Автоматизированное рабочее места товароведа

Организация складского хозяйства может быть различной,   может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так, и расположены удаленно. Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных. В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений". В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара. При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке. При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера – возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера. В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара. Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

 

 

Выбор способа управления данными

Задание решения всех вышеперечисленных возможностей послужило основанием для разработки системы учета остатков и движения ТМЦ на складе ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

В соответствии с функциональной структурой, которая представлена на рисунке 4 программного продукта, основой программной оболочки является функциональное ядро системы, которое непосредственно производит учет и анализ движения ТМЦ, обменивается данными с базой данных, производит ввод/вывод и т.п.

В связи с тем, что в задачи проектируемой системы складского учета входит хранение и обработка данных об остатках ТМЦ на складе предприятия и их движении, в качестве представления данных решено использовать реляционную базу данных.

Базы данных называются реляционными, если управление ими основано на математической модели, использующей методы реляционной алгебры и реляционного исчисления. С. Дейт дает следующее неформальное определение реляционных баз данных: Вся информация в базе данных представлена в виде таблиц.

Рис. 4 – Структура складского учета

 

Поддерживаются три реляционных оператора – выбора, проектирования и объединения, с помощью которых можно получить любые необходимые данные, заложенные в таблицы.

Таким образом, функциональное ядро проектируемой системы складского учета должно представлять собой систему управления базой данных – систему, предназначенную для занесения, хранения, управления, выдачи информации в требуемом виде. Она должны обеспечивать контроль за целостностью хранимой информации, требуемые права доступа к информации, приемлемую скорость работы с информацией.

 

3.2 Основные режимы  работы системы

3.2.1 Заполнение  сведений о складах

      

Справочник "Склады (места хранения)" предназначен для ведения списка мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.), который показан на рисунке 5. Формально товары, хранящиеся на одном складе, могут быть собственностью различных организаций, но для целей управленческого учета разделение остатков на складах происходит только по номенклатурным признакам. Открываем справочник «Организация», заполняем все необходимые данные (рисунок 5). В справочник "Склады (места хранения) компании" может быть введено любое количество складов.

Рис. 5 – Элемент справочника «Организация»

 Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно (рисунок 6). Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. Предусмотрена возможность отнесения складов к определенным подразделениям предприятия, что позволит вести складской учет в разрезе подразделений предприятия. Товары,  лежащие на складах могут быть распределены по местам хранения. Распределение по местам хранения используется для быстрого поиска позиции номенклатуры на складе. Склады можно объединить в группы доступности. Для каждого пользователя можно определить свою группу доступности складов. При резервировании товаров на складе, при заполнении схемы размещения с помощью механизма  автоматического резервирования по складам  и размещения по заказам поставщиков, в качестве мест доступного размещения будут использоваться только те склады, которые указаны в группе доступности для пользователя.

Рис. 6 – Заполнение сведений о складах

 

Группы доступности хранятся в отдельном справочнике «Группы доступности». Для каждой группы доступности определяется список тех складов, которые относятся к данной группе доступности. В настройках пользователя в справочнике «Пользователи» для пользователя указывается группа доступности. Элементы справочника "Склады (места хранения)" используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.  Партионный учет может вестись в разрезе складов или по предприятию в целом. Способ ведения партионного учета определяется настройками учетной политики.  В конфигурации разделяются оптовые, розничные склады и НТТ. Выбор вида склада производится выбором из списка видов складов. В качестве розничного склада могут быть использованы торговые залы, собственные розничные магазины, то есть автоматизированные торговые точки (АТТ), продажа в которых ведется с использованием  программно-технических средств автоматизации розничной торговли. Продажа товаров ведется по фиксированным розничным ценам.  Ввод в действие розничных цен оформляется документом «Переоценка товаров в рознице». Учет остатков товаров ведется по продажным розничным ценам. В качестве неавтоматизированной торговой точки можно использовать любую удаленную точку, в которой не используются программно-технические средства автоматизации, то есть учет проданных товаров фактически ведется вручную. При работе с неавтоматизированной торговой точкой  контролируются розничные цены, которые назначены для продажи товаров в неавтоматизированных торговых точках (НТТ). Эти цены назначаются в момент передачи товаров в неавтоматизированную торговую точку (документ "Перемещение товаров") или в момент поступления товаров непосредственно в НТТ ("Поступление товаров и услуг в НТТ"). При этом допускается назначение для одного товара нескольких розничных цен для продажи в НТТ. То есть при назначении цен для продажи товаров в НТТ не требуется обязательной переоценки всех остатков товаров, которые на момент назначения цен, имеются в НТТ. С оптового склада осуществляется продажа, как в розницу, так и оптом. Продажа в розницу с оптового склада ведется по произвольным ценам. В качестве значения по умолчанию в качестве розничных цен подставляются цены по тому типу цен, который указан в карточке склад.

 

3.2.2 Поступление  товаров

 

Поступление товаров от поставщика  отражается документом Поступление товаров и услуг. В этот документ вводятся данные из приходной накладной, полученной от поставщика. Открываем список документов Поступление товаров и услуг (в новой информационной базе список не содержит документов). Для этого в меню Документы выбираем пункт Закупка, а в нем — подпункт Поступление товаров и услуг (рисунок 7). Создаем новый документ Поступление товаров и услуг, комиссия нажатием кнопки Insert или выберите меню Действия — Добавить). Заполняем реквизиты документа значениями.

Рис. 7 – Выбор вида документа

На закладке Дополнительно вводим входящий номер и дату документа, так как они указаны в печатной форме приходной накладной, полученной от поставщика (рисунок 8).На закладке Товары указываем товары, выбирая их из списка номенклатуры. Вводим вручную количество и цену товаров в соответствии с теми данными, которые указаны в печатной форме документ (рисунок 9).Для быстрого заполнения табличной части можно вызвать список номенклатуры в режиме подбора (кнопка Подбор над табличной частью документа). Дважды щелкая мышью по выбранным записям, можно перенести эти данные в табличную часть документа (рисунок 10). Если в диалоговом окне подбора установить флаги Количество и Цена, то информацию о количестве и цене товара можно задавать непосредственно при подборе товаров в документ.

Рис. 8 – Поступление товаров и услуг

Рис. 9 – Ввод количества и цены

 

Рис. 10 – Подбор номенклатуры

 

 

Из формы документа Поступление товаров и услуг регистрируем документ «Счет-фактура полученный». Для этого надо щелкнуть по ссылке. Ввести счет-фактуру в нижней левой части формы документа. Программа выдаст сообщение о необходимости проведения документа (рисунок 11). Выбираем ответ. Да. В открывшейся форме документа Счет-фактура полученный заполняем сведения о счете-фактуре, полученном от поставщика, так, как показано на рисунке. Нажимаем кнопку «ОК» в форме документа «Счет-фактура полученный». Закрываем форму документа «Поступление товаров и услуг». Для этого нажимаем на кнопку. Закрыть в нижней части формы документа. Документ зарегистрирован в информационной базе (рисунок 12).

Рис. 11 – Ввод счет – фактуры

Рис.12 – Журнал «Складские документы»

 

3.2.3 Перемещение  товаров со склада

 

Документ "Перемещение товаров" предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между  различными складами: оптовыми, розничными, НТТ. В качестве склада "Отправитель" указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада "Получатель" указывается тот склад, на который поступает товар. При перемещении товаров на розничный склад необходимо зафиксировать те цены, по которым товар будет продаваться в розницу (рисунок 13) .В том случае, если товар перемещается в НТТ, то необходимо в документе указать те розничные цены, по которым товар будет продаваться в НТТ (рисунок 14).Закрываем форму документа Перемещение товаров и услуг. Для этого нажимаем на кнопку. Закрыть в нижней части формы документа. Нажимаем печать (рисунок 15).

Рис. 13 – Выбор операции

 

 

Рис. 14 – Печатная форма

 

 

3.2.4 Установка  цен номенклатуры

 

 

Документ «Установка цен номенклатуры» предназначен для документального фиксирования изменения отпускных цен  (рисунок 15).При проведении документа информация о ценах записывается  в регистр сведений «Цены номенклатуры» по каждой позиции номенклатуры. В документ вводится список позиций номенклатуры, и для них назначаются цены. Цены назначаются для единицы хранения номенклатуры. Цены могут быть назначены в любой валюте. В документе также вводится информация о той единице измерения, в которую будут пересчитываться цены при заполнении их по умолчанию в документе. Для типов цен, которые определены как расчетные, в документе нужно задать способ расчета по базовым ценам: «По вхождению базовой цены в диапазон» или «По процентной наценке на базовый тип».

 

 

Рис. 15 – Документ «Установка цен»

 

Для второго способа должен быть указан соответствующий процент наценки (скидки). После этого цены можно рассчитать по базовым ценам, нажав на кнопку «Рассчитать по базовым ценам». Для расчетных цен можно задавать валюту цены и единицу измерения номенклатуры, для которой устанавливается цена. Закрываем форму документа «Установка цен». Для этого нажимаем на кнопку «Закрыть» в нижней части формы документа. Документ зарегистрирован в информационной базе (рисунок 16).

 

Рис. 16 – Журнал «Установка цен»

 

По кнопке «Заполнить» мы производим автоматическое заполнение табличной части документа.

Список цен, которые необходимо зарегистрировать или изменить, вводятся в поле «Типы цен» (рисунок 17).

Рис. 17 – Установка типа цен

 

 

3.2.5 Возврат товара поставщику

 

Документ предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры. Возврат товаров может оформляться для поставщика или комитента.  Вид произведенной операции - возврат купленного товара или товара, принятого на комиссию, определяется видом договора, указанным в документе. Если выбран вид договора "С поставщиком", то оформляется операция возврата товаров поставщику. Если выбран вид договора "С комитентом", то оформляется операция возврата товаров комитенту. Возврат товаров поставщику оформляется с оптового и розничного склада. Для оформления возврата товаров из НТТ используем  документ ""Возврат товаров поставщику из НТТ" (рисунок 18).  Оформление возврата товаров поставщику (комитенту) может производиться в два этапа. Например, менеджер отдела закупки выписывает документы, а кладовщик отдает товар поставщику. В этом случае, менеджер оформляет документ, в котором устанавливает вид отгрузки - "По ордеру" и указывает тот склад, с которого товар будет возвращен поставщику (комитенту) (рисунок 19). Кладовщик оформляет документ "Расходный ордер на товары", в котором указывает ранее выписанный документ "Возврат товаров поставщику".