Учет и аудит материально производственных запасов

О хорошем состоянии учета материалов в ООО «АрктикаСпецТранс» свидетельствуют такие факты, как наличие утвержденной учетной политики и рабочего плана счетов; применяются унифицированные формы первичной учетной документации; первичные документы фиксируются в журналах регистрации. Однако на предприятии не разработан график документооборота, имеются случаи задержки сдачи первичных документов в бухгалтерию, а в первичных документах отсутствуют некоторые реквизиты. Отрицательно можно оценить такие факты, как отсутствие в бухгалтерии необходимых нормативно – правовых документов и отсутствие компьютерных программ по учету материалов.

ООО «АрктикаСпецТранс» имеет достаточно устойчивое финансовое положение, о чем свидетельствует удовлетворительная структура баланса, отсутствие просроченной кредиторской и дебиторской задолженностей и убытков, по итогам работы за 2013 г. предприятие имело балансовую прибыль. Главный бухгалтер предприятия имеет высшее экономическое образование, продолжительный стаж работы в данной должности на предприятии. В результате предыдущего аудита предприятию было выдано безусловно положительное аудиторское заключение. В актах камеральных и выездных проверок ФНС не зафиксировано нарушений налогового законодательства. Все эти факты позволяют значительно снизить аудиторский риск.

Программа аудита материально-производственных запасов ООО «АрктикаСпецТранс» является развитием общего плана и представляет собой перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита.

После составления программы аудитор приступает к детальной проверке учета поступления, наличия и списания в производство материалов.

В соответствии с программой аудита, проверка сохранности материалов в ООО «АрктикаСпецТранс» начинается с выборочной инвентаризации, которая должна проводиться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций о порядке проведения инвентаризации имущества и средств организации (утверждены Приказом Минфина РФ от 11.08.92 N 49).

При выборочной инвентаризации запчастей на складе ООО «АрктикаСпецТранс» было выявлено соответствие фактического наличия запчастей их бухгалтерским остаткам. По результатам инвентаризации была оформлена инвентаризационная опись.

В соответствии с приказом руководителя ООО «АрктикаСпецТранс», в конце каждого месяца должна проводиться инвентаризация материалов у кладовщика. На предприятии ООО «АрктикаСпецТранс» заключен договор с кладовщиком об индивидуальной материальной ответственности. Аудитором были проанализированы инвентаризационные ведомости за 2013 г. Наличие отметок членов инвентаризационной комиссии свидетельствует о том, что инвентаризации были проведены тщательно. Для проверки полноты отражения в инвентаризационных ведомостях запчастей, числящихся по данным бухгалтерского учета, необходимо сравнить данные ведомостей учета материалов по материально ответственным лицам с данными инвентаризационных ведомостей. Результаты проверки были оформлены рабочим документом аудитора (таблица 11).

Таблица 11 Проверка соответствия фактического наличия материалов на складе ООО «АрктикаСпецТранс» их остаткам по данным бухгалтерского учета за 2013 года

В результате проверки аудитора выяснилось, что в ООО «АрктикаСпецТранс» инвентаризация материалов на складе производится ежемесячно, в соответствии с приказом руководителя. При этом все материалы, которые числятся за материально - ответственными лицами по данным бухгалтерского учета, внесены в инвентаризационные описи и фактически имеются в наличии. Во время проведения инвентаризаций не было выявлено недостач и порчи материалов.

Следующим этапом аудита, в соответствии с программой, является проверка поступления материальных запасов на предприятие ООО «АрктикаСпецТранс».

Аудиторскую проверку учета поступления материальных запасов в соответствии с программой целесообразно начать с изучения первичных документов. Документы, вызывающие сомнение у аудитора, должны быть проверены с особой тщательностью. Ксерокопии таких документов целесообразно прилагать к рабочей документации аудитора.

Аудитор должен знать, что движение товара от поставщика оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). При проверке первичных документов аудитор в первую очередь должен обратить внимание на правильность оформления счетов – фактур, так как они чаще других документов являются основанием для расчетов с поставщиками, и наличие счета – фактуры является обязательным условием для зачета (возмещения) НДС по приобретенным товарам.

На предприятие ООО «АрктикаСпецТранс» материалы поступают по договорам от поставщиков за безналичный расчет. Как видно из Книги покупок, основными поставщиками материалов для ООО «АрктикаСпецТранс» являются ООО «Стройснабсервис» и ООО «Зальта». Проверка счетов – фактур данных поставщиков на предмет правильности их оформления была проведена сплошным методом за декабрь 2013 г. Аудитор пришел к выводу, что все счета – фактуры данных поставщиков были оформлены правильно, в соответствии с требованиями, установленными п. 5 и 6 ст. 169 Налогового Кодекса Российской Федерации, в них заполнены все необходимые реквизиты. Все счета – фактуры содержат подписи руководителя и главного бухгалтера организации – поставщика и подлинные оттиски печатей. Копии счетов – фактур к оплате не принимались.

Далее необходимо проверить первичные документы по учету материалов в ООО «АрктикаСпецТранс» на предмет их унификации (то есть соответствия формам первичной учетной документации по учету материалов, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а) и правильности оформления (наличие всех реквизитов, подписей, печати, даты, номера документа). Проверку проведем выборочно, для чего отберем из всей совокупности первичных документов по два экземпляра каждой формы. Проверенные аудитором первичные учетные документы заносятся в рабочий документ (таблица 12).

В ходе проверки первичных документов по учету материально-производственных запасов аудитором были выявлены случаи неправильного оформления документов. В отдельных формах отсутствовали подписи ответственных лиц и другие необходимые реквизиты, что является нарушением требований, установленных п. 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. и ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Таблица 12. Аудит оформления первичных документов по учету материалов

Далее необходимо проверить полноту оприходования материально-производственных запасов. Оприходование поступивших товаров должно оформляться путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Все доверенности должны регистрироваться в Журнале учета выданных доверенностей.

ООО «АрктикаСпецТранс», как правило, приобретает материалы по договорам поставки. Основными документами, подтверждающими поступление товаров, являются счета – фактуры, товарно-транспортные накладные, доверенности, Журнал учета выданных доверенностей, акты приемки материалов, Журнал учета поступления материалов.

Поскольку все приобретенные материалы доставлялись на предприятие автомобильным транспортом, каждому счету – фактуре должна соответствовать товарно-транспортная накладная и доверенность, зарегистрированная в Журнале учета выданных доверенностей. При проведении аудиторской проверки целесообразно сопоставить данные полученных счетов – фактур, товарно-транспортных накладных и Журнала учета выданных доверенностей. В таблице 13 отражены итоги выборочного сопоставления этих документов за декабрь 2013 года и в ней видно, что всем счетам – фактурам на приобретенные материалы за декабрь 2013 г. соответствуют товарно-транспортные накладные и выданные доверенности. Это свидетельствует о том, что все ценности, на получение которых материально – ответственным лицам были выданы доверенности, доставлены на предприятие в полном объеме.

Таблица 13 Проверка соответствия счетов – фактур, товарно-транспортных накладных и выданных доверенностей на предприятии ООО «АрктикаСпецТранс» за декабрь 2013 года

При проверке полноты оприходования материалов аудитор должен сопоставить данные, отраженные в Книге покупок, Журнале учета полученных счетов – фактур, с полученными от поставщиков счетами – фактурами, актами приемки материалов (если количество и качество материалов отличаются от указанных в сопроводительных документах) с записями в Журнале учета поступления материалов.

В соответствии с программой аудита необходимо проверить правильность формирования фактической себестоимости поступивших материалов методом пересчета. Так, 27 декабря были оприходованы подшипники в количестве 50 штук на сумму 18200 руб. Проверим, как была сформирована данная сумма.

25 декабря 2013 года предприятием ООО «АрктикаСпецТранс» согласно счету – фактуре № 1138 и товарной накладной № 1138 были приобретены у предприятия ООО «Стройснабсервис» запчасти – подшипники – в количестве 50 штук на сумму 17700 руб., включая НДС 2700 руб. 26 декабря 2013 года был акцептован счет-фактура от транспортной компании на оплату услуг по доставке этого материала. Сумма счета-фактуры - 2360 руб., включая НДС - 360 руб. Материал был приобретен при участии посреднической организации. Стоимость услуг посредника составила 1416 руб., включая НДС - 216 руб. Счет-фактура от посреднической организации был получен 27 декабря 2013 г.

Согласно перечисленным документам, фактическая себестоимость приобретенных подшипников составляет: (17700 – 2700) + (2360-360) + (1416-216) = 18200 руб.

По итогам проверки аудитор пришел к выводу, что на предприятии ООО «АрктикаСпецТранс» поступившие материалы оцениваются в соответствии с требованиями учетной политики - по фактической себестоимости. Правильность расчета себестоимости поступивших материалов была подтверждена методом пересчета. Следующим этапом проверки материальных запасов ООО «АрктикаСпецТранс» является проверка их синтетического учета.

В ходе проверки аудитор пришел к заключению, что ООО «АрктикаСпецТранс» отражает на счетах бухгалтерского учета поступление материалов правильно, в соответствии со всеми требованиями Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по его применению. Однако, для учета специальной одежды на предприятии ООО «АрктикаСпецТранс» используется субсчет 10-6 «Прочие материалы», в то время как Приказом Минфина РФ от 7 мая 2003 г. № 38н для учета специальной одежды установлены субсчета 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». В связи с этим проверяемому предприятию следует предусмотреть в рабочем плане счетов данные субсчета.

Следующим этапом аудита в соответствии с программой является проверка соответствия показателей аналитического и синтетического учета