Проверка организации документального оформления и аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда

Для учета использования рабочего времени всех категорий служащих и контроля за соблюдением рабочими и служащими трудового распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду в ОАО «Магнит» использовался табель учета использования рабочего времени по форме №Т-13.

В ОАО «Магнит» начальники каждого структурного подразделения учитывали явки (неявки) сотрудников своего подразделения самостоятельно, и подавали данные в отдел кадров. Уполномоченный сотрудник отдела кадров составлял сводный табель на сотрудников всего предприятия в одном экземпляре. Заполненный табель подписывался лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдавался в бухгалтерию предприятия, где на его основе рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем в бухгалтерию ОАО «Магнит» передавались приказы о предоставлении отпусков сотрудникам и больничные листки нетрудоспособности.

Расчет пособий по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам производился на основании листков нетрудоспособности, выдаваемых врачами лечебно-профилактических и санитарно-противоэпидемических учреждений, которые предоставлялись сотрудниками сразу же после восстановления трудоспособности.

Для расчета заработной платы бухгалтер ОАО «Магнит»с помощью программы Microsoft Excel заполнял табель учета рабочего времени и на основании данных табеля рассчитывал заработную плату и сумму налогов. После расчета заработной платы бухгалтер распечатывал расчетную ведомость (форма №Т-51) и отдавал на утверждение главному бухгалтеру и руководителю организации. Затем бухгалтер на основании утвержденной расчетной ведомости формировал платежную ведомость при помощи электронной системы «Зарплатный проект» и по системе «Клиент-Банк» отправлял в банк, где на основании полученной платежной ведомости заработная плата распределялась на лицевые счета работников организации. Выплата заработной платы безналичным путем осуществлялась на основе заявления работника, в котором должны быть указаны реквизиты его текущего счета, открытого коммерческим банком.

При увольнении работника все суммы, причитавшиеся ему от организации, выплачивались в день увольнения. Заработная плата выдавалась в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка и трудовым договором.

Аналитический учет оплаты труда в ОАО «Магнит» в анализируемом периоде велся по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы №Т-54). Лицевые счета открывались на каждого работника организации в момент его принятия на работу. По окончании календарного года лицевой счет работника закрывался и открывался новый лицевой счет на следующий год.

Процедуры проверки по существу расчетов по оплате труда были проведены выборочным способом. Были выбраны личные дела и лицевые счета конкретных работников и проверено соответствие информации о дате найма и переводах, условиях оплаты труда (ставка, оклад) и дополнительных выплатах. При этом проверялось соблюдение штатной дисциплины и установленных должностных окладов.

В процессе проверки установлена идентичность данных о количестве отработанного времени путем сверки данных табеля учета использования рабочего времени, расчетной ведомости и лицевого счета.

Проверяя правильность и обоснованность начисления премий, была сопоставлена информация положения о премировании, приказов, расчетных ведомостей и лицевых счетов. Начисление премий санкционировано приказом руководителя и решением совета учредителей. При проверке оплаты за время отпуска были сопоставлены даты начала отпуска по приказу и табелю, проверена правильность определения расчетного периода и соответствие сумм заработной платы по месяцам расчетного периода в расчете отпускных и лицевом счете.

По результатам проверки можно сделать вывод, что документальное оформление и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда соответствует установленным требованиям.

2. Проверка организации синтетического учета расчетов с персоналом по оплате труда

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета расчеты по оплате труда в ОАО «Магнит» ведутся на синтетическом счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». На указанном счете учитывается все виды заработной платы, премии, входящие в систему оплаты труда предприятия, пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, пенсии работающих пенсионеров, а также причитающиеся работникам доходы по ценным бумагам данного предприятия. Так как этот счет пассивный, то по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются начисление сумм заработной платы, премий, пособий, пенсий и других доходов работника. По дебету этого счета показываются их выплата, а также суммы начисленных налогов, платежей по всем видам исполнительных документов и прочие удержания. Сальдо на конец месяца характеризует сумму оставшегося за предприятием долга по заработной плате перед работниками.

Для отражения в бухгалтерском учете начисленной заработной платы предприятие самостоятельно выбирает счет по учету затрат в соответствии с видом деятельности предприятия и структурой производства. В процессе проверки было установлено, что начисление заработной платы и иных выплат в ОАО «Магнит» в проверяемом периоде отражалось следующими записями:

— включение затрат на оплату труда в затраты, связанные с реализацией товаров, оформлялось записью:

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— начисление сумм премий по итогам работы за календарный год по решению собственников организации:

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— начисление выплат социального характера отражалось:

Дебет 91 «Прочие расходы и расходы»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Основание для отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации операций по выплате заработной платы работникам посредством перечисления на электронные банковские карты — выписка банка. Ежемесячно в бухгалтерском учете ОАО «Магнит» оформлялась следующая запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Однако следует иметь в виду, что Инструкцией по применению Плана счетов на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предусмотрен аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда в разрезе каждого работника организации, а информация, отраженная в банковской выписке, такой возможности не предоставляет. Поэтому для отражения в учете выплаты заработной платы бухгалтерская запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» неприемлема.

Данная форма расчетов с персоналом по оплате труда позволяет исключить возможность невыдачи заработной платы. Таким образом, в проверяемом периоде не проводились операции по депонированию заработной платы.

Согласно Федеральному закону пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ОАО «Магнит» исчислялось из среднего заработка работника за 2 календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, с учетом страхового стажа и иных условий, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами об обязательном социальном страховании.

Пособие по временной нетрудоспособности и по беременности и родам выплачивалось по одному месту работы с учетом заработка у других работодателей, либо по всем местам работы, а пособие по уходу за ребенком выплачивалось по одному месту работы по желанию сотрудника.

Размер пособия по временной нетрудоспособности определялся в зависимости от продолжительности страхового стажа. Если страховой стаж работника не превышает 6 месяцев, то расчет пособия по временной нетрудоспособности производился исходя из МРОТ. В случае, если работник в расчетном двухлетнем периоде не имел заработка, а также в случае, если средний заработок, рассчитанный за эти периоды, в расчете за полный календарный месяц оказывался ниже минимального размера оплаты труда, установленного Федеральным законом на день наступления страхового случая, то средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, принимался равным минимальному размеру оплаты труда. Расчет пособия по временной нетрудоспособности осуществлялся путем умножения количества календарных дней болезни на средний дневной заработок исходя из МРОТ. Средний дневной заработок определялся путем умножения минимального размера оплаты труда (в 2012 г. МРОТ по Краснодарскому краю=6112 р.) на 24 и деления на 730 календарных дней.

Если страховой стаж работника превышал 6 месяцев, то расчет пособия производился по средней заработной плате с учетом коэффициента, зависящего от страхового стажа:

1. до 5 лет — 60% среднего заработка;
2. от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;
3. свыше 8 лет — 100% среднего заработка.

Размер пособия по беременности и родам составлял 100% среднего заработка и не зависел от продолжительности страхового стажа. Для утверждения правил подсчета и подтверждения страхового стажа указанный стаж определялся в соответствии с записями в трудовой книжке.

В средний заработок, исходя из которого, исчислялись пособия, включались все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислялись страховые взносы в ФСС за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, в том числе за время работы у других страхователей. Средний дневной заработок для исчисления пособий определялся путем деления суммы начислений за 2 года с учетом ограничения в 512 000 р. в 2012 г. за каждый год на 730 календарных дней.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивалось за каждый календарный день болезни, начиная с первого дня и до выздоровления работника. При этом первые три дня болезни оплачивались за счет ОАО «Магнит», а последующие дни — за счет средств ФСС РФ. Данное ограничение касалось тех случаев, в которых работник заболел сам или получил травму. Если же выплата пособий оформлялась по уходу за заболевшим членом семьи, при карантине, в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием либо в связи с операциями по искусственному прерыванию беременности, то вся сумма выплачивалась за счет ФСС РФ.

Пособие по временной нетрудоспособности назначалось, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности.

Операции по начислению и выплате пособия по временной нетрудоспособности в ОАО «Магнит» отражались следующими записями:

— начисление пособия за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств ОАО «Магнит»:

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— начисление пособия за последующие дни временной нетрудоспособности за счет средств ФСС:

Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— перечисление суммы пособия на банковский счет сотрудника:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Отпуск работникам ОАО «Магнит» в проверяемом периоде предоставлялся в соответствии с графиком отпусков. В ходе проверки установлено, что сотрудники, имеющие право на удлиненный основной отпуск или дополнительный отпуск, в штате организации не состоят.

По желанию сотрудников и с согласия работодателя отпуск разбивался на несколько частей, при этом одна из частей была не менее 14 календарных дней. Если на период отпуска приходились нерабочие праздничные дни, то в общую продолжительность отпуска они не включались и не оплачивались.

В основе расчета отпускных лежит средний дневной заработок работника. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период (12 календарных месяцев) на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Начисление отпускных в ОАО «Магнит» отражалось следующими записями:

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

В случае если период отпуска приходился более чем на один календарный месяц, то начисление отпускных в части, относящейся к текущему месяцу, производилось записью:

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Начисление отпускных, относящихся к следующему месяцу, оформлялось записью:

Дебет 97 «Расходы будущих периодов»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В процессе проверки установлено, что учетная политика организации не предполагает создание резерва на предстоящую оплату отпусков.

Проверка удержаний из заработной платы производилась выборочно на основании тех же лицевых счетов, по которым проверялось начисление оплаты труда. Так же для контроля расчетов по оплате труда использовались первичные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные ведомости, платежные ведомости и выписки банков.

Удержания из заработной платы работников подразделяются на:

— обязательные, производимые по закону;

— удержания по инициативе предприятия или самого работника.

При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний в соответствие с законодательством не превышал 20%. Однако возможны два исключения: