Учет и анализ расчетов с персоналом по оплате труда в коммерческих организациях

Компенсация за использование  личного автотранспорта выплачивается  на основании приказа руководителя организации, в котором указывается  вид автотранспортного средства, размер компенсации, а также Ф.И.О. работника, получающего компенсацию.

Необходимо наличие нотариально  заверенной копии технического паспорта автомобиля (мотоцикла), должностную  инструкцию сотрудника, из которой  понятно, что его работа связана  с постоянными служебными разъездами, отдельное письменное соглашение или  указание в трудовом договоре, устанавливающее  размер компенсации. Если работник управляет  автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

В бухгалтерском учете  организации компенсация в полном объеме относится на затраты. В налоговом  учете компенсация за использование  автотранспорта включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Для легковых автомобилей (как  отечественных, так и импортных) с объемом двигателя до 2000 см3 = 1200 руб. в месяц, более 2000 см3 = 1500 руб. в месяц, личный мотоцикл = 600 руб. в  месяц. За время отсутствия работника  на рабочем месте, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (отпуск, болезнь, командировка и др.).

Однако сумма компенсации  за использование для служебных  поездок личных автотранспортных средств признается расходом только после перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) работнику (подпункт 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Превышение суммы компенсации  над установленными нормами налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает.

Разница между фактически выплачиваемой суммой компенсации  и установленной законодательством  будет являться для работника  доходом, и облагаться НДФЛ.

Как реально подтвердить  факт использования личного автомобиля в служебных целях? Ведомства  настаивают на оформлении путевого листа  по автомобилю (письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690). Такой же точки зрения придерживаются и некоторые арбитражные суды (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).

В арбитражной практике есть решения и в пользу организаций, например Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8

1.2. Нормативное  регулирование аудита расчетов  с персоналом по оплате труда

Для нормативного регулирования  оплаты труда работникам организации  следует рассмотреть такие нормативно-правовые акты, как:

1) Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г., 3 ноября 2006 г., 23 ноября 2009 г., 8 мая 2010 г.);

2) План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  организаций и инструкция по  его применению (утв. приказом  Минфина России от 31.10.2000 № 94н,  в ред. от 18.09.2006 № 115н);

3) Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в РФ, утвержденное  приказом Минфина России от 29.07.1998 г. N 34н (с изм. и доп. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г.; 18 сентября 2006 г., 26 марта 2007 г.);

4) Приказ Минфина России  от 22.07.2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской  отчетности организаций" (с изменениями  и доп. от 31 декабря 2004 г.; 18 сентября 2006 г.);

5) Трудовой кодекс РФ  от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с последними  изменениями и дополнениями от 7 мая, 17, 24 июля, 10, 25 ноября 2009 г.);

6) Постановление Правительства  РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (с изменениями от 11 ноября 2009 г.);

7) Постановление Госкомстата  России от 05.01.2004 г. г. N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты".

Необходимо особое внимание уделить оформлению операций по расчетам с персоналом по оплате труда первичными учетными документами.

Унифицированные формы первичной  учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1, введены в действие 26 марта 2004 г.. Они являются обязательными для всех российских предприятий, независимо от формы собственности этого предприятия.

Для оформления хозяйственных  операций по учету труда и его  оплате постановлением Госкомстата  утверждены следующие формы первичной  учетной документации:

1) N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

2) N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

3) N Т-2 "Личная карточка  работника";

4) N Т-2ГС (МС) "Личная карточка  государственного (муниципального) служащего";

5) N Т-3 "Штатное расписание";

6) N Т-4 "Учетная карточка  научного, научно-педагогического работника";

7) N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу";

8) N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую  работу";

9) N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

10) N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

11) N Т-7 "График отпусков";

12) N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении)";

13) N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работниками (увольнении)";

14) N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

15) N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в  командировку";

16) N Т-10 "Командировочное  удостоверение";

17) N Т-10а "Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении";

18) N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

19) N Т-11a "Приказ (распоряжение) о поощрении работников";

20) N Т-12 "Табель учета  рабочего времени и расчета  оплаты труда";

21) N Т-13 "Табель учета  рабочего времени";

22) N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

23) N Т-51 "Расчетная ведомость";

24) N Т-53 "Платежная ведомость";

25) N Т-53а "Журнал регистрации  платежных ведомостей";

26) N Т-54 "Лицевой счет";

27) N Т-54а "Лицевой счет";

28) N Т-60 "Записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику";

29) N Т-61 "Записка-расчет  при прекращении (расторжении)  трудового договора с работником (увольнении)";

30) N Т-73 "Акт о приеме  работ, выполненных по срочному  трудовому договору, заключенному  на время выполнения определенной  работы".

1.3  Цели и задачи аудита расчетов с персоналом по оплате труда

Целью аудита расчетов с персоналом по оплате труда является установление соответствия применяемой в организации  методики бухгалтерского учета нормативным  документам с тем, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

Задачи аудита расчетов с персоналом по оплате труда:

- изучение системы внутреннего контроля расчетов с персоналом организации;

- подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

- проверка соблюдения норм действующего законодательства в части начислений и удержаний;

-  оценка системы организации аналитического и синтетического учета;

- проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда.

Последовательность работ при  проведении аудита расчетов с персоналом по оплате труда можно разделить на три этапа:

1.  Ознакомительный

2.  Основной.

3.  Заключительный.

Проверка осуществляется на основе представленных документов:

-  бухгалтерского баланса (форма № 1);

-  отчета о прибылях и убытках (форма № 2);

-  отчета о движении денежных средств (форма № 4);

-  приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

-  главной книги или оборотно-сальдовой ведомости;

-  положения об учетной политике организации;

-  регистров бухгалтерского учета по счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".

Кроме того, анализируются внутренние документы по следующим формам:

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работниками (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении  работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о  поощрении работников";

№ Т-12 "Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда";

№ Т-13 "Табель учета рабочего времени";

№ Т-51 "Расчетная ведомость";

№ Т-53 "Платежная ведомость";

№ Т-53а "Журнал регистрации платежных  ведомостей";

№ Т-54 "Лицевой счет";

№ Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении)";

№ Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Также принимаются во внимание распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового  характера (подряда, возмездного оказания услуг и др.), договоры личного  страхования, на выдачу ссуд, продажу  товаров в кредит и т.д.

Ознакомительный этап

В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками  организации. Взаимоотношения между  работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами – Гражданским кодексом (ГК) и  Трудовым кодексом (ТК) Российской Федерации (РФ). В соответствии с этими документами  трудовые отношения могут быть оформлены  трудовым договором (контрактом), коллективным договором или договором гражданско-правового  характера.

В ст.56 ТК РФ указано, что трудовой договор – это соглашение между  работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные этим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми  актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими  нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В Законе Российской Федерации от 11.03.1992 № 2490-1 "О коллективных договорах  и соглашениях" коллективный договор  и другие локальные нормативные  акты регулируют трудовые отношения  наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным нормативным  актам относятся положение о  системе оплаты труда, положение  о премировании и др., в которых фиксируются условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации.

Договор гражданско-правового характера (далее – договор ГПХ) заключается  с физическими лицами, которые  могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без образования  юридического лица. При проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы  отличить трудовой договор от договора ГПХ, что важно при начислении страховых взносов. Если трудовой договор  заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом  договоров ГПХ являются определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает  под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам  ГПХ эти льготы не предоставляются.