Разработка программы регистрации расходных материалов и оборудования в Кемеровском горно-техническом техникуме

2) Система «Флагман»: «Документооборот»  

Подсистема «Документооборот», входящая в корпоративную информационную систему «Флагман» техникума «Инфософт»,  предназначена для автоматизации делопроизводства и административного управления предприятием. Она обеспечивает регистрацию документов, их рассылку по исполнителям, хранение и обработку.

Из основных функций, имеющихся в подсистеме, можно выделить следующие:

• ввод и регистрация документов системы;
• построение форм ввода реквизитов документов и алгоритмов их обработки;
• создание полнотекстовых документов и приложений к ним в различных форматах, в том числе в текстовом виде и в виде OLE-объектов;
• использование произвольных справочников системы «Флагман» при задании атрибутов документов;
• автоматический расчет значений полей документов по заданным формулам;
• создание макетов для печати документов;
• поиск документов по их реквизитам;
• задание этапов и операций обработки документов;
• обеспечение контроля за исполнением документов;
• задание маршрута обработки документов и продвижение документов по заданным маршрутам;
• создание и автоматическое ведение реестров документов;
• разграничение прав доступа пользователей к документам [13].

3) Система делопроизводства «Дело»

Система «Дело» до недавнего времени называлась «Дело-96». Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик — компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).

Система делопроизводства «Дело» используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и в органах местного самоуправления.

Семейство систем электронного документооборота «Дело»:

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;
• позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов;
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства [14].

К основным недостаткам перечисленных систем автоматизации документооборота можно отнести наличие некоторых функций, которые не требуются на данном предприятии (например, функция работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS). Существующие разработки подсистем документооборота достаточно дороги и сложны в обслуживании. Также можно отметить отсутствие функций, необходимых в работе отдела (например, составление отчета о невыполненных документах по исполнителям).

1.2. Характеристика предметной области

ФГОУ СПО Кемеровский горно-технический техникум был организован в 1929 году, организационно-правовая форма: бюджетное учреждение, вид собственности: Собственность субъектов Российской Федерации.

Юридический адрес предприятия: 650002, Кемеровская область, 
г. Кемерово, пр.Шахтеров, 52. Директор ФГОУ СПО «КГТТ» — Попов Иван Павлович.

Бюджетное учреждение – по бюджетному законодательству РФ организация, созданная органами государственной  власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов, является некоммерческой организацией.

Кемеровский горно-технический техникум – старейшее в Кузбассе учебное заведение. Он был организован в 1929 году под названием Щегловского индустриального техникума и начал подготовку по следующим направлениям: горному, химическому и металлургическому.

Сегодня Кемеровский горно-технический техникум – одно из крупнейших и старейших учебных заведений Кузбасса. Обучение ведется по 8 специальностям, которые получают около 1000 студентов дневного и заочного отделений. Кроме горняков техникум готовит специалистов по направлениям: «Автоматизированные системы обработки информации», «Техническое обслуживание вычислительной техники и компьютерных сетей», «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Экономика и бухгалтерский учет»[8].

1.3. Организационная структура предприятия

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям.

После проведения обследования предприятия была разработана  организационно - штатная диаграмма ФГОУ СПО «Кемеровский горно-технический техникум» (рис. 1.1).

В техникуме сложилась организационная структура подразделений, включающая: отдел кадров, бухгалтерия, заместитель директора по учебной работе (УР), заместитель директора по воспитательной работе (ВР), заместитель директора по управлению производственной работы (УПР) , Совет по качеству, совет по техникуму, педагогический совет техникума. Также можно выделять особенности предприятия, что подразделения выделены на 3 потока работ. Воспитательная работа, учебная работа, административно – хозяйственные работы. Работа факультетов и кафедр, подчиняется всем этим 3 потокам.

Отдел информационных технологий (ОИТ) является структурным подразделением КГТТ:

• Структура и штатная численность сотрудников отдела утверждаются директором техникума в соответствии с фондом оплаты труда.
• Отдел возглавляет  руководитель ОИТ, который непосредственно подчиняется заместителю директора по учебной работе.
• Сотрудники отдела назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением директора.

Цели Отдела информационных технологий:

1. Развитие информационных технологий в рамках бизнеса техникума.
2. Поддержание сети техникума в работоспособном состоянии.
3. Обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей.
4. Программирование и развитие функциональности программного обеспечения.

 

 

 

 

Рисунок 1.1. – Организационно - штатная структура ФГОУ СПО «Кемеровский горно-технический техникум» 

Задачи Отдела информационных технологий:

1. Разработка  и внедрение проектов совершенствования  технологичного управления техникума.

2. Экономия  средств техникума за счет применения высокотехнологичных систем управления.

3. Выявление  и оперативное устранение перебоев  в работе оборудования и пользователей.

Функции Отдела информационных технологий:

1. Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования Техникума с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим.
2. Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления техникума и ее подразделений.
3. Участие в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления техникума.
4. Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления техникума и контроль за их выполнением.
5. Определение задач, их алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех автоматизированных систем управления техникума.
6. Контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования.
7. Назначение пользователям сети прав доступа.
8. Обеспечение бесперебойного функционирования системы и оборудования и принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы нарушений.
9. Установка, настройка и управление программными и аппаратными системами техникума.
10. Разработка и проектирование технологических схем обработки информации по всем задачам автоматизированной системы управления техникума и технологических процессов обработки информации при помощи средств вычислительной техники.
11. Руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных систем управления производством (кодирование сырья, материалов, готовых изделий, деталей, сборочных единиц, подготовка необходимых справочников, дешифраторов и т.п.).
12. Организация подсистемы нормативно-справочной информации.
13. Обеспечение правильности переноса исходных данных на машинные носители.
14. Установка, отладка, опытная проверка и ввод в эксплуатацию комплекса технических средств автоматизированных систем управления ттехникума.
15. Контроль за своевременностью поступления первичных документов, предусмотренных системой, правильностью их оформления, передачей в соответствующие подразделения информации, обработанной при помощи средств вычислительной техники.
16. Анализ и учет случаев отказа системы.
17. Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности автоматизированных систем управления техникума.
18. Модернизация применяемых технических средств.
19. Совершенствование организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования автоматизированных систем управления техникума.
20. Оказание методической помощи подразделениям техникума в подготовке исходных данных для автоматизированных систем управления.
21. Контроль за своевременным оформлением в установленном порядке и заключением договоров со специализированными организациями на проведение исследовательских, проектных и других работ, связанных с деятельностью отдела.
22. Выполнение расчетов эффективности мероприятий по автоматизации управления техникума.
23. Составление заявок на необходимое оборудование, ведение учета его поступлений и использования средств, выделенных на эти цели.
24. Изучение отечественного и зарубежного опыта автоматизации управления Техникума.
25. Ведение учета и составление отчетности о выполненных работах.

Взаимодействие Отдела информационных технологий со всеми подразделениями техникума осуществляет по вопросам:

• ввода нового и работы имеющегося оборудования, а также сети, программного и аппаратного обеспечения;
• ввода нового сотрудника в систему и установки необходимого оборудования и программного обеспечения ему;
• заявок на разработку автоматизированных систем управления;
• отчетов о соблюдении технологии применения автоматизированных систем управления;
• предложений по совершенствованию автоматизированных систем управления;
• консультаций и обучения по применению автоматизированных систем управления;
• с внешними организациями взаимодействие осуществляет по вопросам:
• новых продуктов и технологий;
• приобретения необходимого оборудования и программного обеспечения.

Права сотрудников Отдела информационных технологий:

1. Давать указания по эксплуатации автоматизированных систем управления производством.
2. Участвовать в общем планировании деятельности техникума по вопросам компетенции Отдела.
3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:

- выполнения  инструкций, методических и нормативных  материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных систем управления техникума;

- предоставления  первичных документов, предусмотренных  автоматизированной системой, правильностью их оформления;

- предоставления  иных сведений, необходимых для работы отдела;

- представлять  техникум во внешних организациях по вопросам своей компетенции.

Ответственность сотрудников Отдела информационных технологий:

1. Ответственность  за качество и своевременность  выполнения функций отдела информационных несет начальник отдела.

2. Ответственность  работников отдела автоматизированной  системы управления производством устанавливается должностными инструкциями.

3. Начальник  отдела и сотрудники несут  ответственность за разглашение  служебной и коммерческой тайны техникума и иных сведений, которые могут нанести ущерб техникума или повлиять на ее авторитет.

1.4. Основные бизнес – процессы предприятия

Рассмотрим бизнес – процессы предприятия в нотации IDEF, здесь основной продукт, который производит техникум – образовательные услуги (рис. 1.2). Входной поток в эту систему будет абитуриент, школьник, который желает обучиться по определенной специальности в КГТТ. А выходным – специалист, получивший «багаж» знаний и имеющий диплом по определенной специальности. Внешняя среда – это Бюджет организации, Устав, определяющая финансирование техникума и политику, МинОбрНауки – законодательные акты, стандарты в образовании, например, сроки обучения по определенной специальности. 

Рисунок 1.2. – Основной бизнес – процесс «Оказать образовательные услуги»

В IDEF0 автор раздел процессы на основные, управляющие и вспомогательные. Основные бизнес – процессы – это те процессы, где производится основной продукт (рис. 1.3). В данном случаи – это «знания». Знания это продукт, который можно измерить только путем контроля, проведение итоговых работ, экзаменационных испытаний. В свою очередь, основные процессы разделены на более мелкие процессы – т.е. подпроцессы.

Далее представим основные процессы:

- прием и профориентационная работа;

- проектирование и реализация  программ подготовки к поступлению  в техникум;

- проектирование и реализация  основных профессиональных образовательных  программ;

- проектирование основных образовательных  программ;

- реализация основных образовательных  программ;

- воспитательная и внеучебная работа со студентами;

- проектирование и реализация  программ дополнительного профессионального образования;

- научно-исследовательская и инновационная  работа.

Основным объектом, который здесь преобразуется, будет абитуриент, который  станет специалистом по профилю с начальным образованием. Накладывает условия МинОбрНауки, Устав, а также Бюджет организации. Помогает в реализации процессов – преподавательский состав, персонал, информационная служба, материально – техническая база, бухгалтерия. Промежуточными объектами в этой системе является нормативная документация, отчеты о проделанной работе, результаты внутреннего аудита, распоряжения.

Рисунок 1.3. – Декомпозиция «Оказать образовательные услуги»

Определив, какие процессы протекают в техникуме. Далее детализируем управляющие и вспомогательные процессы.

Управляющие процессы – бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, это такие как: