Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Июня 2014 в 11:09, дипломная работа
Целью написания дипломной является оптимизация работы отдела информационных технологий посредством разработки и внедрения программного приложения, которое будет обрабатывать и хранить информацию о заявках от подразделений, а также заказов от поставщиков, документы поступления от поставщиков. Разработанная программа позволит вести учет заявок от подразделений, учет поставщиков, их договоров, а также обеспечит возможность по оформлению заказа поставщику на необходимые ресурсы.
Введение 7
1. Обзорно – аналитическая часть 9
1.1. Современное состояние автоматизации рассматриваемой предметной области 9
1.2. Характеристика предметной области 12
1.3. Организационная структура предприятия 12
1.4. Основные бизнес – процессы предприятия 18
1.5. Программное и техническое обеспечение предприятия 24
1.6. Постановка задачи 28
1.6.1. Проблемы возникающие при функционировании отдела 28
1.6.2. Автоматизируемые задачи 28
1.6.3. Выбор и обоснование задачи автоматизации 29
1.7. Информационный анализ предметной области 30
1.7.1. Форматы входных документов 30
1.7.2. Описание выходной информации 31
1.8. Бизнес-правила 32
2. Техническое задание 33
2.1. Назначение и цели создания (развития) системы 33
2.2. Характеристики объекта автоматизации 33
2.3. Требования к системе 33
2.3.1. Требования к структуре и функционированию системы 34
2.3.2. Требования к режимам функционирования системы 34
2.3.3. Перспективы развития, модернизации системы 36
2.3.4. Требования к численности и квалификации персонала обслуживающего систему, режиму работы персонала 36
2.3.5. Показатели назначения 36
2.3.6 Требования к надежности 37
2.3.7. Требования к эргономике и технической эстетике 38
2.3.8. Требование к функциям 38
2.3.9. Требования к видам обеспечения 39
2.4. Источники разработки 40
2.5. Обоснование средств разработки 40
3. Экспериментально-проектная часть 43
3.1. Проектирование информационного обеспечения системы 43
3.1.1. Построение модели процессов 43
3.1.2. Построение логической модели данных 43
3.1.3. Описание таблиц базы данных 46
3.1.4. Типовые запросы базы данных 50
3.2. Проектирование программного обеспечения системы 51
3.3. Тестирование и оценка программного продукта 55
3.3.1. Тестирование программного продукта 55
3.3.2. Оценка технико-экономических показателей 57
3.4. Руководство пользователя 59
3.6. Руководство администратора 71
Заключение 74
Список использованных источников 77
Приложение А 78
Приложение Б 81
- В действии «Удалить позицию» - необходимо выделить позицию в таблице и нажать кнопку «Удалить позицию». Действие «Закрыть» - предназначено для закрытия окна «Справочник: Поставщики».
Рисунок 3.9. – Справочник «Поставщики»
Справочник «Подразделения» хранит информацию о подразделениях администрации. Чтобы воспользоваться справочником «Подразделения» необходимо совершить следующее действие «Справочники – Подразделения», рисунок 3.10. В появившимся окне, выводится список всех подразделений администрации, здесь можно совершить следующие действия: «Добавить позицию», «Удалить позицию», «Закрыть».
Рисунок 3.10. – Справочник «Подразделения»
Завершив работы со справочниками, пользователь переходит к непосредственным операциям с документами, он может выбрать либо оформить документ поступления, для этого он заходит в «Документы – Реестр документов поступления». Здесь он увидит реестр документов поступления, рисунок 3.11, для того чтобы добавить документ поступления, необходимо нажать кнопку «Добавить документ», рисунок 3.12. Здесь необходимо ввести документ, дату документа, поставщика, нажать кнопку «Добавить документ», чтобы сохранить его в базе данных. Далее пользователь заполняет список поступивших ресурсов на предприятие. Для этого он выбирает номенклатуру, заполняет поле «Количество» и нажимает на кнопку «Добавить позицию». Также он может удалить позицию, для этого он выделяет необходимую позицию в списке и нажимает на кнопку «Удалить позицию». Если же документ поступления существует пользователь, открывает необходимый документ в «Реестре документов поступления» с помощью кнопки «Открыть документ», далее появится окно, рисунок 3.13, и совершает аналогичные операции, описанные в действия с формой «Добавить документ поступления».
Рисунок 3.11. – Журнал документов поступления
Рисунок 3.12. – Добавить документ поступления
Рисунок 3.13. – Изменить документ поступления
Для того чтобы вести учет заявок пользователь совершает следующую команду в меню «Документы – Реестр заявок». Далее появится окно, рисунок 3.14, реестр документов перемещения, со следующими действиями: добавить документ, открыть документ и удалить документ. Опишем работы с кнопкой «Открыть документ». Нажав эту кнопку, появится окно, рисунок 3.15. Здесь пользователь может изменить заявку от подразделения. Для этого он выбирает номенклатуру, заполняет поле «Количество» и нажимает на кнопку «Добавить позицию». Также он может удалить позицию, для этого он выделяет необходимую позицию в списке и нажимает на кнопку «Удалить позицию». Также пользователь может вывести документ на печать при помощи команды «Распечатать».
Рисунок 3.14. – Реестр заявок
Рисунок 3.15. – Изменить заявку
Для того чтобы вести учет документов заказы, пользователь совершает следующую команду в меню «Документы – реестр заказов». Далее появится окно, рисунок 3.16, реестр заказов, со следующими действиями: добавить документ, открыть документ и удалить документ. Опишем работы с кнопкой «Открыть заказ». Нажав эту кнопку, появится окно, рисунок 3.17. Здесь пользователь может изменить список заказанных ресурсов. Для этого он выбирает номенклатуру, заполняет поле «Количество» и нажимает на кнопку «Добавить позицию». Также он может удалить позицию, для этого он выделяет необходимую позицию в списке и нажимает на кнопку «Удалить позицию». Также пользователь может вывести документ на печать при помощи команды «Распечатать заказ».
Рисунок 3.16. – Реестр заказов
Рисунок 3.17. – Изменить заказ
Чтобы списать расходные материалы и компьютерное оборудование, пользователь совершает следующую команду в меню «Документы – реестр актов списания». Далее появится окно, рисунок 3.18, реестр актов списания, со следующими действиями: добавить документ, открыть документ и удалить документ. Опишем работы с кнопкой «Создать акт списания». Нажав эту кнопку, появится окно, рисунок 3.19. Здесь пользователь может изменить список заказанных ресурсов. Для этого он выбирает номенклатуру, заполняет поле «Количество» и нажимает на кнопку «Добавить позицию». Также он может удалить позицию, для этого он выделяет необходимую позицию в списке и нажимает на кнопку «Удалить позицию». Также пользователь может вывести документ на печать при помощи команды «Распечатать акт».
Рисунок 3.18. – Реестр актов списания
Рисунок 3.19. – Зарегистрировать акт списания
В программе предусмотрен поиск заявку/заказ. Это можно проделать с помощью команды «Документы – Найти заявку/заказ». Появится форма поиска, рисунок 3.20. Сначала пользователь выбирает тип документа, далее вводит номер документа, затем необходимо нажать кнопку «Найти». Появится результат поиска. С результатом поиска пользователь может совершить следующие действия «Открыть документ».
Рисунок 3.20. – Форма поиска заявки/заказа
Следующая функция программы – проверить актуальные заявки/заказы, для того чтобы контролировать выполняемость заявок и получения заказов, рисунок 3.21. Это можно проделать с помощью команды «Документы – Проверить актуальные заявки/заказы». Сначала пользователь выбирает тип документа, затем необходимо нажать кнопку «Проверить актуальные документы». Появится результат поиска. С результатом поиска пользователь может совершить следующие действия «Открыть документ», либо распечатать реестр.
Рисунок 3.21. – Форма поиска заявки/заказа
Раздел «Отчеты» предназначен для того чтобы проводить аналитику с программой. Здесь пользователь может вывести отчеты: список материально ответственных лиц в формате excel и отчет о проделанной работе отдела за выбранный месяц, рисунок 3.22 - 3.23.
Рисунок 3.22. – Форма Отчет о проделанной работе
Рисунок 3.23. – Форма Список списанные материалы/оборудование
Для установки программы запустите файл, загруженный с сервера обновлений. В системах Windows 7 и 8 рекомендуется запустить файл от имени администратора. Далее запускаем установочный файл, рисунок 3.24.
Рисунок 3.24. – Стартовое окно установки программы
Если требуемая папка «Uchet» не существует, то она будет создана автоматически. Согласитесь с предложенным выбором или самостоятельно выберите другую папку для установки ПО, рисунок 3.25.
Рисунок 3.25. – Выбор папки установки
Затем появляется информационное окно на подтверждение установки, рисунок 3.26.
Рисунок 3.26. – Подтверждение установки
Далее будет произведено копирование файлов на компьютер, рисунок 3.27.
Рисунок 3.27. – Копирование файлов
Для завершения установки ПО нажмите кнопку «Готово».
В ходе выполнения дипломной работы была проанализирована предметная область – бизнес-процессы связанные с учетом аппаратных средств и расходных материалов в Кемеровском горно – техническом техникуме г. Кемерово. Обследование показало, что учет ведется вручную специалистами информационного отдела. Это не позволяет специалистам IT отдела предприятия иметь достаточно четкую и оперативную информацию о состоянии и составе компьютерного парка предприятия и расходных материалов.
Такая информация нужна специалистам для эффективного использования компьютерного парка и для планирования своевременных закупок расходных материалов. Отсутствие полной и оперативной информации обо всех ресурсах оргтехники и его работоспособности не позволяет рационально организовать работу по обслуживанию компьютерного парка, снижает эффективность распределения и использования компьютеров на предприятии.
На основе анализа предметной области автоматизации рабочего места специалистов IT отдела была создана контекстная и концептуальная модели предметной области, разработана информационная модель данных информационной системы. Это явилось основой для проектирования базы данных по учету компьютерной техники и создания приложения по управлению этой базой данных.
Основными пользователями информационных ресурсов системы являются специалисты IT отдела.
В ходе дипломного проекта был проведен анализ:
Были выделены основные этапы разработки ПО. Определены программные и технические средства для разработки и поддержки готового продукта. Создана и внедрена программа в работу информационного отдела.
Разработанная, в рамках дипломного проекта программа предоставляет следующие возможности:
• Учета модели принтера и оборудования, установленного в кабинете.
• Учета принтеров, картриджей и другого оборудования, имеющихся в наличии на складе.
• Поиска и фильтрации информации.
• Создания отчетов.
• Вывода на печать таблиц с информацией, а так же экспорт этих таблиц в MS Excel.
Было выполнено обоснование выбора типа операционной системы MS Windows ХР/7, СУБД MS Access 2007 для клиентского места, методы разработки программного обеспечения и язык VBA для разработки программного модуля и графического интерфейса программы.
Внедрение проекта автоматизации позволяет:
• Повысить эффективность управления организацией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией.
• Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Дальнейшее развитие данного проекта предусматривает увеличение аналитических функций, добавление различных видов анализа, например структурного.
В результате была разработана система регистрации расходных материалов и компьютерного оборудования в КГТТ. Эта система, при успешной реализации, обеспечит автоматизацию работы с учетом расходных материалов и компьютерного оборудования.
Внедрение и использование системы в практической деятельности предприятия позволит:
1) значительно облегчить работу
бухгалтерии и начальника
2) быстро оформлять заказ на закупку ресурсов;
3) проверять актуальность
4) обеспечить быстрый поиск
5) обеспечить учет компьютерного оборудования.
Разработанная система решает следующие задачи:
Установка этой системы в отделе бухгалтерии и в кабинете отдела информационных технологий позволит быстро и без потери документов, бумаг вести учет расходных материалов и компьютерного оборудования, и заказов по ним. Кроме того, внедрение системы сократит расходы на канцелярские принадлежности, так как некоторые бумажные документы будут представлены в электронном виде, обеспечит быстрый поиск документов.