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Выданы из кассы деньги под отчет  командированному сотруднику
Кт 50 «Касса»
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов
Кт 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»

 

 

По кредитовой стороне  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются все виды списания задолженности с подотчетных лиц, независимо от способа оплаты административно-хозяйственных, служебных и представительских расходов. Подотчетные лица за полученные и израсходованные денежные средства на оплату хозяйственных, командировочных и других расходов должны отчитаться перед бухгалтерией, то есть составить авансовый отчет. К нему прикладываются все документы, подтверждающие произведенные расходы, которыми в основном являются кассовые и товарные чеки.

Авансовый отчет с  приложенными документами передаётся в бухгалтерию, где он проверяется  арифметически, а так же обращается внимание на правильность оформления документов  и расходования средств по назначению: на дату, наименование организации (на кассовом и товарном чеках должны совпадать); на заполнение всех реквизитов товарного чека. Все приложенные к авансовому отчету документы нумеруются, согласно произведенным записям. После поверки авансовый отчет утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

Таким образом, основанием для записи является утвержденный  руководителем авансовый отчет, это одновременно  является списанием подотчетных денежных сумм с подотчетного лица.

Бухгалтерские записи, отражающие списание долга с подотчетного лица  представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Списание задолженности  по расчетам с подотчетных лиц

 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
08 «Вложения во внеоборотные  активы»	Приобретение внеоборотного актива за счет подотчетных сумм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10»Материалы»	Приобретение ГСМ (запасных частей, сырья материалов за счет подотчетных сумм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 41«Товары»	Оприходованы товары, приобретенные  подотчетным лицом
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Одновременно, запись на сумму выделенного в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»	Оплата выполненных работ (оказанных  услуг) за счет полученных подотчетных  сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 20 «Основное производство»	Командировочные или иные  расходы, связанные с основным  производством
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 25 «Общепроизводственные расходы»	Командировочные или иные  расходы, связанные с цехами обслуживания производств.
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»	Командировочные или иные  расходы, связанные с аппаратом управления
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 44 «Расходы на продажу»	Командировочные или иные  расходы, связанные со сбытом готовой продукции или с основной деятельностью торговой организации
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 91-2 «Прочие расходы»	Представительские расходы (командировоч-ные  расходы: неподтвержденные документа-ми или сверхнормативное использование суточных)
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 97 «Расходы будущих периодов»	Расходы, учтенные в составе расходов будущих периодов или командировка по заключению договоров на следующий  год
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами
Дт 94 «Недостачи и потери по нерассмотренным актам»	Списание остатка неизрасходованной  суммы, выданной в подотчет и несвоевременно возвращенной работником
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами

 

 

Детализация учетной  информации по расчетам с подотчетными лицами обеспечивается организацией аналитического учета по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе сотрудников организации, кому выдаются деньги в подотчет, и по каждой авансовой выдаче  в разрезе месяца. Ведение аналитического учета обеспечивается линейно-позиционным способом и ведомость по счету отражает наличие задолженности. [18.,171 с.]

1.3 Порядок анализа состояния расчетов с подотчетными лицами

 

Состояние дебиторской  и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия.

Анализ расчетов с  подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию  организации учета контроля за расчетами  с подотчетными лицами на предприятии. [34., 157 с.]

Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской  и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой  мер по устранению причин возникновения  задолженности.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

- следить за соотношение  дебиторской и кредиторской задолженности  в разрезе подотчетных лиц  предприятии;

- контролировать состояние расчетов  по несвоевременно возвращенным подотчетным (просроченным) суммам сотрудниками предприятия;

- исследовать причины нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм  и ведения синтетического учета  с подотчетными лицами;

- определение мероприятий по  улучшению состояния расчетов  с подотчетными лицами.

Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами проводится на основе материалов внутреннего учета, бухгалтерской отчетности и данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

При анализе расчетов с подотчетными лицами следует обратить внимание на следующие  моменты:

- определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;

- не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

- не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;

- имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;

-  своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Анализ расчетов с  подотчетными лицами должен проводится бухгалтерской службой, финансовым или планово-экономическим отделом  ежемесячно. В процессе анализа используются методы группировки, сравнения, относительных величин и исчисления коэффициентов.

Количественный анализ состояния дебиторской задолженности  по расчетам с подотчетными лицами следует начинать с  общей оценки динамики её в целом по предприятию  и в разрезе структурных элементов  предприятия (аппарат управления, водители, менеджеры и т.п.).

Качественный анализ дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами позволяет  определить динамику абсолютного и  относительного размера просроченной краткосрочной и долгосрочной. Целесообразно при анализе составлять таблицу, в которой дебиторская задолженность за подотчетными лицами будет классифицироваться  по срокам образования.

 Эта группировка  позволит руководителю принимать  управленческие решения, в области  расчетов по подотчетным суммам. В ходе анализа дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами  рассчитываются  следующие показатели. [33.,499 с.]

1 Оборачиваемость задолженности  в оборотах  :

            (1.1)

Где средняя дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами определяется по формуле:

                                                                               (1.2)

2. Оборачиваемость дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами в днях : [20.,272 с.]

       (1.3)

где: оборачиваемость задолженности по расчетам с подотчетными лицами,

        средняя за год задолженность по расчетам с подотчетными лицами,

        отчетный период в днях.

3.Доля дебиторской задолженности  расчетов с подотчетными лицами  в  общем объеме текущих  активов  :

                                                (1.4)

4.Доля сомнительной  дебиторской задолженности по  расчетам с подотчетными лицами  в составе дебиторской задолженности  :

                      (1.5)

5.Удельный вес дебиторской  задолженности в объеме реализации  :

                (1.6)

 

Кроме того, для обобщения  результатов анализа по данным аналитического учета следует составлять сводную  таблицу, в которой дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами классифицировать по срокам образования: до 1 мес., от 1 до 3 мес.; от 3 до 6 мес., от 6 до 12 мес. и свыше 12. Ежемесячное составление такой таблицы позволит бухгалтеру представлять картину состояния расчетов и выявлять просроченную задолженность.[21., 117 с.]

 

Анализ дебиторской  задолженности дополняется анализом кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, который проводится аналогично с исчислением выше указанных показателей Рассматривая расчеты с подотчетными лицами на практическом предприятии, то следует отметить, что наибольший объем задолженности приходится на дебиторскую, т.е. задолженность подотчетных лиц. Однако имеются случаи и возникновения кредиторской задолженности, которая переходит из конечных дат одного месяца в другой, а так же несвоевременного получения перерасхода по авансовым отчетам подотчетных сумм по ряду объективных и субъективных причин. [37., 264 с.]

В заключение анализа  следует произвести сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами, для этого следует использовать таблицу 1.3.

Таблица 1.3

Сравнительный анализ дебиторской  и кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами

Наименование показателя	Задолженность по расчетам с подотчетными лицами
	дебиторская	кредиторская
1	2	3
1. Темп роста,  %	133,9	38,04
2. Оборачиваемость в оборотах	2,07	13,43
3. Оборачиваемость в днях	173,6	26,8

 

Состояние кредиторской задолженности, во многом определяется состоянием кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность расчетов с подотчетными лицами – величина управляемая и для этого на предприятии разрабатываются конкретные меры по управлению процессом изменения дебиторской задолженности.

- своевременно выявлять недопустимые виды задолженности (просроченные, неоправданные);

- контролировать состояние  расчетов по подотчетным лицам,  как в течение месяца, так и  по его окончанию;

- следить за соотношением  дебиторской и кредиторской задолженности;

- установить жесткий контроль за порядком выдачи подотчетных сумм.

Обобщая теоретические  основы организации бухгалтерского учета и анализа расчетов с  подотчетными лицами, следует отметить, что денежные средства в подотчет выдаются только тем работникам организации, которые указаны в приказе руководителя. Не допускается выдача в подотчет лицам, не отчитавшимся за ранее взятые суммы и передача денежных средств другому работнику. Расчеты между юридическими лицами по одной сделке (договору) на должны превышать 100000 рублей. В подотчет денежные средства выдаются на административно-хозяйственные нужды, выполнение служебных заданий в командировке и представительские расходы – путем выдачи наличных денег или банковской корпоративной карты. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а аналитический учет обеспечивает детализацию в разрезе сотрудников и целевого аванса. Авансовый отчет подотчетного лица – это основание по списанию задолженности с подотчетного лица.