Автоматизированное рабочее места товароведа

На данный момент численность ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» составляет 26 человек.

АС будет охватывать деятельность следующих должностных лиц:

Заведующий складом – выполняет следующие задачи: анализирует и систематизирует клиентскую базу; своевременно предоставляет заявки на поставку товара по клиентской базе; разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж; контролирует внешний вид, состояние рабочих мест и дисциплину; устанавливает и контролирует отпускные цены, разрабатывает ценовую политику.

Функциональными обязанностями кладовщика на данном предприятии являются:

• составление заявок поставщикам по мере надобности,
• приём и размещение поступивших МПЗ на складе,
• контроль правильности оформления ТТН,
• выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке заведующий производством,
• составление отчётов.
• ведение архива документов,
• составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального использования средств организации (слишком большой либо слишком малый запас на складе необходимых МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика.

Приём и размещение поступивших МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН.

Данный процесс происходит следующим образом:

Экспедитор поставщика предоставляет кладовщику сопроводительную документацию. Разнорабочий транспортирует поступившие МПЗ. Кладовщик проверяет соответствие количества продукции, указанной в ТТН и фактически потупившей продукции. В случае несоответствий ТТН исправляется, на ней ставятся подписи кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН. Выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке зав. Производством. Происходит аналогично предыдущему процессу, с разницей в том, что выдаёт со склада кладовщик, а принимает зав. производством.

Кладовщик раз в месяц должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются со счет – фактурами поставщиков и заносятся в 1С. Для складирования текущих документов используются шкафы, расположенные в административных помещениях кафе. В шкафах хранятся в папках входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив (расположен в центральном офисе). Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации.

Внутренние и внешние связи ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

1. Управление продажами (схема технологического процесса представлена в Приложении В):

1.1 Прием заказа от клиента. Входные данные – информация клиента о продукции. Результат – сформированный заказ клиента. Исполнитель – продавец. Периодичность – до 20 заказов в день.

1.2 Прием оплаты заказа. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат –  входящее платежное поручение. Исполнитель – Продавец.  Периодичность – при каждом поступлении оплаты от покупателя.

1.3 Формирование партий товаров для отправки. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат – сформированная партия. Исполнитель – кладовщик.  Периодичность – еженедельно.

1.4 Отправка товара заказчику. Входные данные  - сопроводительные документы на продукцию, путевой лист. Результат – факт доставки товара заказчику. Исполнитель – водитель. Периодичность – еженедельно.

Перечень и анализ недостатков в организации обработки данных и управления объектом.

Выявлены следующие недостатки:

• Значительные временные затраты на прием и обработку данных до 15% от рабочего времени;
• Ввиду морально устаревшей системы учета за движением продукции (ведение и хранение документов в бумажном виде) возникает вероятность потери продукции, ошибки при приеме бракованной продукции, а так же хищения на складе;
• Оценка производственных потерь, обусловленных выявленными недостатками;
• Неэффективное использование рабочего времени;
• Устаревшие методики приема и обработки заказов снижают эффективность работы сотрудников отдела продаж. Потери до 25% от рабочего времени;
• Низкая оперативность предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству. Фактическое время составления отчетности 1 час, что составляет до 10% потерь от рабочего времени.

Функции и задачи создаваемой АИС

Целью создания AИC является автоматизация деятельности  в ООО «Гусевский Хлеб-Плюс». Автоматизации подлежат функции, выполняемые в рамках деятельности в сфере продаж, которые представлены на рисунке 2.

Для достижения поставленных целей (п. 1) необходимо автоматизировать следующие функции (таблица 5).

Требования к характеристикам автоматизируемых функций:

• Время на прием заказа не должно превышать 5 минут.
• Формы счета, акта на предоставленные услуги, путевого листа, а также формы управленческой отчетности утверждаются заказчиком.
• Длительность формирования управленческой отчетности не должна превышать 20 минут.

Ожидаемые результаты создания АИС:

• Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству 40%.
• Уменьшение вероятности потери информации на 10%
• Сокращение расходов на бумажный документооборот 15%

Выводы и предложения

Ожидаемые результаты создания АИС соответствуют целям и критериям ее создания.

Таблица 5  – Автоматизируемые функции

Цель	Автоматизируемые функции
Внедрение и адаптация системы складского учета продукции	Все функции и информационные процессы
Снижение временных затрат на прием и обработку заказов	Своевременное предоставление заявки на поставку товара по клиентской базе Ввод и редактирование заказов. Расчет стоимости предоставляемых услуг. Оперативный контроль исполнения и закрытия заказов. Автоматическое заполнение и печать форм счетов, актов на предоставление услуг, путевых листов.
Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о деятельности отдела продаж вышестоящему руководству	Формирование сводных отчетов о результатах работы  продавцов, заявках организаций-заказчиков по единой установленной форме.

 

Рис. 2 – Схема технологического процесса управления продажами

 

 

2.2 Обзор аналогов складского учета

 

Фирма «1С» – лидер российского рынка как по автоматизации отдельных участков ведения учёта, так и по автоматизации учёта на предприятии в целом. У компании 1С существует сеть партнёров практически во всех крупных городах России, а так же представительства за рубежом, поэтому получить поддержку по любому продукту 1С просто и доступно. На данный момент 1С: Предприятие 7.7 обслуживается так же, как и 1С: Предприятие 8, и предпосылок для перехода на новую версию из-за дефицита специалистов, которые могут поддерживать программу или вести консультацию по ней – нет [12].

Переходя непосредственно к различиям между «1С: Предприятие 7.7» и «1С: Предприятие 8.1» стоит отметить, что когда перед будущим пользователем встаёт проблема выбора между этими двумя продуктами, то обычно выбор отдаётся старшей версии программы и основным мотивом для этого становится только то, что она старшая. Между тем, у каждой из версий есть свои достоинства и недостатки.

«1С: Предприятие 7.7»

Преимущества:

1. Небольшие системные требования. С программой можно спокойно работать даже на pentium 3 с 256 мегабайтами оперативной памяти. База данных занимает тоже совсем немного места, от 10 до 100 мегабайт и свободно умещается при необходимости на флешке.
2. Возможность править внешние печатные формы без вызова 1с-специалиста. Формы хранятся в файлах mxl каталога базы данных, могут быть открыты в режиме Конфигуратор и скорректированы.

Недостатки:

1. В 1С: Бухгалтерия 7.7 (самого популярного продукта линейки 7.7) отсутствует возможности ведения многофирменного учёта в одной базе.
2. Очень небольшие возможности для настройки интерфейса. Т.е. если надо поменять местами какие-либо кнопки в программе, или удалить лишние кнопки, то без специалиста будет обойтись сложно.

«1С: Предприятие 8.1»

Преимущества:

1. Во всех типовых конфигурациях наличествует возможность ведения многофирменного учёта в одной информационной базе.
2. Гибкий интерфейс позволит расположить кнопки так, как хочется пользователю.
3. Возможность создания распределённой информационной базы. Эта функция может быть использована, например, для централизованного управления ассортиментом в сети кафе.
4. Возможна интеграция части решений 1С: Предприятие 8 с сайтом компании, например для оперативного обновления цен, и ассортимента.
5. Во всех решениях 1С: Предприятие 8 существует внешняя обработка, которая способна восстановить базу данных, которая была разрушена при неправильном выключении компьютера или выключении электроэнергии.

Недостатки:

1. Высокие системные требования. Даже пустая база данных весит около 200 мегабайт. Поэтому и компьютер должен быть соответствующий – от 512 мегабайт оперативной памяти (а для комфортной работы лучше 1024 мегабайта), процессор от 1500 мегагерц.
2. Низкая производительность платформы. Даже если установить 1С: Предприятие 8 на очень шустрый компьютер, то такой скорости работы, как 1С: Предприятие 7.7 добиться будет проблематично.

Подводим итоги

Безусловно, 1С: Предприятие 8 будет завоёвывать популярность среди программ автоматизации учёта, но, не смотря на это 1С: Предприятие 7.7 рано списывать со счетов т.к. она удовлетворяет всем основным требованиям, предъявляемым к программе учёта, а для компаний со старым парком компьютерной техники это семейство программ будет единственным выходом автоматизировать учёт на предприятии без замены компьютеров. Если же стоит задача автоматизировать холдинг с большим объёмом операций, то, безусловно, в этом случае «1С: Предприятие 8»  выходит на первый план, прежде всего из-за функции многофирменного учёта и гибким интерфейсом.

 

2.3 Возможности «1С: Управление торговлей 8.1» в автоматизации складского учета

 

«1С: Управление торговлей 8.1" — это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. "1С: Управление торговлей 8.1" позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С: Управление торговлей 8.1", может быть представлена в виде структуры, которая представлена на рисунке 3 [13].

Рис. 3 – Структура "1С: Управление торговлей 8.1"

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С: Управление торговлей 8.1" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. "1С: Управление торговлей 8.1" рассчитана на любые виды торговых операций [10]. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов. Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг. Функционал решения может быть гибко адаптирован путем включения/отключения различных функциональных опций. Например, таким образом, программу можно значительно упростить для небольшой организации, отключив множество возможностей необходимых только крупным компаниям (отключенный функционал скрывается из интерфейса и не мешает работе пользователей). Далее будет приведено описание функционала решения с включением всех опций."1С: Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С: Бухгалтерию 8".Использование программы "Управление торговлей" совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа "Управление торговлей" может использоваться в качестве управляющей системы для решения "1С: Розница 8".Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. 1С: Предприятие представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации [11]. Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Универсальность системы «1С: Управление торговлей 8.1» позволяет разрабатывать типовые, специализированные и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных задач автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий.. 1С: Управление торговлей 8.1" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С: Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и т. д. В поставку входят три компонента "1С: Предприятия", объединенные в одну программу и работающие с единой конфигурацией. Сохраняя все возможности программ системы, эта конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета: единую систему нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета зарплаты в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет[10]. В программный продукт также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского и налогового учета (конфигурация "Бухгалтерский учет"), оперативного учета в торговле (конфигурация "Торговля+Склад"), учета в производстве (конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия"), расчета заработной платы и кадрового учета (конфигурация "Зарплата+Кадры"), а также составления финансовых планов (бюджетов) предприятия (конфигурация "Финансовое планирование"). В комплект входит диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) текущего выпуска. В течение 12 месяцев со дня покупки комплекта пользователям обеспечивается гарантийное обслуживание по линии ИТС: ежемесячное получение диска ИТС, услуги линии консультаций по телефону и электронной почте; получение форм отчетности, новых релизов программ и конфигураций, интернет-поддержка.