Учет и аудит материально производственных запасов

Инвентаризационные описи подписывают все члены комиссии, а материально ответственные лица, кроме того, по каждой описи дают расписку: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Оформленные описи передаются в бухгалтерию для составления сличительных ведомостей. Сличительные ведомости составляют только по ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывают главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостача или излишки, материально ответственное лицо представляет письменное объяснение. Недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица по материалам одного и того же наименования. Недостача ценностей сверх норм убыли и потери от порчи материалов, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, могут быть списаны самими организациями.

Инвентаризация товарно – материальных ценностей в ООО «АрктикаСпецТранс» была проведена перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - 13 декабря 2013 г. Приказом руководителя данного предприятия была создана инвентаризационная комиссия в составе бухгалтера, одного из мастеров и кладовщика. По итогам инвентаризации была составлена инвентаризационная ведомость. Рассмотрим порядок отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета ООО «АрктикаСпецТранс».

В результате инвентаризации материалов выявлена недостача лакокрасочных материалов в пределах норм естественной убыли в сумме 300 руб. Материалы использовались на содержание производственных цехов и хозяйств, поэтому в бухгалтерском учете на сумму недостачи материалов по фактической себестоимости в пределах норм естественной убыли, относится на общепроизводственные расходы.

В результате инвентаризации был обнаружен излишек запасных частей. Их рыночная стоимость составила 5000 руб. На складе в ходе инвентаризации выявлена также недостача запасных частей по фактической себестоимости 1500 руб. Сумма НДС по недостающим материалам, ранее принятая к вычету из бюджета, составляет 270 руб. Недостача образовалась по вине заведующего складом, из зарплаты которого удерживается сумма причиненного ущерба 2000 руб.

В бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» результаты инвентаризации материальных запасов отражаются записями, приведенными в таблице 9.

Таблица 9. Отражение в бухгалтерском учете ООО «АрктикаСпецТранс» результатов инвентаризации материальных запасов за декабрь 2013 года

Материальные запасы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая рыночная стоимость, стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. В соответствии с пунктом 25 ПБУ 5/01, начиная с 2002 года организация может создавать резерв под снижение стоимости материальных ценностей, который образуется за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости.

Планом счетов для отражения величины созданного резерва предусмотрен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», который является контрактивным счетом к счету 10 «Материалы» и позволяет отразить их стоимость по ценам возможного выбытия без непосредственной переоценки самих материальных ценностей, что существенно упрощает учет. Однако учетной политикой ООО «АрктикаСпецТранс» не предусмотрено создание резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Мы хотели бы предложить ООО «АрктикаСпецТранс» проводить инвентаризацию материальных запасов не только в случаях, предусмотренных действующими нормативными актами по бухгалтерскому учету, но и систематически (например, раз в квартал). Это позволит более оперативно выявлять излишки и недостачи материалов, запасы ненужных материалов, а также позволит устранять недостатки в хранении МПЗ.

В данной главе был рассмотрен бухгалтерский учет МПЗ на примере ООО «АрктикаСпецТранс», в частности порядок поступления и отпуска в производство материально-производственных запасов, а также их инвентаризация. Далее рассмотрим не менее важный аспект, касающийся МПЗ – аудит.

ГЛАВА 3. АУДИТ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

3.1 Общие положения аудита учета материально-производственных запасов

Одним из наиболее сложных и объемных участков бухгалтерского учета и, следовательно, аудита является учет материально-производственных запасов.

Изучение этих систем происходит, как правило, путем визуального ознакомления с документами и опросов персонала, принимающего участие в обеспечении функционирования системы бухгалтерского учета, применяемой проверяемым экономическим субъектом. Ознакомиться со всей совокупностью документооборота крупного предприятия невозможно. Обычно применяют выборочную проверку, при этом главное внимание уделяют системе внутреннего контроля. Чем лучше организована система внутреннего контроля, тем меньше может быть риск необнаружения ошибок при выборочной проверке, тем меньше времени потратит аудитор на качественное выполнение своей работы. Однако, если проверяемая организация не имеет обособленного отдела внутреннего контроля, то зачастую рядовые работники бухгалтерии не имеют четкого представления о существующем контроле1.

Если удельный вес материально-производственных запасов составляет более 5% актива баланса, то следует очень внимательно отнестись к проверке, так как стоимость материалов занимает существенную часть в себестоимости выпускаемой продукции. Зачастую финансовый результат деятельности всего предприятия напрямую зависит от решения вопросов по закупке и доставке материалов. Кроме того, ошибки, допускаемые в учете, ведут к неправильному формированию себестоимости готовой продукции, к искажению финансового результата, налогооблагаемой прибыли. Поэтому важно выявить все особенности синтетического и аналитического учета материалов на проверяемом предприятии. Необходимо отметить, что аналитическая информация о составе, стоимости, движении материалов, используемых в производстве, важна для обеспечения контроля за их сохранностью, а также для принятия оптимальных управленческих решений.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкции по его применению учет материалов может вестись двумя способами:

- по фактическим ценам на  счете 10 «Материалы»;

- по планово-учетным ценам на  счете 10 с использованием счета 16 «Отклонение в стоимости материалов»2.

Если в договоре предусмотрен переход права собственности на материалы по мере их оплаты, то поступившие, но неоплаченные ценности должны учитываться на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Аналогичным образом учитываются неотфактурованные поставки материалов и материалы, находящиеся в пути.

Для обеспечения сохранности материалов с работниками заключаются договоры о материальной ответственности (индивидуальные или коллективные), издаются приказы о назначении материально-ответственных лиц предприятия, проводятся инвентаризации. Приступая к проверке материалов, необходимо ознакомиться с учетной политикой предприятия, где должны отражаться вопросы порядка приобретения и заготовления, оценки материалов при их списании на издержки производства и обращения.

В соответствии с п.2 ст.10 Федерального закона от 21.11.1996г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.) хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Путем ознакомления с инвентаризационными описями и сличительными ведомостями проверяют правильность отражения в учете результатов инвентаризации.

Цель аудита материалов - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о материалах, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней. Оценив систему внутреннего контроля, аудитор должен спланировать характер, масштабы и сроки проведения аудиторских процедур в отношении основных средств. С помощью аудиторских процедур осуществляется проверка достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. При обнаружении нарушений аудитор определяет их характер и суть, а также уровень существенности. При этом аудитор описывает аудиторские процедуры или методы обнаружения нарушений, порядок построения аудиторской выборки при ее применении, т.е. обосновывает достаточность аудиторских доказательств.

По результатам проведенных аудиторских процедур аудитор может разработать рекомендации по устранению ошибок в бухгалтерском учете и совершенствованию системы бухгалтерского учета. Объекты аудита операций по приобретению материальных запасов и расчеты с поставщиками можно представить в таблице 10.

Таблица 10 Объекты аудита операций по приобретению материальных запасов и расчеты с поставщиками

3.2 Аудит материальных  запасов в ООО «АрктикаСпецТранс»

На стадии планирования аудитор должен предварительно оценить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии ООО «АрктикаСпецТранс». В приложении 19 приведен тест оценки системы внутреннего контроля материалов в ООО «АрктикаСпецТранс». При этом аудитор использовал четыре уровня оценки надежности контроля: низкий уровень, уровень ниже среднего, средний уровень и высокий уровень.

О высоком уровне контроля свидетельствуют такие факты, как наличие постоянно действующей ревизионной комиссии, действующая на предприятии пропускная система, наличие охраны и пожарной сигнализации, отсутствие фактов хищений и порчи материалов и др. В то же время о неудовлетворительном контроле говорит отсутствие приказов о назначении лиц, ответственных за сохранность материалов и отсутствие внеплановых инвентаризаций.

Далее аудитор должен оценить состояние бухгалтерского учета материалов в ООО «АрктикаСпецТранс». Для этого был проведен опрос главного бухгалтера по заранее определенному плану применительно к данному участку учета, проанализированы полученные ответы, данные из Главной книги, положения учетной политики. На все поставленные вопросы главный бухгалтер отвечал самостоятельно, без привлечения непосредственных исполнителей, что является признаком высокой степени осведомленности руководства бухгалтерии о действиях «рядового» состава и эффективной контрольной среды.