Учет материально-производственных запасов

• в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи материальных отчетов со складов в бухгалтерию;
• в учетной политике не указана определенная схема документооборота по движению материалов между подразделениями;
• в учетной политике нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов;
• в учетной политике бухгалтерский учет в части учета МБП, зафиксирован с нарушениями требований действующего законодательства, в частности без учета Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н.

      3.1. Пути совершенствования  бухгалтерского учета  материалов.

      Выявленные  недостатки в организации бухгалтерского учета явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и аудита материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие c нормами законодательства и учетной политикой предприятия.

      Однако, в Российском законодательстве, действовавшем в 2001 году не было единой политики учета материально-производственных запасов, в частности в отношении учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Так, было принято изменение при разработке нового плана счетов бухгалтерского учета, связанное с решением об отказе от выделения в российской системе бухгалтерского учета такого объекта учета, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. В соответствии с этим решением в новом Плане счетов нет специальных счетов (12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов») по учету предметов со сроком полезного использования менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, и предметов стоимостью на дату приобретения не более 100 – кратного размера установленного законодательством Российской Федерации минимального размера месячной оплаты труда за единицу независимо от срока их полезного использования.

       С 1 января 2001 года, с введением Положение  по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н, вступил в действие порядок, согласно которому устанавливается только один критерий для отнесения средств труда к основным средствам – срок полезного использования, который составляет период, превышающий 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Второй критерий, связанный с их стоимостью, не будет действовать. По новым правилам предмет со сроком полезного использования, превышающим 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев, учитывается в составе основных средств и по ним начисляется амортизация в установленном порядке. Если срок полезного использования менее 12 месяцев, то предмет учитывается в составе средств в обороте на счете 10 «Материалы» и его стоимость списывается на затраты производства и расходы на продажу полностью по мере отпуска их в производство (эксплуатацию). В новом плане счетов уже не предусмотрены счета учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов»). Однако, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98, утвержденным приказом Минфина РФ от 15.06.1998г. № 25н, которое продолжает действовать в 2001 году, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы фигурируют в составе материально-производственных запасов и методологические основы формирования информации по ним в бухгалтерском учете определены данным положением. Только с введением в действие, начиная с бухгалтерской отчетности 2002 года, Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. № 44н, в котором отсутствует такая категория как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, нестыковка в законодательстве, а также одно из отличий российской системы бухгалтерского учета от международных стандартов финансовой отчетности будет устранено. 

      Для устранения каждого из выявленных недостатков  в работе рассматриваемой организации  предлагается: 

     1. В связи с введением в действие Плана счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н и инструкции по его применению, организации следует перевести бухгалтерский учет на новый план счетов и произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных счетах. 

      2. Для совершенствования документооборота  и порядка учета расчетов с  поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

      Существующая  схема документооборота показана на рисунке 5 стр. 60, предлагаемая на рисунке 6 стр. 61.                                                                     Рисунок 5

      Существующая  схема документооборота.

       Склад

                                         ТТН

      Поставщик                                                                                        Бухгалтерия

                                         Счет

      Инженерная  служба

      Рисунок 6

      Предлагаемая  схема документооборота.

       Склад

                                         ТТН                                     в день обработки

       Поставщик                                                                                        Бухгалтерия

                                         Счет

      Инженерная  служба 

      Таким образом в результате предложенных изменений бухгалтерия будет  получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в УПТОиКО и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде. 

     3.  Для оптимизации работы складского подразделения, а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в  бюджет, договор поставки с основным поставщиком обществом «Славмаркет» предлагается составить с учетом требований  пункта 3 статьи 168   части второй Налогового  Кодекса Российской Федерации, а именно, в договор следует внести изменения, касающиеся сроков представления счета фактуры. Если ранее, согласно договору, поставщик (Славмаркет) имеет право предоставлять в УПТОиКО счета-фактуры в течение 30 дней с момента поставки материала, то в соответствии с требованиями Налогового Кодекса РФ  -   счета-фактуры на поступившие товарно-материальные ценности должны предоставляться покупателю не позднее 5 дней со дня отгрузки товара. 

      4. В целях совершенствования учета  и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии автоматизированную систему бухгалтерского учета, базирующуюся на программе R/3.

      Данная  программа, широко распространенная во всем мире, была специально разработана для ведения автоматизированного учета на крупных предприятиях. Ее функциональные возможности включают в себя способность ведения бухгалтерского учета в режиме реального времени, способность обработки больших объемов информации, анализа данных, совместное ведения бухгалтерского учета в различных территориальных подразделениях компании, объединенных в локальную сеть, и многое другого. С точки зрения оптимизации бухгалтерского учета материалов преимущество этой программы заключается в расчете средней себестоимости материалов после каждого их движения.

      Таким образом, в результате введения программы  R/3 руководство и управленческий аппарат предприятия могут получать более объективную и своевременную информацию о состоянии дел на предприятии. 

      5. В целях совершенствования анализа  данных в бухгалтерии рекомендуется дополнить вводимую программу R/3 специальным аналитическим блоком, позволяющим давать более детальную информацию о каждом конкретном материале. Например, при вводе информации о новом материале дополнительно вводится информация о материально ответственном лице, за которым закреплен этот материал, номер склада, где этот материал будет храниться и т.п. Наиболее же оптимальным представляется вариант, при котором само предприятие имеет возможность выбирать в каком разрезе оно желает получать информацию о материале, с исходя из своих предпочтений формирует критерии субконто в программе. (Данная опция хорошо проработана в программе 1С-Бухгалтерия).

      В этой связи на предприятии предлагается ввести электронную карточку учета материалов, заполняемую совместно сотрудниками склада и бухгалтерии. В результате заполнения подобных карточек в бухгалтерии предприятия всегда будет присутствовать оперативная информация по каждому виду материалов. В Приложении № 4  представлены предлагаемые формы карточек учета материалов в системе R/3.                                                                                                           

      Внедрение подобной системы складского учета  материалов и ее взаимосвязи с бухгалтерией позволит существенно улучшить функционирование системы учета материалов на предприятии и позволит организовать своевременный контроль за наличием и движением материалов. 

      6. Для улучшения организации складского  учета рекомендуется:

• Наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;
• Своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;
• Произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;
• На инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на склада;
• Произвести нумерацию полок и стелажей на складах.

      7. С введением нового Плана счетов бухгалтерского учета, основным вариантом при организации учета материально-производственных запасов становится вариант с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимость материальных ценностей». Этот вариант вытекает из порядка формирования фактической себестоимости материально-производственных запасов, приведенных в положении по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98. Поэтому, для устранения некорректного использования счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» необходимо внести в учетную политику предприятия положение об учете поступления материалов с использованием счетов 15 и 16. На дебет  счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят фактические расходы по заготовлению и приобретению материальных ценностей, по кредиту счета 15 поступившие материальные ценности приходуют по учетным ценам. Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается в дебет или кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей. Накопленные на счете 16 разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.

        При этом следует отметить, что  счет 15 не является обязательным  для применения при учете поступления материалов по учетным ценам, однако, его применение облегчает определение отклонений фактической цены от учетной. Также предлагается разработать единую методику и порядок применения цен при оприходовании материальных ценностей: учетных цен, цен контракта, в соответствии с которым производится поставка материалов. 

      8. Как уже было сказано, для  получения более точной информации о величине активов, а также простоты и объективности вычислений, компанией планируется  перейти при списании материалов с метода ФИФО на метод средней себестоимости. В целях проверки обоснованности решения компании, в таблицах 13,14,15 и 16  приведены сравнительные примеры использования метода средней себестоимости и методов ФИФО и ЛИФО, и показано влияние их применения на отдельные финансовые показатели.

      Таблица 13

      Сравнительный анализ применения метода средней себестоимости и ФИФО к оценке запасов.