Учет денежных средств на предприятии

Аудитор_________________________  Отчетный документ принят и

 

Результаты нарушений, выявленных при проведении арифметической проверки документов представлены в табл. 2.15.

 

 

Таблица 2.15

Рабочий документ аудитора. Сводка нарушений, выявленных в результате арифметической проверки документов в ООО «Бэлло»

Наименование документа	Дата (период) составления	Сумма по документу	Сумма по расчету аудитора	Сумма расхождений
Журнал ордер №1	10.12.2011	25400	25400	Нет
Ведомость №1	11.12.2011	23323	23323	Нет
Журнал-ордер №2	12.12.2011	10500	10000	500
Ведомость №2	13.12.2011	29004	29004	Нет
Ведомость аналитическая учета расчетов с покупателями	14.12.2011	10896	10896	Нет

 

При проверки корреспонденции счетов по каждой кассовой операции, были выявлены нарушения и ошибки, которые зафиксировались в рабочей таблице (ведомости) по следующей форме (табл. 2.16).

Таблица 2.16

Ведомость проверки кассовых операций в период с 01.12.11 по 31.12.11г.

№ п/п	Документ, дата составления	Содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов		Характер и сущность нарушения, выводы и предложения
				дебет	кредит
1	РКО №10 от 12.12.11	Выдана материальная помощь	700	26	50	Необоснованно материальная помощь отнесена на издержки производства. Следовало сделать начисление на социальное страхование (нет справки)
2	ПКО № 6 от 25.12.11	Стоимость реализованных материалов работнику	300	50	10	Неправильная корреспонденция счетов. Необходимо дать проводку: дебет сч. 50, кредит сч.62

 

Таким образом, при проведении проверки были получены следующие результаты:

1. При проведении  ревизии кассы, было нарушено  составление отчета по кассе.

2. Проверка правильности хранения дубликатов ключей хранятся нарушений не показала. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

3. Расположение кассы соответствует требованиям Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При проведении проверки были выявлены следующие нарушения:

- в кассе обнаружена  недостача наличных денег.

- в кассовой  книге допускаются подчистки  и неоговоренные исправления.

- на договоре о материальной ответственности отсутствует роспись кассира об ознакомлении с «Порядком ведения кассовых операций»

Согласно приказу руководителя об отнесении недостачи и излишков, бухгалтерские проводки будут такими:

1) Выявлена недостача  наличных денег на сумму 1828 руб.20 коп. и ценных бумаг на сумму 5000 руб.

Д 94  К 50  на сумму 6828 руб.20 коп.

Т.к. недостача отнесена на материально-ответственное лицо, тогда: Д 73.2  К 94 на сумму 6828 руб.20 коп.       

Д 50 (или 70)  К 73.2  на сумму 6828 руб.20 коп.

Если бы недостача не была отнесена на материально-ответственное лицо, тогда:

Д 99  К94 на сумму 6828 руб.20 коп.

2) Оприходованы  излишки почтовых марок на  сумму 1,50 руб.

Д 50  К 99  на сумму 1 руб.50 коп.

Отчет по кассе должен составляться ежедневно в конце рабочего дня. Согласно п.24  из письма ЦБРФ от 04.10.1993 г № 18 об утверждении "Порядка ведения кассовых операций  в РФ»

3) Дубликаты  ключей от сейфа для хранения  денег хранятся у кассира Мхайловой Н.П.

Все наличные деньги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

На договоре о материальной ответственности отсутствует роспись кассира об ознакомлении с «Порядком ведения кассовых операций».

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

 Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом  ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке, в тексте  ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

 

3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ ООО «БЭЛЛО»

Для успешной работы бухгалтерии и повышения уровня внутреннего контроля предлагается разработать график документооборота по учету денежных средств, в виде перечня работ по созданию обработки документов выполненные структурным подразделением с указанием ответственных лиц и срокам выполнения (Приложение В).

Отлаженная система документооборота всегда являлась одной из составляющих успешного функционирования организации, которая обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы организаций и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки учетных работников, своевременность бухгалтерских записей.

Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;
• движение документов по рабочим местам;
• прием документов в бухгалтерии;
• обработка документов в бухгалтерии;
• сдача документов в архив.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения организации, куда предоставляются документы.

По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:

1. порядок составления документа;
2. порядок проверки документа;
3. порядок обработки документа;
4. порядок передачи документа в архив.

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
• при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;
• документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы.

Процесс создания оптимальной системы документооборота достаточно сложен и длителен.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

Контроль за соблюдением графика документооборота возложить на главного бухгалтера.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Можно выделить три направления совершенствования документооборота:

Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов, применяя специализированные форы учетных документов, так как унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами. Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Сокращение количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

С учетом указанных рекомендаций разработан график документооборота на участке учета денежных средств.

Для совершенствования внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ООО «Бэлло» следует:

• предоставить кассиру надлежащую охрану и специальное транспортное средство при доставке денег на предприятие.
• дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться в сейфе руководителя.
• производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам только день их составления.
• разработать программу для организации внутреннего контроля за использованием денежных средств предприятия.

ООО «Бэлло» можно предложить примерную программу внутрихозяйственного контроля (табл. 3.1). Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

 

Таблица 3.1

Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств ООО «Бэлло»

№ п/п	Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1.	Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег
1.1.	Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе	ежедневно	кассир
1.2.	Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности	ежеквартально, ежедневно	Директор, гл. бухгалтер, кассир
1.3.	Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	ежедневно	гл. бухгалтер
1.4.	Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в ООО «Бэлло» и его структурные подразделения	в день получения денег	гл. бухгалтер, руководитель
2.	Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств
2.1.	Проверка наличия (инвентаризация) денег	ежемесячно	гл. бухгалтер,
2.2.	Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег:	ежемесячно	гл. бухгалтер
	а) полученных из банка б) за реализованные услуги и работы	по плану работы систематически; при составлении ж/о №1	гл. бухгалтер
2.3.	Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	ежемесячно по плану	гл. бухгалтер
2.4.	Проверка порядка регистрации кассовых ордеров	ежедневно	гл. бухгалтер
2.5.	Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций.	Систематически	гл. бухгалтер,
3.	Контроль за использованием денежных средств.
3.1.	Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению	ежедневно, по плану	гл. бухгалтер,
3.2.	Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки	ежемесячно	гл. бухгалтер
3.3.	Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами	систематически по плану	гл. бухгалтер
3.4.	Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам	ежемесячно	гл. бухгалтер