Автоматизированное рабочее места товароведа

OpenOffice.org 3 - один из ведущих проектов СПО для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, графики, базы данных и многого другого. Доступен на многих языках и работает на всех персональных компьютерах. Позволяет сохранять ваши данные в международном открытом формате ODF, а также открывает и сохраняет файлы других распространённых офисных пакетов. Его можно загрузить и использовать совершенно свободно для любых целей. Далее описываются основные пакеты, использующиеся на предприятия.

Текстовый процессор Writer

Самый популярный компонент пакета, обладающий большинством возможностей платных текстовых редакторов. Работает с файлами, созданными в Microsoft Word. Кроме всего прочего, позволяет корректно преобразовывать тексты в HTML или экспортировать в PDF.

Табличный процессор Calc

Редактор электронных таблиц. Позволяет работать, как в «родном» формате ODF (.ods), так и в форматах Microsoft Excel (XLS, XLT, XML), а также во многих других. Помимо этого, результаты работы можно экспортировать в PDF или сохранить в виде HTML.

           Программа подготовки презентаций Impress

Совместима с форматом файлов Microsoft PowerPoint (PPT, POT), также может сохранять презентации во многих других форматах, включая Adobe Flash (SWF).

             Векторный графический редактор Draw

Поможет создать, как простые визитки, логотипы, диаграммы, или блок-схемы, так и сложные векторные изображения. Возможна вставка видео или звука. Созданные в Draw рисунки можно внедрить в любой другой компонент OpenOffice.

Редактор формул и уравнений Math

Инструмент для создания сложных уравнений, которые включают знаки или символы, недоступные в стандартных шрифтовых наборах. Возможно применение Math, как для создания формул в документах Writer или Impress, так и использование этого редактора автономно.

База данных Base

Компонент для работы с базами данных с помощью простого интерфейса. В качестве механизма реляционной базы данных по умолчанию использует. Также можно использовать dBASE, Microsoft Access, MySQL, Oracle или любую другую [5].

«1C: Управление торговлей» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение «1С Управление торговлей» позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение "1С Управление торговлей 8" создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база "1С Управление торговлей 8" может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям. 
Факт совершения хозяйственной операции в "1С Управление торговлей 8" регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных "по умолчанию", ввод новых документов на основании ранее введенных.

В прикладном решении "1С Управление торговлей 8" принято следующее соотношение данных различных учетов:

• независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение "1С Управление торговлей 8" поставляется с комплектом интерфейсов, что обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным именно ему данным и механизмам прикладного решения.

Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по организациям ведется в национальной валюте, в том время как для управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана любая валюта. В разных организациях единой информационной базы могут использоваться разные системы налогообложения: в одних организациях — общая система налогообложения, в других — упрощенная; могут использоваться разные установки политики налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности организации может быть применена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

 В дополнение к управленческому и регламентированному учетам можно вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С целью снижения трудоемкости учет по МСФО ведется не оперативно, с использованием трансляции (пересчета) данных других видов учета.

При разработке решения "1С Управление торговлей 8" учитывались как современные международные методики управления предприятием (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и опыт успешной автоматизации производственных предприятий, накопленный фирмой "1С" и партнерским сообществом. В проектировании и разработке конфигурации участвовали специалисты компаний "ИТРП" (управление производством) и "1С-Рарус" (учет по МСФО). По методологическим вопросам реализации управленческого, финансового учета и формирования отчетности по МСФО консультационную поддержку осуществляет всемирно известная аудиторско-консалтинговая компания PricewaterhouseCoopers.

Решение "1С Управление торговлей 8" разработано на современной технологической платформе "1С: Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление производственным предприятием (УПП)". Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия.

1.4 Обоснование  необходимости использования ИС  в складском учете

При помощи ЭВМ на  оптовом  предприятии ООО «Гусевский хлеб-Плюс» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов  с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету,  количественно -  суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по  каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок  и  продаж  и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные  документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом  подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному  дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, ИС призвана  улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда,  снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса   обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью ИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают  на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры  торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок  и запасов товаров и т.п.

Массовые,  повторяющиеся  операции  по  оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация),  должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Каждая  отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой  формы.  Счет-фактура  составляется в двух экземплярах,  один  из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней  с  даты  отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность  подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Основное преимущество автоматизации  -  это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за  хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же  информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает  время автоматический поиск информации, который производится из специальных   экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой  системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов  для   внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур).

Оперативное управление хозяйственными процессами  составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление  и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе  и т.д. Эти  задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными   исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко  определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций    регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит  хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной  работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень  номенклатуры  – это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно  сократить время.  Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

 Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов  по отчету необходима  огромная  точность  в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего  дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

  При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции  и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.