Автоматизированное рабочее места товароведа

 Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров  или  если изменилась цена на старые товары, необходимо будет   заново переделывать весь прайс-лист.  Использование автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

 За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ,  можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно.  Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде  всего, с тем, что автоматизируемое  предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом  на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца. Автоматизация  управления торговыми процессами в ООО   «Гусевский хлеб-Плюс» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радиосети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

• решение задач в установленные сроки;
• обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;
• обеспечение достоверности обрабатываемой информации;
• наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

• сокращение числа операций, особенно ручных;
• разработка системы жесткого контроля вводимой информации;
• снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику. Также необходимо вести автоматизированный складской учет, поскольку номенклатура и ассортимент материалов и товаров достаточно велик.

Внедряемая система складского учета на предприятии должна обеспечивать выполнение следующих автоматизируемых функций:

• поступление товаров;
• перемещение товаров со склада в производство;
• ведение справочной информации;
• составление ведомостей по остаткам;
• ведение отчетов, в т. ч товарного отчета и т. д;

 

ГЛАВА 2 ПРОЕКТНЫЕ РЕШЕНИЯ ПО СОЗДАВАЕМОЙ ИС

2.1 Проектная документация  на создание ИС складского  учета

2.1.1 Техническое  задание

 

Полное наименование системы и ее условное обозначение.

Полное наименование – Автоматизированная информационная система учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс». Условное обозначение  - АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс».

Наименование предприятия (организации, фирмы) заказчика и разработчика системы.

Заказчик: Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс».

Адрес: Россия, г. Гусев, ул. Багратиона, 3.

Разработчик (Исполнитель): студентка факультета АПУ Т.П. Примачёва

Адрес: Россия, г. Гусев, ул. Советская 25.

Перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены эти документу.

Работы по созданию АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должны выполняться разработчиком на основании индивидуального задания на курсовой проект по дисциплине "Разработка и внедрение корпоративных информационных систем" в рамках учебного курса.

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы.

Срок начала работ – 1 апрель 2012 года.

Срок окончания работ – 30 декабря 2012 года.

Сведения об источниках и порядке финансирования работ по созданию системы.

Финансирование работ по созданию АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должно производиться за счет собственных средств разработчика. К дополнительным нуждам относятся:

АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должна быть реализована в 1С Предприятие 8. Лицензии на использование программного обеспечения 1С приобретает заказчик.

Модернизация комплекса технических средств, необходимая для эффективного функционирования системы, осуществляется за счет заказчика.

Объем и спецификация работ по модернизации комплекса технических средств согласовываются заказчиком и разработчиком в срок до 10 ноября 2012 года.

 

 

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы.

Вся документация, разработанная в результате создания АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс», предоставляется исполнителем, как в бумажном, так и в электронном виде.

Разработанные документы составляются в одном  экземпляре в виде файлов, записанных на компакт диск (файлы выполнены в текстовом редакторе Microsoft Word).

По мере готовности самостоятельных частей АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» (подсистем) Исполнитель проверяет работоспособность АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»» на своем оборудовании.

Порядок выполнения работ определяется данным техническим заданием и календарным планом работ (раздел 5).

Назначение и цели создания (развития) системы.

Система для  ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» предназначена для автоматизации учёта продукции организации, позволяющая упростить работу по реализации продукции, выполнению заказов клиентов и повысить её эффективность. 

Цели создания АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

• внедрение и адаптация системы учета продукции в рамках деятельности предприятия Заказчика;
• снижение временных затрат на прием и обработку заказов;
• повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о деятельности отдела логистики вышестоящему руководству;
• уменьшение непроизводительных расходов времени на регистрацию, поиск и оформление заказов.

Краткие сведения об объекте автоматизации

Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс» зарегистрировано 15 сентября 2008г., созданное в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, является коммерческой организацией.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Место нахождения Общества: 238051, Калининградская область, город Гусев, улица Багратиона, дом № 3.  ИНН:  3902069292, ОКПО:  87106371, ОГРН:  1083914001896. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, удовлетворение общественных потребностей населения при высокой культуре обслуживания, а также извлечение прибыли. Осуществляет следующие виды деятельности:

• производство, переработка и реализация продуктов питания;
• снабженческо-сбытовая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;
• розничная и оптовая торговля;
• оказание сервисных услуг населению;
• организация предприятий общественного питания собственной торговой сети;
• другими видами деятельности не запрещенными законодательством и указанными в Уставе.

  Сведения об условиях эксплуатации объекта и характеристиках окружающей среды.

Характеристики информационных потоков представлены в таблице 3. Далее описаны технологические процессы обработки информации в ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

1. Управление продажами:

1.1 Прием заказа от клиента. Входные данные – информация клиента о продукции. Результат – сформированный заказ клиента. Исполнитель – продавец. Периодичность – до 20 заказов в день;

1.2 Прием оплаты заказа. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат –  входящее платежное поручение. Исполнитель – Продавец.  Периодичность – при каждом поступлении оплаты от покупателя;

1.3. Формирование партий товаров для отправки. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат – сформированная партия. Исполнитель – кладовщик.  Периодичность – еженедельно;

1.4 Отправка товара заказчику. Входные данные  - сопроводительные документы на продукцию, путевой лист. Результат – факт доставки товара заказчику. Исполнитель – водитель. Периодичность – еженедельно.

Таблица 3 – Характеристики информационных потоков

	Исполнитель	Получатель	Вид передаваемой информации	периодичность
1	Главный бухгалтер	Директор	Бухгалтерская отчётность	Ежемесячно
2	Начальник отдела продаж	Директор	Сводные управленческие отчеты о результатах деятельности отдела продаж	Ежедневно
3	Продавец	Начальник отдела продаж	Данные о закупках и продажах для формирования управленческой отчетности	Ежедневно
		Заказчик	Счет на оплату/ Отгрузка продукции, накладные	До 20 счетов в день/еженедельно
		Поставщик	Заказ запчастей, платежное поручение исходящее	2 раза в неделю

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

Требования к структуре и функционированию системы

АИС учёта продукции для ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» должна выполнять функции управления продажами (регистрация заказов покупателей, прием оплаты, отгрузка, формирование отчетной документации) [6].

Требования к численности и квалификации персонала

 Исходя из специфики  объекта автоматизации, в системе  должны быть определены следующие  роли.

1. «Директор». Директор должен иметь доступ «только чтение» к объекту подсистемы:  «Управление продажами».
2. «Продавец». Продавец  должен иметь полный доступ к объекту подсистемы «Управление продажами», но при установленном запрете на выполнение административных функций.
3. «Начальник склада». Начальник склада должен иметь полный доступ ко всем объектам подсистемы «Учет складской продукции», но при установленном запрете на выполнение административных функций.

Пользователи системы должны владеть навыками работы на компьютере, знать принципы работы с базами данных.

Разрабатываемая система должна использоваться пользователями в любое время в течение рабочего дня.

Для обеспечения сохранности при технических неполадках и сбоях необходимо предусмотреть следующие меры по восстановлению работоспособности системы:

• создание резервных копий. Операция создания резервных копий должна производиться автоматически ежедневно в конце рабочего дня, либо в любой момент времени администратором системы по его инициативе.
• восстановление из резервных копий. Операция должна проводиться только администратором системы.

Перечень подлежащих автоматизации функций [6].

Согласно требованиям по наличию в системе подсистем, описанных в разделе «Требования к структуре и функциональности системы», требуется разработать и реализовать следующие автоматизируемые функции: требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные.

Основными задачами складского учета являются:

• ведение справочной информации о предприятии, ее сотрудниках, поставщиках,  подразделениях, номенклатуре;
• оформление всех первичных документов торгового учета, в том числе и документов движения денежных средств;
• оформление различных складских операции (поступление/перемещение, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов, возврат поставщику);
• получение отчетной информации по наличию и движению товаров, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;
• получение отчетной информации в разрезе свойств номенклатурных единиц (цвета, размера, срока хранения);
• учет остатков, переданных в розницу по розничным ценам;
• оформление розничных продаж;
• печать ценников и прайс-листов, получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений;