Теоретические аспекты межличностных отношений в организации

- работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

Искажение сообщений - явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации.

В практической деятельности руководитель ООО «Диана-Порте» применяет, как правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для подчиненных. Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи информации нередко осложняется, возникает двойное толкование одного сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями поток информации может стать просто неуправляемым. Интерпретация сообщения получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто обусловлена несхожестью языка, восприятия культуры, различия в интересах отправителя и получателя.

Расположение рабочих мест далеко друг от друга является серьезным препятствием на пути установления хороших коммуникаций в ООО «Диана-Порте», правильного принятия решений и поддерживает представление о существовании «их» и «нас».

Проблемы коммуникации в межличностном общении в ООО «Диана-Порте». Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем:

1. Различия в восприятии сообщения  и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

- неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);

- конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

2. Семантические барьеры, возникающие  из-за плохо сформулированных  сообщений,  которые  могут приводить  к потере информации при передаче  получателем,    особенно    много    проблем    такого    рода    порождается    в многонациональной среде.

3. Невербальные     межличностные     преграды     (жесты,     интонации, внутренний     смысл     и     другие     формы     невербальной     символической коммуникации).

4. Неудовлетворительная   обратная   связь   (например,   из-за   неумения слушать).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Повышение эффективности межличностных взаимоотношений                        в ООО «Диана-Порте»

 

3.1. Мероприятия по совершенствованию коммуникационных                  сетей

          Ввиду всех вышеперечисленных причин, задача службы руководителя персонала ООО «Диана-Порте» состоит в налаживании взаимодействия, с одной стороны, по вертикали, между руководителями и их подчиненными, а с другой стороны, по горизонтали, между смежными подразделениями.

Решение этой глобальной задачи может осуществляться постепенными шагами, в частности, на период 2014-2016 гг., необходимо ввести следующие методы работы:

- по мере необходимости рассылка информационных листков;

- лекции о товарах и поставщиках, о новых направлениях деятельности;

- публичные разъяснения по поводу структурных изменений и изменений системы документооборота компании;

- регулярные встречи руководства и линейных менеджеров, во время которых менеджерам предоставляются рекомендации по поводу того, как грамотно донести до рядовых сотрудников идеи общей политики компании и т.д.

Примером мероприятий по совершенствованию коммуникационных сетей может быть введение связных для обеспечения устойчивой связи между различными подразделениями, службами или социальными группами, а также перемещение «сторожа» в узлах пересечения крупных коммуникационных потоков (см.табл. 3.1.1).

Таблица 3.1.1.

       Предлагаемые коммуникационные роли в ООО Диана-Порте»

Роль	Определение	Функции
Сторож	Индивид, занимающий такое место в структуре, которое позволяет ему регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу	Предотвращение информационных перегрузок Проведение «нужной» руководству политики
Связной	Лицо, связывающее на межличностной основе две или более группы в системе, не принадлежащей ни одной из них	Координация действий Передача информации между членами организации
Лидер мнения	Лицо, способное оказывать достаточно заметное влияние на установки или поведение других членов группы	Влияние на принятие решений Обеспечение контактов с отдельными частями внешней среды
Космополит	Лицо, имеющее более сильные и разнообразные связи вне организации

 

В целом можно сказать, что в сетевой модели коммуникационного процесса в организации коммуникация рассматривается как «совокупность большого числа сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно автономных сетей».

При этом главная задача, решаемая с помощью сетевого подхода, состоит в выявлении полных коммуникационных сетей (формальных и неформальных), исследовании их положения и условий существования в организации, а также возможных совмещений и дублирования при передачи информации.

Такой подход позволяет ответить на следующие вопросы:

-правильно ли организация разбита  на структурные составляющие (подразделения  и службы);

-какие механизмы эффективны  для координации действий работников;

-достаточно ли в организации  должностей (функциональных ролей) для осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных  потоков, передачи идей и технологий. Сетевой анализ позволяет понять также динамику коммуникационных процессов и особенности поведения членов организации, так как нередко сети в организации возникают спонтанно (в результате появления новых целей и в ходе повседневного общения членов организации) и постоянно меняются.

          Необходимо принять решение о создании своего органа массовой коммуникации как формы опосредованного общения с персоналом.

          В качестве информационного канала из всех возможных вариантов можно выбрать газету.

В отличие от стенгазеты, электронных СМИ и корпоративного радио газета доступна любому сотруднику независимо от территориальной удаленности и наличия компьютеров.

В   газете   могут  публиковаться  материалы  разнообразного   характера. Разделим их условно на четыре  функциональных блока:

1. Информационный блок:

-новости компании: освещается открытие  новых магазинов, обновление товарного  ассортимента и т.д.

-информация о компании: история  создания, организационная структура, внутренние социологические исследования  и т.д.;

-отчеты о прошедших мероприятиях: выставках, выездных семинарах, корпоративных праздниках;

-объявления о внутренних конкурсах  на замещение вакансий, публикация  свежих вакансий;

-информация о распродажах своих  товаров для сотрудников компании;

-частные   объявления   от   сотрудников   (например,   о   продаже   дачного участка или сдаче квартиры);

2. Мотивационный блок:

-описание     достижений     отдельных     подразделений     и     отдельных сотрудников  с указанием форм и размеров  премирования;

-объявления   о   конкурсах   на   звание  «лучший   сотрудник»,   «лучшее подразделение» и т.д.;

-творческие конкурсы (например, на  лучшее название нового магазина);

3.  Обучающий блок:

-    информация о новых    товарах:     специфика, спрос,     технология производства, данные  о производителях и т.д.

- небольшие   очерки   образовательного   характера:   например,  о  новых маркетинговых технологиях, о техниках эффективных продаж и т.д.

- разъяснения по поводу изменений в системе работы компании, изменений в системе документооборота;

- юридические консультации.

4.  Развлекательный блок:

- анонсы предстоящих праздников и прочих мероприятий по проведению совместного досуга;

- персональные    поздравления    сотрудников    с    днями    рожденьями, свадьбами, рождением детей, защитой дипломов и т.д.

- шуточные гороскопы, гадания, анекдоты, смешные ситуации из жизни компании.

Залогом успешного результата является вовлечение сотрудников в процесс подготовки газетного номера.

Подводя итоги, отмечаем, что газета окажется полезным инструментом в работе с персоналом. Она выполняет функцию информирования сотрудников и является эффективным проводником корпоративной политики компании.

3.2. Решение проблем структурных  коммуникаций

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем ООО «Диана-Порте» может использовать следующие приемы:

1) постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка  информационных  данных,  внутреннего  рынка информации,  пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;

2) контроль  за  процессами  обмена  информацией,  информационными каналами.  Для  этого  можно  проводить такие  мероприятия,  как разработка плана-графика,      периодическая      отчетность,      регулярные      встречи      с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) организация   системы   сбора  информации   от   исполнителей   путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т.д.;

4) создание   дополнительных   каналов   для   исключения   искажения информации или двойственного  понимания информационных сообщений  путем повторения    распоряжений     или     приказов    в    специально    выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д.

Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

5)   использование современных информационных   технологий,   что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций.

В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;

6) планирование рабочих мест  с учетом функциональных особенностей и способностей работников.

При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;

7) предотвращение    возникновения    барьеров    между    различными  подразделениями    и    должностными    статусами    в    организации,    «снятие функциональных и иерархических перегородок».

Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации. Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

         - предварительная     подготовка    к    передаче     сообщения;     например, разъяснение основных положений, содержания сообщения;

          - снятие  семантических  барьеров  путем  исключения  двусмысленности, многозначности понятий;

         - постоянное внимание к невербальной символической коммуникации — тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;

         - проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;

         - установление   обратной   связи,   для   чего   следует:   задавать   вопросы получателю    информации    о    содержании    сообщения   и    степени    его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство     или     непонимание;     создавать     атмосферу    доверия.