Учет материально-производственных запасов

     Параллельно с этим осуществляется проверка корреспонденции  счетов на предмет выявления необычных проводок. В случае наличия таковых, производится их анализ.

     Следующим этапом проверки является анализ своевременности отражения в бухгалтерском учете поступления материалов. С этой целью анализируются первичные документы на начало января 2002 г.

     С предыдущими этапами проверки неразрывно связана информация, полученная из годовой инвентаризации. Так, наличие существенных недостач или излишков может свидетельствовать о слабости системы учета и контроля материалов, а абсолютное отсутствие недостач на больших складах – о недостаточном качестве инвентаризации. 

     При проведении аудита материалов в компании Регионнефтегаз, Управлению производственно-технического обеспечения и комплектации оборудования (УПТОиКО), как обладающему наибольшим количеством материалов было уделено повышенное внимание. Здесь была осуществлена не только аналитическая проверка регистров бухгалтерского учета, но и проведен осмотр склада.

     Для целей анализа информации строка баланса 211 «Материалы» была рассмотрена в разрезе счетов и субсчетов. Были получены следующие результаты (табл. 2 ): 

     Таблица 2 

Строка  баланса 211 в разрезе субсчетов (тыс. Руб.)

Субсчет На 01.01.01 На 01.01.02 10.1 Сырье и материалы 3 071           128 580 10.2 Покупные полуфабрикаты   1 752 10.3 Топливо 279 22 132 10.4 Тара   4 233 10.5 Запасные части 2 333 46 776 10.6 Прочие материалы   4 10.08 Строительные материалы   8 598 10.99 Материалы в пути   59 734 16 Отклонение в стоимости материалов   324 Итого: 5 683 272 133 Итого строка 211 по балансу: 5 683 272 133 Расхождение: 0 0

 

     В связи с тем, что в начале 2001 г. УПТОиКО вело ручной учет движения материалов, сводный помесячный учет движения материалов по субсчетам не велся. В результате для дальнейшего анализа материалы были рассмотрены в разрезе складов. Данные журнала-ордера №3 были сверены с Главной книгой. В результате были получены следующие данные (табл. 3 стр. 41).

     Далее информация по складам на которых  хранится наибольшее количество материальных ценностей (на складе № 3 – сырья и материалов хранится на сумму 52622 тыс. руб.; на складе № 10 –сумма хранящихся запчастей составила 18862 тыс. руб.) была рассмотрена в разрезе помесячных  приходов и расходов. Затем самое материальное движение (раздельно приход и расход) было сверено в первичными документами (счета-фактуры, транспортные накладные).

     Однако  при проведении анализа помесячного движения материалов на складах выяснилось, что УПТОиКО не вело сводного учета помесячных поступлений (ситуация, аналогичная субсчетам). Поэтому дальнейший анализ производился путем выборочной проверки первичных документов и сверки их с регистрами бухгалтерского учета.

     Следующим этапом проверки является тестирования первичных документов на предмет  своевременности отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. С этой целью проверяется несколько счетов за последние числа декабря 2001 г. и первые числа января 2002 г. Данные счета обязательно должны быть отражены в том отчетном периоде, к которому относятся транспортные накладные. 
 
 

     Таблица 3

Анализ  субсчетов 10.1 «Сырье и материалы» и 10.5 «Запасные части» в разрезе складов (на 31.12.01. тыс. руб.). 

Склад\Субсчет	10.1 «Сырье и материалы»	10.5 «Запчасти»
1	4 647	10 911
3	52 622	3 769
4	4 313	10
5	9 668
6	17 819	12 951
7	12 690	1 046
8	10 803	72
10	12	18 862
11	4 765
15	1 699	33
16	1
19	8 244	164
21	3 424	25
Итого по Ж/О:	130 707	47 843
Итого по ГК:	128 580	46 776
Расхождение:	2 127	1 067

 

     После проверки на своевременность отражения  операций в учете следует осмотр складов. Он осуществлялся следующим  образом: из имеющихся у кладовщика инвентарных карточек произвольно выбираются несколько штук (в данном конкретном случае 5). После этого осуществляется осмотр самого склада. В процессе осмотра склада данные инвентарных карточек сверяются с фактическим наличием материалов на складе. Параллельно с этим среди материалов случайно выбирается несколько наименований, они пересчитываются, обследуются на предмет наличия бирок. Данные по этим материалам по возвращении сверяются с данными соответствующих инвентарных карточек.

     Одним из существенных моментов проведения аудиторской проверки материалов является беседа с заведующим складом и кладовщиком. В процессе общения с небухгалтерскими работниками подчас выявляются аспекты, скрываемые или неучитываемые бухгалтерами. В частности в результате разговора с кладовщиком может быть получена информация о залежалых, устаревших и непригодных к применению предметах.

     По  результатам годовой инвентаризации в УПТОиКО не было выявлено недостач или излишков, что и было подтверждено в ходе выборочной проверки. 

      Проверка  материалов на прочих подразделениях компании.

     Структура строки 211 баланса в УБР (Управления буровых работ), СУ (строительного управления) и НГДП (Нефтегазодобывающего подразделения) представлена в таблицах 4 , 5 и 6 соответственно.                            

      Таблица 4

      Строка 211 баланса в УБР.

Субсчет Сумма (тыс. руб.) 10.1 Сырье и материалы 84 948 10.3 Топливо 240 16 25 219 Итого 110 407

      Таблица 5

      Строка 211 баланса в СУ.

Субсчет Сумма (тыс. руб.) 10.1 Сырье и материалы 89 559 10.3 Топливо 3 443 10.4 Тара 61 10.5 Запчасти 46 951 16 143 Итого 140 157

 
 

      Таблица 6

      Строка 211 баланса в НГДП.

Субсчет Сумма (тыс. руб.) 10.1 Сырье и материалы 19 835 10.3 Нефтепродукты 1 594 10.4 Тара 590 10.5 Запчасти 27 682 Итого 49 701

 

      Проверка  материалов в данных подразделениях проводилась во многом идентично с проведением проверки на складском подразделении.

      Здесь, как и в УПТОиКО, в целях  детального анализа 211 строки баланса  она была рассмотрена в разрезе  субсчетов (табл. 4-6 стр.42-43). После этого  по самым материальным субсчетам было проанализировано помесячное движение (на данных подразделениях в отличие от УПТОиКО велся компьютерный учет материалов на самостоятельно разработанном программном обеспечении, позволяющим проводить подобный анализ). Затем из самых материальных месяцев прихода и расхода были выборочно проверены несколько первичных документов. В процессе проверки помесячного движения материалов выявлялись те месяцы, где колебания материалов в подразделении были существенны. В подобных случаях колебания анализировались более детально.

      Наряду  с этой проверкой также был произведен анализ корреспонденции самого материального субсчета на предмет выявление нетипичных проводок и операций.

      Следующим этапом проведения аудита, как и  в УПТОиКО, является проверка правильности отнесения операций к отчетному  периоду. Также проводился анализ результатов  инвентаризации и информации о неликвидных материалах, предоставленной подразделениями. 

      Рассмотрим  полученные результаты по каждому из проверявшихся подразделений.

     Проверка  материалов в Управление буровых работ (УБР).

      Анализ  движения материалов по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 7 и на рисунке 1 (стр. 44-45).

      Из  таблицы 7 и рисунка 1 видно, что наиболее существенный приход имел место в апреле, а выбытие в августе. Причем апрельский приход существенно превышает расход. При детальном анализе первичных документов за апрель выяснилось, что этот факт объясняется покупкой подразделением в апреле 2001 г. оборудования для телеметрии. Однако, это оборудование не использовалось для производственных нужд и до конца года хранилось на складе. Таким образом, можно сделать вывод, что средства, использованные для приобретения данного оборудования, необоснованно изъяты из производственного оборота, а расходы на его хранение увеличивают себестоимость продукции, тем самым уменьшают прибыль предприятия. Анализ корреспонденции субсчета 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 8 (стр 45).

                                                                                                                     Таблица 7

      Помесячное  движение материалов в УБР по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» (тыс. руб.).

Месяц Входящий  баланс Приход Расход Исходящий баланс Январь 28 994 7 220 11 644 24 570 Февраль 24 570 10 793 11 504 23 859 Март 23 859 24 435 13 630 34 664 Апрель 34 664 41 646 20 529 55 781 Май 55 781 17 298 19 110 53 969 Июнь 53 969 13 128 13 885 53 212 Июль 53 212 16 563 14 758 55 017 Август 55 017 20 645 21 702 53 960 Сентябрь 53 960 23 916 20 072 57 804 Октябрь 57 804 27 544 21 345 64 003 Ноябрь 64 003 19 980 14 764 69 219 Декабрь 69 219 30 526 14 798 84 947