Автоматизированное рабочее места товароведа

 

Договоры и соглашения, заключаемые предприятия на получение или отпуск товароматериальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются главным бухгалтером.

Заместитель гл. бухгалтера осуществляет учет затрат по содержанию компании (журнал-ордер № 10), учет расчетов с подотчетными лицами (журнал-ордер № 7), учет основных средств, начисление амортизации (журнал-ордер № 13) [1].

Бухгалтер-кассир - получение и выдача денег, обеспечение сохранности денежных средств, составление кассовых отчетов, получение выписок с приложениями в банке, оформление платежных поручений, своевременная доставка поручений в банк, обработка документов по журналу-ордеру № 2, сбор информации по банкам о поступлении и расходе средств в расчетного счета.

Учетная политика и ее влияние на порядок ведения бухгалтерского учета и проведение аудита.

 

2. Сущность складского учёта

 

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая  массовость и однородность исходных  и  итоговых  показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем   многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Гусевский хлеб-Плюс» основывается  на  информации,  отражающей  объем, структуру и динамику поступления, продажи  и  запасов товаров. Движение информации  между ООО «Гусевский хлеб-Плюс» и внешней   средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме  потоков информации.  По  отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные  потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной  организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора,  регистрации, передачи, хранения и обработки  информации,  ее состава и своевременного получения  зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в  оптовой  торговле  осуществляется  по  мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Рассмотрим информационные потоки  предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает  заявку  у  менеджера  на нужную ему продукцию. Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При  наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара  нет,  то оформляется заявка на поставку, где  указывается  дата  составления  заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование  продукции  и  крайние  сроки доставки товаров. Оформленная заявка  поступает  в  отдел  снабжения,  где  все  заявки сортируются  в  зависимости  от  товара,  от  сроков  поставки  и   т.д.   И определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы  выставляют  заявки  на   товар   поставщикам,   оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы. После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, и оплата прошла по банку, он может приехать за заказанной  продукцией. Работающий  с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар. Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить из следующей схемы: ИС предназначена для решения автоматизации  повседневной  работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу  и  расходу  ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж  и  др. Вся остальная информация (например,  состояние склада на  текущий  момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена  на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только  путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные  и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется  количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка  товаров, Перемещение товаров.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком. На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается  точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать. В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы – списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции. Также можно сформировать отчет по приходным, расходным  документам и банковским выпискам за определенный период времени, который  показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить. Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации должны быть оборудованы склады и кладовые.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения – это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

• схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица (с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно – суммовой);
• реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;
• единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;
• порядка и сроков проведения инвентаризации материально – производственных запасов (МПЗ) [3].
• рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Оформление движения МПЗ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье девять Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ [3] «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 [3] «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно – правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 [3] «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа.

 

3. Анализ технических и программных средств, используемых для автоматизации складского учета

 

1.3.1  Характеристика  технических средств

 

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет   решение   таких   ключевых   вопросов,   как   выбор    состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на  стоимость:  аппаратных  средств,  прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ЭВМ ООО « Гусевский хлеб-Плюс» приведены таблице 2.

Таблица 2 – Основные характеристики ЭВМ ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

Описание характеристики	Характеристики
Материнская плата
Процессор	Pentium III
Кэш-память	256 Kb
Оперативная память	500 МБ
Емкость НЖМД	20 Gb
CD-ROM привод	50х
НГМД	1.44 Mb
Монитор	Optiquest
Размер	15’
Безопасность	ТСО-95-99
Мультимедиа.	Нет
Принтер	HP Laser 1020
Тип	Лазерный
Формат	А4

 

    1.3.2    Характеристика программных  средств

 

На предприятии используется операционная система Windows XP, Антивирус Dr.Web, прикладные программные средства – Open Office и «1С: Предприятия 8.». Ниже приводится краткое описание каждого программного средства используемого на предприятии.

Windows XP — первая операционная система Microsoft с полностью настраиваемым интерфейсом! Теперь пользователи могут коренным образом изменять внешность своей ОС с помощью сменных «шкурок» (skins), сменивших простые экранные «темы» времен Windows 95. Благодаря новым «темам» можно не только сменить рисунок на Рабочем столе, шрифт подписей к иконкам и вид курсора мыши — в стороне не остается и обличье папок, служебных панелей и выпадающих меню. Достоинства и недостатки этой технологии можно наблюдать уже сегодня на примере Windows Media Player, встроенного в Windows ME.

Антивирус Dr.Web - обеспечивает надежную защиту компьютеров, работающих под управлением операционных систем Windows 2000/XP/Vista/7, а также Mac OS X 10.4 и выше, Linux 2,6.x и выше, DOS, OS/2, 32- и 64-битные системы. Продукт позволяет проверять все носители информации на наличие вирусов, обнаруживать и обезвреживать вирусы в оперативной памяти компьютера, на дисках и в электронной почте. 
Программа способна обнаруживать вирусы даже в архивированных файлах любой вложенности.

Базовая защита

• Проверка файлов в автоматическом режиме и по требованию;
• Проверка почтовых сообщений (перехват POP3/SMTP/IMAP);
• Защита от вирусов, троянских программ и червей;
• Проверка интернет-трафика (перехват соединений);
• Эвристическая защита от новых и неизвестных вредоносных программ.

Предотвращение угроз

• Блокирование ссылок на зараженные сайты;
• Распознавание вирусов, упакованных новым и/или неизвестным упаковщиком, дроппером и/или криптором.

             Восстановление системы и данных

• Возможность установки программы на зараженный компьютер;
• Функция самозащиты программы от выключения или остановки.

             Удобство использования

• Автоматическая настройка программы в процессе установки;
• Наглядное отображение результатов работы программы;
• Информативные диалоговые окна для принятия пользователем обоснованных решений;
• Возможность выбора между простым автолечением / удалением и интерактивным режимами работы;
• Круглосуточная техническая поддержка;
• Автоматическое обновление баз.