Разработка программы регистрации расходных материалов и оборудования в Кемеровском горно-техническом техникуме

1.7. Информационный анализ предметной области

1.7.1. Форматы входных документов

В работе отдела информационных технологий при проведении процесса «Обеспечить информационными, методическими ресурсами» используются следующие документы:

1. счет фактура поступления – документ, отражающая покупку предприятием товаров либо услуг от конкретного продавца, рисунок 1.9.;

Рисунок 1.9. – Вид входного документа «Счет фактура поступления»

Со следующими реквизитами:

• номер документа – идентификатор документа, должен быть всегда уникальным, так как регистрируется в книге покупок;
• дата документа – дата, отражающая факт покупки товаров/услуг покупателем;
• поставщик – продавец товара;
• данные о поставщике – реквизиты, ИНН, адрес, вся информация о поставщике;
• список товаров – список приобретенных товаров/услуг покупателем;
• сумма документа – общая сумма покупки.

2) заявка  от подразделения – документ, в котором отражается список  необходимых материалов, товаров  для работы подразделения.

Со следующими реквизитами:

• номер документа – идентификатор документа, должен быть всегда уникальным, так как регистрируется в учете отдела;
• дата документа – дата заявки от подразделения;
• список номенклатуры – список необходимой номенклатуры для подразделения.

1.7.2. Описание выходной информации

При проведении учета заявок, заказов в ОИТ выходными формами  будут:

1) заказ  на закупку материалов  или оборудования со следующими  реквизитами:

• номер документа – идентификатор заказа;
• дата документа  - дата заказа;
• список необходимой номенклатуры – список номенклатуры, которая будет закупаться для нужд отделов администрации;

а) номенклатура – необходимое оборудование либо материал, которое будет использоваться для отделов администрации;

б) количество – необходимое количество номенклатуры для нужд администрации.

1.8. Бизнес-правила

В результате проделанной работы были выявлены следующие бизнес-правила:

1. Заявки от подразделений регистрируются в документе xls;
2. Отгрузка ресурсов в ОИТ осуществляется с товарными накладными и счет-фактурами;
3. Работники ОИТ ведут работы по приемке материала/оборудования;
4. При перемещении ресурсов от ОИТ в другие отделы промежуточных документов не оформляется;
5. Оплата за ресурсы происходит по факту их доставки и проверки на качество;
6. При выявления не соответствующего требованиям оборудования или материала, ресурс возвращается поставщику с претензией по качеству;
7. Учет ресурсов в ОИТ практически не производится;
8. Длительность работы с заявками и заказами работников ОИТ не нормирована;
9. Частота заказов ресурсов зависит от нужд и потребностей техникума;
10. Контроль закупки осуществляют работники ОИТ;
11. Начальник ОИТ обязан отчитываться перед главным бухгалтером техникума за потраченные средства.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Техническое задание

2.1. Назначение и цели создания (развития) системы

Назначение системы «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» состоит в автоматизации процесса  регистрации, ведения, списания расходных материалов и компьютерного оборудования в КГТТ.

Целью создания системы является оптимизация работы с учетом расходных материалов и компьютерного оборудования, которая позволит автоматизировать процесс формирования заказов на компьютерное оборудование и расходный материал, а также учет принятых единиц на балансе техникума.

2.2. Характеристики объекта автоматизации

Отдел информационных технологий осуществляет разработку и внедрение проектов совершенствования технологичного управления техникума. Экономит средства техникума за счет применения высокотехнологичных систем управления. Выявляет и оперативно устраняет перебои в работе оборудования и пользователей.

В объект автоматизации входит учет расходных материалов и компьютерного оборудования, а также процесс формирования заявки и заказа этой номенклатуры. Документы, которые необходимы для функционирования будущей системы в полном объеме это –  данные о необходимых расходных материалах, данные о компьютерном оборудовании, поставщики, которые поставляют эти товары, заявки от подразделений, образцы заказов.

2.3. Требования к системе

К системе «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» предъявляются следующие требования к работе:

1. Система должна быть многопользовательской, иметь единую базу данных документов.
2. Высокое быстродействие (этот критерий важен для работы с большим объемом списка документов, а также быстрый доступ к файловому серверу для ознакомления с документами).
3. Система должна функционировать во время работы колледжа, быть отказоустойчивой.
4. Все процессы в системе проходят в реальном времени – поэтому необходимо обеспечить доступ всех пользователей к системе в режиме on-line.
5. Безопасность – защита от потери информации, некорректных транзакций сотрудников, приводящих к изменению данных или их утрате.
6. Интерфейс должен быть интуитивный, не требующих особых знаний. Цвета неагрессивные, расположение кнопок на «привычных» местах.
7. Также система должна обладать справочной системой.

2.3.1. Требования к структуре и функционированию системы

Информационная система «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» состоит из следующих подсистем:

• Справочники;
• Документы.
• Отчеты.

Последовательность работы подсистем такая: сначала пользователь заносит изменения в справочники, если есть такая необходимость. Далее сотрудник ОИТ регистрирует заявку от подразделений, на основе этих заявок формирует заказ на компьютерное оборудование, затем сообщает бухгалтерии. Бухгалтерия просматривает заказ, либо одобряет, либо дополняет заказ расходными материалами, либо дает отказ на этот заказ. Когда заказ сформирован, его либо распечатывают и отправляют по почте поставщику, либо отправляют по электронной почте. Когда товар поступает, его регистрируют в программе, при необходимости списывают. Пользователь может найти необходимую заявку и сделать заказ или, вывести список текущих заявок от подразделений. Также пользователь может вывести отчет выполненных заказов за необходимый ему период, вывести отчет находящегося список списанных материалов/оборудование.

2.3.2. Требования к режимам функционирования системы

Для информационной системы (ИС) «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» определены следующие режимы функционирования:

• нормальный режим функционирования;
• аварийный режим функционирования.

Основным режимом функционирования ИС является нормальный режим.

В нормальном режиме функционирования системы:

• клиентское программное обеспечение и технические средства пользователей и администратора системы обеспечивают возможность функционирования в течение рабочего дня (с 09:00 до 18:00) семь дней в неделю;
• серверное программное обеспечение и технические средства северов обеспечивают возможность круглосуточного функционирования, с перерывами на обслуживание;
• исправно работает оборудование, составляющее комплекс технических средств;
• исправно функционирует системное, базовое и прикладное программное обеспечение системы.

Для обеспечения нормального режима функционирования системы необходимо выполнять требования и выдерживать условия эксплуатации программного обеспечения и комплекса технических средств системы, указанные в соответствующих технических документах (техническая документация, инструкции по эксплуатации и т.д.).

Аварийный режим функционирования системы характеризуется отказом одного или нескольких компонент программного и (или) технического обеспечения.

В случае перехода системы в предаварийный режим необходимо:

• завершить работу всех приложений, с сохранением данных;
• выключить рабочие станции операторов;
• выключить все периферийные устройства;
• выполнить резервное копирование БД.

После этого необходимо выполнить комплекс мероприятий по устранению причины перехода системы в аварийный режим.

2.3.3. Перспективы развития, модернизации системы

ИС должна реализовывать возможность дальнейшей модернизации как программного обеспечения, так комплекса технических средств. В дальнейшем предполагается внедрить учет по материально ответственным лицам.

Также необходимо предусмотреть возможность увеличения производительности системы путем её масштабирования.

2.3.4. Требования к численности и квалификации персонала обслуживающего систему, режиму работы персонала

Так как система многопользовательская, она должна обеспечивать одновременную работу: 1 бухгалтер, 1 начальник ОИТ, 1 лаборант, 1 техник.

Для обеспечения работы системы не требуется персонал, который бы обеспечивал ее функционирование.

В программе «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» разделенный доступ. Первая группа пользователей ОИТ заносят информацию приходящих расходных материалов, компьютерного оборудования, ведут учет компьютерного оборудования, учет расходных материалов. Вторая группа - бухгалтеры формируют заказы на компьютерное оборудование.

Система реализуется на персональных компьютерах, поэтому требования к организации труда и режима отдыха при работе с ней должны устанавливаться, исходя из требований к организации труда и режима отдыха при работе с этим типом средств вычислительной техники.

Деятельность персонала по эксплуатации системы регулируется должностными инструкциями.

Пользователи системы должны иметь опыт работы с персональным компьютером на базе операционных систем Microsoft Windows на уровне квалифицированного пользователя и свободно осуществлять базовые операции в стандартных версиях Windows.

2.3.5. Показатели назначения

ИС «Регистрация расходных материалов и компьютерного оборудования» должна обеспечивать возможность хранения данных не менее 3 лет.

Система должна обеспечивать возможность одновременной работы 5 пользователей для подсистемы операционной деятельности при следующих характеристиках времени отклика системы:

• для операций навигации по экранным формам системы – не более 5 сек;
• для операции со справочниками системы – не более 6 сек;
• для операций с документацией – не более 20 сек.

Время формирования аналитических отчетов определяется их сложностью и может занимать продолжительное время.

2.3.6 Требования к надежности

Надежность системы должна быть регламентирована следующими требованиями:

• отказоустойчивость – система должна устойчиво работать в течение всего рабочего дня;
• резервное копирование – система должна копировать всю базу данных один раз в неделю в автоматическом режиме вне работы предприятия;
• логин – пароль – для работы с системой должна быть предусмотрена авторизация, а также доступ нужной информации определенному сотруднику по занимаемой должности;

Перечень аварийных ситуаций. При работе с системой должна быть налажена надежная локальная сеть и обеспечить работу автономного сервера.