Роль и место СО в коммерческих структурах

Вместе с преимуществами, существует и ряд препятствий, возникающих  в отношениях между организацией и консалтинговой PR-фирмой:

1. Посторонние люди обычно  вызывают у сотрудников организации  внутреннее сопротивление. Уровень  отчуждения может колебаться  от неприятия чужака до полного  его отторжения.

2. "Старая гвардия"  в руководстве всегда оказывает  сопротивление новым идеям, взглядам, подходам, воспринимая их как  угрозу сложившемуся привычному  порядку вещей.

3. Вопросы стоимости услуг  так же становятся препятствием  в обращении к независимым PR-агентствам. Как правило, услуги зарекомендовавших себя фирм по связям с общественностью оцениваются в значительные суммы.

4. Боязнь руководителей  принимать нестандартные решения,  предлагаемые внешним специалистом.

Исходя из вышесказанного, можно сделать короткий вывод - наиболее эффективно можно реализовать потенциал  управленческой функции структуры  public relation организации, если прибегать к интеграции работы своих внутренних PR-служб с услугами внешних консультантов (PR-фирмами).

Организации, стремящиеся  к установлению и поддержанию  позитивных взаимоотношений с различными категориями общественности, должны быть в достаточной степени открыты  и доступны для представителей СМИ. Более того, руководство компании должно стремиться к созданию непрерывного потока информации и новостей, передаваемых в различные СМИ. Это требует  перспективного планирования и организации  слаженной работы всех подразделений  службы по связям с общественностью. Внутрифирменная служба по связям с  общественностью, в свою очередь, должна координировать всю работу с руководством компании, учитывать в своей деятельности ее текущие и долгосрочные интересы.

Эффективные взаимоотношения  предприятий и организаций с  печатными СМИ предполагают налаживание  двусторонней информационной связи. Это  означает как предоставление компанией  информации о своем функционировании с целью ее последующего открытого  распространения, так и самостоятельный  поиск и использование информации о работе компании самими журналистами и репортерами. Отношения компании с различными редакциями и издательствами должны быть построенными на постоянной основе с учетом длительной перспективы возможного сотрудничества.

При передаче тех или иных сведений в печатные СМИ необходимо учитывать профиль издания, его  профессиональную направленность и  специфику постоянно публикуемых  материалов, тираж издания, объем  отдельного номера издания, периодичность  выхода в свет, регион распространения.

Основными преимуществами газеты как средства передачи информации компанией  являются оперативность, большое количество читателей и относительно низкие расходы на передачу информации по сравнению с другими СМИ. Главные  недостатки газеты - кратковременность  ее существования на информационном рынке, небольшое количество "вторичных" читателей и низкое качество воспроизведения  информационно-рекламных материалов.

Преимущества журнала  складывается из его ориентации на более конкретную и узкую читательскую аудиторию, лучшее качество воспроизведения  информационно-рекламных материалов, престижность публикации, длительность существования на информационном рынке (большее количество "вторичных" читателей). Недостатком журнала  как средства передачи информации можно  считать его невысокую оперативность. Так, в ТрансТехСервисе функционирует отдел информации и общественных связей, основной задачей которого является взаимодействие со средствами массовой информации. По итогам за март 2013 года было написано и разослано в СМИ 27 пресс-релизов, вышло 19 статей, из которых 4 про автосалон "ТТС-Kia".

Наиболее привычной и  привлекательной для журналистов  формой информационного общения  является пресс-конференция. Пресс-конференция - это встреча журналистов с  представителями государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая  целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Инициаторами проведения пресс-конференций являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные  ответы на интересующие общественность вопросы. Так например, 16 декабря 2013 года во рамках презентации автомобиля Kia Quоris, прошла пресс-конференция, где председатель совета директоров ООО УК "ТрансТехСервис" Вячеслав Викторович Зубарев и руководитель департамента Kia Казань Юлия Юрьевна Бубнова ответили на все интересующие вопросы.

Пресс-тур - это показ объектов журналистам и организация для  них всевозможных экскурсий по территории предприятия осуществляются, как  правило, в целях демонстрации успехов  компании в таких областях, как:

· завершение строительства  новых объектов различного назначения;

· освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;

· совершенствование системы  организации производства и управления;

· решение природоохранных  проблем;

· открытие региональных представительств и филиалов;

· развитие социальной сферы;

· открытие постоянно действующей  экспозиции на территории компании и  др.

При подготовке посещения  объектов представителями различных  СМИ практикуется предварительная  рассылка приглашений. В приглашении  обычно указывают:

· цель и характер посещения  объекта;

· точное место расположения объекта, место и время сбора  приглашенных лиц, место возможной  встречи делегации представителями  приглашающей компании;

· маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте;

· общую длительность посещения, время начала и окончания основных экскурсий;

· условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц, и  др.

При организации полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следующие блоки мероприятий:

· встреча на вокзале или  в аэропорту, размещение, инструктивная  встреча с изложением деталей  пребывания в республике, области, городе;

· сопровождение журналистов  по всему маршруту пресс-тура;

· питание, вечерний досуг, культурная программа;

· встреча с представителями  исполнительной и законодательной  ветвей власти;

· посещение профильных для  тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов республики, области, города; знакомство с их социально-экономическим  развитием;

· заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или  в аэропорт.

Важным моментом организации  посещения объектов журналистами и  репортерами является заблаговременная подготовка гидов, которые должны обладать необходимыми навыками общения с  людьми, и профессиональными знаниями в соответствующей области.

Во время посещений  объектов предприятия или организации  представителями СМИ целесообразно  раздавать им информационно-рекламные  материалы, справочную и техническую  литературу, фотографии и образцы  новой продукции. Делать это желательно после завершения осмотра объекта.

Важным дополняющим элементом  являются встречи представителей СМИ  с руководством приглашающей организации и ее ведущими специалистами - как минимум дважды за время посещения объекта.

Среди информационных материалов, передаваемых службой по связям с  общественностью представителям различных  СМИ, особое место занимают пресс-релизы.

Основными целями написания  пресс-релиза могут быть:

· передача информации о  произошедших или предстоящих событиях в жизни компании, представляющих общественный интерес;

· разъяснение необходимости  и сути отдельных решений руководства  компании;

· краткое изложение речи или доклада официального лица на предстоящем мероприятии по поводу определенного события в жизни  компании или ее общественности.

Разные цели предполагают наличие пресс-релизов разных типов.

Пресс-релиз-анонс - короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с  приглашением журналистов принять  в нем участие. Выполняет главную  задачу - привлечь СМИ, пообещав им интересную информацию и новости.

Новостной пресс-релиз - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции (в этом случае объем может быть любым), после либо вместо нее (объем 1-2 страницы).

Бэкграундер (backgrounder) - информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией: о профиле деятельности, планах, истории организации; изложение содержания документов, описание товаров и услуг; статистические данные и т.д. Бэкграундер раздается журналистам непосредственно на новостном мероприятии, содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс-релиз и помогающую журналисту подробно и без искажений подготовить нужный материал для СМИ.

Медиа-кит (media-kit), или пресс-кит - набор, комплект, пакет для представителя СМИ. Он содержит несколько материалов, потенциально полезных для СМИ: бэкграундер, биографию, фото и т.д. Пресс-кит предназначен для ответа на наиболее вероятные вопросы прессы, появившиеся в процессе подготовки материала по поводу определенного события.

Пресс-релизы могут направляться в различные СМИ: газеты, журналы, радиостанции, телевизионные компании - на десятки адресов. Для этого PR-службам  необходимо составлять и периодически обновлять списки адресатов-получателей  пресс-релизов. Эти списки могут  быть систематизированы по разным удобным  для организации признакам.

Подготовленный к отправке пресс-релиз обычно подписывается  руководителем пресс-центра компании или специально назначенным ответственным  за связь с прессой. В некоторых  случаях на пресс-релизе могут дополнительно  стоять подписи ведущих специалистов и руководителей компании.

Перед отправкой пресс-релиза адресату необходимо точно определить приемлемую дату его публикации и  проставить соответствующую отметку  на самом документе. Это важно  сделать, если публикация пресс-релиза должна быть приурочена к какому-либо событию.

В некоторых случаях специалисты  готовят специальные пресс-релизы, предназначенные для распространения  внутри кампании. Направленность на собственных  рабочих и служащих как главных  потребителей информации пресс-релиза дает возможность делать некоторые  отступления от общепринятых правил написания и распространения  подобных документов.

Под благотворительностью понимается добровольная деятельность граждан  и юридических лиц по бескорыстной (безвозмездной или на льготных условиях) передаче гражданам или юридическим  лицам имущества, в том числе  денежных средств, бескорыстному выполнению работ, предоставлению услуг, оказанию иной поддержки.

Не являются благотворительной  деятельностью направление денежных и других материальных средств, оказание помощи в иных формах коммерческим организациям; поддержка политических партий, движений, групп и кампаний.

Участниками (сторонами) благотворительной  деятельности являются благотворители или добровольцы и благополучатели.

Благотворителями (гражданами и юридическими лицами) называются лица, осуществляющие благотворительные  пожертвования в форме бескорыстной (безвозмездной или на льготных условиях) передачи в собственность имущества, в том числе денежных средств  и (или) объектов интеллектуальной собственности, а также бескорыстного наделения  правами владения, пользования и распоряжения любыми объектами права собственности.

Если работы и услуги бескорыстно (безвозмездно или на льготных условиях) осуществляют юридические лица, то они называются благотворителями. Если же выполнение работ в форме безвозмездного труда, в том числе в интересах  благотворительной организации, осуществлено гражданином, то он именуется добровольцем.

Благотворительная деятельность осуществляется в следующих целях:

· социальной поддержки и  защиты граждан, включая улучшение  материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые  в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовать  свои права и законные интересы;

· подготовки населения к  преодолению последствий стихийных  бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;

· оказания помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, национальных, религиозных конфликтов, жертвам  репрессий, беженцам и вынужденным  переселенцам;

· содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов;

· содействия укреплению престижа и роли семьи в обществе;

· содействия защите материнства, детства и отцовства;

· содействия деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному  развитию личности;

· содействия деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения  морально-психологического состояния  граждан;