Адаптация персонала в ИФНС

1. Затем  работник отдела кадров проводит небольшую беседу, в которой в общих чертах знакомит с организацией, с отделом или цехом, где предстоит работать новичку. В своей беседе начальник отдела кадров затрагивает следующие вопросы:
2. Функции подразделения: цели, функции и приоритеты подразделения, его структура и руководители, взаимоотношения внутри подразделения и с другими подразделениями.
3. Обязанности и ответственность: должностные обязанности, содержание работы и ожидаемых результатов; объяснение ее важности и соотношения с другими работами в подразделении; длительность и расписание рабочего дня, перерывы; требования к качеству работы; критерии и методы ее оценки.
4. Правила–предписания: правила, характерные для данного рабочего места или подразделения, правила техники безопасности и охраны труда; виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней.
5. Принципы кадровой политики и подбора персонала, сроки и условия найма, назначения, перемещения, продвижения, увольнения; права и обязанности работников; направления профессиональной подготовки и повышения квалификации; функции профсоюзов; дисциплина и взыскания; правила охраны государственной тайны; организационные коммуникации и распространение новых идей.
6. Заработная плата, ее взаимосвязь с результатами труда и квалификацией, механизм начисления, возможности повышения.

Далее он провожает нового работника на его рабочее место  и представляет непосредственно  руководителю. Тот, в свою очередь, знакомит новичка с коллективом, с коллегами  по работе, с рабочим местом. Здесь  уже начинается, так называемая действенная  адаптация молодого специалиста, которая  состоит в приспособлении новичка  к своему рабочему месту, своему статусу. На этом этапе происходит целенаправленное профессиональное обучение работника, его включение в межличностные  отношения с коллегами. В рамках этого этапа новому сотруднику оказывают  максимальную поддержку со стороны  руководителя и коллег, целесообразно  вместе с ним регулярно проводится оценка результативности его деятельности и особенностей взаимодействия с  коллегами. В течение первой недели непосредственный руководитель ежедневно  общается с работником, узнает об успехах  и помогает устранить проблемы.

Как и в большинстве  российских организаций в ИФНС широко используется такой метод адаптации  как наставничество, которое проходит следующим образом: руководитель отдела назначает более опытного сотрудника, который будет  обучать нового сотрудника тому, что умеет сам. При назначении наставника руководитель учитывает не только его профессиональные качества, но и человеческие. Наставник должен вызывать эмпатию и, кроме того, он должен сам уметь и хотеть работать с людьми. Советом, личным примером или как–то ещё наставник передаёт подопечному свой опыт. Действительно, опытный сотрудник много знает и много умеет, ему известны все тонкости и нюансы выполняемой работы, которыми он поделится  с новичком. При правильном выборе наставника адаптация проходит довольно быстро и успешно.

 Руководитель проводит  периодические беседы с новым  работником еще в течение месяца, интересуясь о трудностях, которые  у него возникают, его успехах,  и регулярно делает оценку  работы. Контроль за ходом процесса адаптации со стороны отдела кадров не проводится.

Процесс адаптации можно  считать завершенным, когда постепенно преодолеваются производственные и межличностные проблемы и происходит переход к стабильной работе. В ИФНС Дзержинского района процесс адаптации, хорошо регулируемый и, как правило, уже через несколько месяцев сотрудник начинает выполнять работу самостоятельно, без чей либо помощи.

Но бывает и так, что  новичок не смог адаптироваться к  новому месту работы, не смог сдружиться с коллективом, в ИФНС Дзержинского района такие  случаи тоже случаются.

Что же случается, почему молодой  специалист не может адаптироваться на новом рабочем месте? Чтобы  получить ответ на этот вопрос я  побеседовал с начальником отдела кадров. Он сказал, что они делают все возможное, чтобы помочь молодому специалисту освоиться на первом для него рабочем месте, с их стороны, конечно, тоже бывают ошибки, – это такие как, неправильно выбранный наставник (люди не могут сойтись характерами), недостаточный контроль со стороны непосредственного руководителя, не желание сотрудников отдела принимать новичка, грубые замечания. Свои ошибки и ошибки сотрудников, они, как руководители, стараются исправлять. Также часто бывает, что молодой специалист сам допускает ошибки, которые мешают ему влиться в коллектив.

Начальник отдела кадров назвала поведенческие и функциональные ошибки, которые допускают сами новички:

  Поведенческие ошибки.

Всегда и во всем, и особенно поначалу, следует проявлять сдержанность. Для того чтобы не совершать таких ошибок, иногда достаточно хорошего воспитания. Такие качества, как пунктуальность, любезность, уважение чужого пространства и скромность многим прививаются еще в семье, и им в любом случае можно научиться самостоятельно.

Поначалу бывает так, что  новички излишне напряжены, ждут, когда к ним проявят интерес, и зажимаются, но порой новичок, наоборот, ведет себя открыто и преувеличенно дружелюбно, думая завоевать, таким образом, симпатию. Он часто шутит, расточает всем комплименты, навязывается на доверительные разговоры, встревает в беседы сотрудников.

Несомненно, гиперактивность — не лучший способ влиться в коллектив со сформировавшимися отношениями, потому что, вторгаясь в чужое пространство, человек лишь вызовет раздражение и нежелание общаться с ним. По–человечески желание завязать контакт с новым коллективом очень понятно, но лишние улыбки, лишняя болтовня могут поначалу навредить, потому что должно пройти время, пока к вам присмотрятся и примут в “свои”.

К поведенческим ошибкам  можно отнести и неправильный внутренний настрой. Так, по словам начальника отдела кадров, на 2–м месте по распространенности стоят завышенные ожидания. Иногда из–за несовпадения обещаний, будь то обещание прекрасного соцпакета или быстрого профессионального роста, в реальности новичок теряет мотивацию и становится из–за этого более пассивным, что уже по–настоящему мешает ему проявить себя и начать восхождение по карьерной лестнице. Бывает так, что сотрудник, еще не прошедший испытательного срока, уже начинает интересоваться, когда же ему повысят зарплату и как будет дальше расти его карьера, для работодателя это самое больное место, поэтому результат иногда бывает плачевным.

Функциональные – это  ошибки, которые больше зависят не от личности, а от рабочих навыков  сотрудника. Иногда новички стремятся  продемонстрировать свою компетентность и берут на себя сразу много задач, не понимая, сколько времени занимает решение тех или иных вопросов, и потом физически не могут с этим справиться. Бывает и так, что новый сотрудник торопится поскорее разделаться с мелкими “рутинными” делами и в результате делает много ошибок. При этом он все время напоминает начальству, что видит себя на другой, более ответственной должности. Но важную работу ему никто не доверит, пока он не научится идеально справляться со своим участком.

Но и новичкам тоже надо проявлять инициативу, спрашивать когда что–либо непонятно, потому что, когда новичок ведет себя слишком пассивно и боится задать лишний раз вопрос, чтобы не проявить некомпетентность, он, скорее всего, спровоцирует более жесткое отношение начальства, четкое инструктирование взамен простых указаний. Так, например, составив отчет по своему разумению, не спросив руководителя, в итоге новичок может обнаружить, что он надеялся видеть в нем какую–нибудь дополнительную графу. Этого не будет, если молодой специалист будете стараться прояснять понимание задачи, образ результата, стандарты исполнения и особенности корпоративной культуры. Всякий раз, когда есть неуверенность в задании, лучше переспросить „Правильно ли я вас понял, что…“ или задать уточняющие вопросы.

Все это ошибки уже непосредственно  самих новичков и исправить их может только он сам.

Несомненно, целью ИФНС Дзержинского района является помочь сотруднику в  адаптации к рабочему месту. Кадровая служба заинтересована в уменьшении текучести кадров, в выращивании  специалистов. Поэтому молодым специалистам здесь уделяют повышенное внимание, в отделе общего и хозяйственного обеспечения, где проходила практика половина коллектива,– это молодые сотрудники, которые сразу после получения профессии пришли работать в ИФНС, успешно прошли адаптацию и довольны своим местом работы.

2.3 Эффективность первичной трудовой адаптации в Дзержинской ИФНС города Новосибирска

• Адаптацию персонала можно рассмотреть как процесс и как результат. Анализ в первом аспекте предполагал, что ИФНС,  как система имеет некоторые намерения, инструменты и предпринимает ряд действий для создания определенных условий вхождения человека в должность, в социальный климат, организационную культуру. С точки зрения результата можно говорить, что после разработки модели адаптации как инструмента управления, ее внедрения в ИФНС и грамотного управления возможно получение значимых результатов, которые можно разделить на субъективные и объективные. К объективным результатам, как правило, относят:
• снижение издержек по поиску нового персонала;
• уменьшение числа увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок как по инициативе руководителя, так и по желанию самого сотрудника;
• уменьшение временных затрат других сотрудников на адаптацию новичков, что позволит им больше времени уделить непосредственным обязанностям.

Субъективные результаты можно представить как улучшение организационного климата в коллективе; формирование лояльности у сотрудника с первых дней его работы и тем самым стимулов и желания работать в организации длительное время; удовлетворенность работой.

Для эффективности адаптации  в ИФНС Дзержинского района города Новосибирска проанализируем некоторые  показатели эффективности. 

Как уже было сказано выше, одним из показателей успешной системы  адаптации является удовлетворенность  работой. Используя шкалу удовлетворенности теми или иными факторами, количественно можно измерить глубину адаптированности. Для степени удовлетворенности работой было проведено тестирование пяти человек, которые не так давно работают в ИФНС и это место работы является для них первым. Принцип тестирования раскрыт в Разделе 1.

 

Факторы удовлетворенности  работой представлены в таблице 5.

Таблица 5 Степень удовлетворенности  работой.

 

№ испыту – емого	Фактор	Оценка	Фактор	Оценка	Фактор	Оценка	Фактор	Оценка	Фактор	Оценка	Фактор	Оценка
1.	Содержание труда	0	Наличие перспектив карьерного роста	0,5	Занимаемая должность	0	Заработная  плата	0	Условия труда	0	Отношения в коллективе	1
2.		0,5		1		–0,5		0		0,5		0,5
3.		0,5		1		–1		–0,5		0,5		1
4.		1		1		1		1		1		0,5
5.		1		0,5		0,5		0,5		0,5		1

 

Результаты по каждому  фактору представлены в таблице 6.

Таблица 6 Результаты исследования удовлетворенности работой.

 

Фактор	Средний балл по каждому фактору
Содержание труда	0,6
Наличие перспектив карьерного роста	0,8
Занимаемая должность	0
Условия труда	0,7
Заработная плата	0,2
Отношения в коллективе	0,8
Общий балл 0,62

 

Из проведенного исследования можно сделать вывод, что в  ИФНС Дзержинского района высокий уровень  адаптированности молодых специалистов. Главное, чем удовлетворены молодые сотрудники ИФНС, – это наличие возможности карьерного роста, условиями труда и отношением в коллективе. Неудовлетворенны молодые специалисты занимаемой должностью, – это естественно, т.к. они только начинают свою карьеру, а также заработной платой, она у молодых кадров тоже не высокая, т.к она зависит от стажа работы и от занимаемой должности.

Теперь рассчитаем количественный (объективный) показатель – процент работников, закрепившихся в ИФНС по итогам процесса адаптации по формуле: F = P: W * 100%

P = 5; количество сотрудников успешно прошедших процесс адаптации

W = 8; количество принятых сотрудников в ИФНС Дзержинского района.

F = 5:8*100% = 63%

Полученный результат  выше среднего, – это говорит о том, что молодые сотрудники довольны своим местом работы, видят перспективы карьерного роста, довольны коллективом и руководством. Все же это не самый высокий показатель адаптации, работникам кадровой службы не следует останавливать на достигнутом, а продолжать повышать уровень адаптированности и уменьшать текучесть молодых кадров.

 

2.3.1. Рекомендации по первичной адаптации сотрудников.

 

 Сформулируем основные  правила для работника кадровой  службы, соблюдая которые он сможет  поднять уровень адаптации в  ИФНС Дзержинского района.

Как бы новый сотрудник  ни рвался в бой, он проведет большую  часть своего первого рабочего дня  с отделом персонала. И кадровикам очень важно сделать так, чтобы  он прошел спокойно и с пользой.