Деловые коммуникации по рекламе

Тренинги представляют собой активные методы обучения, которые могут позволить в кратчайший период освоить приемы эффективного делового общения. Они помогают родить в человеке инициативность и деловую активность к деятельности, поменять принципы поведения сотрудников. В основе данных методов лежит интенсивная тренировка, где имитируются реальные ситуации из практики делового общения.

В первую очередь, на ОАО «Гамма» рекомендуетсявнедрить тренинг по навыкам успешной деловой коммуникации, задача которой это:

- развитие коммуникативных качеств персонала и их умения в деловом общении;

- повышение деловой эффективности, расширение поведенческихролей участников;

- установление и поддержание  делового контакта среди персонала;

- техника и приемы ведения деловой беседы;

- возможность избегания потерь информации в ходе деловой беседы.

Также для ОАО «Гамма» возможно предложить использование обучающих бизнес-тренингов на компакт-дисках, единовременная покупка которых обойдется компании значительно дешевле (около 5000 тысяч рублей), чем приглашение тренера по деловым коммуникациям.

2) Вторым этапом является ассоциирование работника и представление его себя в ходе делового общения. В данном случае будут важны тесты и деловые игры.

Опыт, который сотрудник получает во время деловой игры, может быть даже более продуктивным и результативным по сравнению с опытом, приобретенным в профессиональной деятельности. В деловой игре формируются конкретные установки и правила профессиональной деятельности, намного легче преодолеваются стереотипы, корректируется самооценка. Модель проведения деловой игры представлена на рисунке 5.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5 – Модель проведения деловой игры

 

На ОАО «Гамма» можно предложить деловую игру «Бесконечное чаепитие». Смысл данной деловой игры – это то, что сотрудники разбиваются на несколько подгрупп, и каждую подгруппу навещают несколько «посторонних странных гостей», в роли которых участвуют другие сотрудники предприятия. Тому, кто играет роль «странного постороннего гостя»предстоит выдумать странное желание или предложение. Для ОАО «Гамма» это может быть, к примеру:

- предложение слетать в Шотландию, выбрать там самые красочные гетры и привезти их в Орел;

- желание устроить праздник колготок и носок;

У других гостей наиболее трудная задача, им необходимо следить, как их обслуживают, анализировать все свойства делового общения, как положительные, так и отрицательные и соответственно реагировать на них.

 «Странности» гостя наглядно показывают участникам необходимость более чуткого отношения к каждому клиенту. Участники в этом случаеприобретают опыт быстрой адаптации. Сотрудники видят, какое влияние оказывает каждый элемент (улыбка, приветствие, жесты, мимика и т.д.).

 Сценарий этой деловой игры дает возможность участнику ощутить себя в роли гостя и таким образом увидеть « теплое гостеприимство» сотрудников компании глазами клиента. В результате этого, каждый менеджер и сотрудник осознаетотрицательные моменты в деловом общении своих подчиненных с клиентами. Таким образом, деловая игра состоит в активном участии в ней самих обучаемых. Каждый участник деловой ситуации анализирует её, принимает решения, делает выводы.

3) И последнее, что хотелось бы усовершенствовать в деловом общении ОАО «Гамма» - это внедрение дней доброты и вежливости. К примеру, в последнюю пятницу месяца проводить «день собственного имени», когда все сотрудники организации будут начинать свое обращение с имени того, к кому обращаются. Первый понедельник месяца можно сделать «день улыбки», и так далее. Таким образом, совокупность этих мероприятий будет способствовать повышению уровня делового общения на предприятии и его усовершенствованию.

Также можно использовать различные методы, а именно: группировки и систематизации исходных данных об объектах исследования; метод сравнения; метод графического моделирования; метод изучения документов; методы социологических исследований (тесты).

Усовершенствовать деловое общение наилучшим образом можно с помощью системного подхода. В данном случае, деловое общение рассматривается как модель, представленная на рисунке 6, в которой участвуют два деловых партнера. Системный подход к анализу делового общения определяет, что деловое общение – это целостная развивающаяся система, элементы которой определенным образом взаимосвязаны.

                        Психологическое влияние

                                 В                       

                                                                        Р2

 

 

                        Е

 

 

         Рисунок 6 - Системная модель делового общения с участием двух деловых партнеров

 

П1, П2 – деловые партнеры; Е- социальная среда делового общения, включающая в себя объективные факторы; А- предмет делового общения; В- психические процессы межличностного общения деловых партнеров; Р1,Р2- личностное психологическое пространство деловых партнеров.

Посредством данной модели и ее анализа, работники ОАО «Гамма», а именно менеджеры и специалисты по рекламе смогут наладить деловые отношения и правильно спланировать деловые встречи, а также осознать результат их совместной деятельности.

 

3.2 Планирование  проведения деловых встреч специалиста по рекламе

 

          Как отмечалось ранее, наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения – это деловая беседа. Деловые беседы, безусловно, важны на любом предприятии, а также и на ОАО «Гамма». Секрет успешности деловой беседы – это компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Вместе с деловой беседой, относящейся к диалоговому общению, широко известны разные формы группового обсуждения деловых вопросов. Наиболее принятыми формами считаются деловые совещания (встречи), переговоры и собрания. Они также проводятся на ОАО «Гамма». Согласно этико-организационных подходов, выделяют виды деловых встреч или совещаний:

- диктаторские. Сущность этого вида состоит в том, что руководитель оповещает присутствующих о своем решении проблемы по определенным вопросам и знакомит присутствующих со своей позицией или распоряжением вышестоящей организации. В данном случае обсуждения и дискуссии не приняты и не проводятся. Собеседникам разрешено только задавать вопросы;

- автократические встречи –это форма диктаторского совещания. Директор спрашивает участников поочередно и выслушивает их мнения. Приглашенные участники не могут высказывать свою точку зрения относительно позиций других собеседников;

- сегрегативные встречи (сегрегация – от лат. отделение, удаление) заключаются в докладе руководителя или уполномоченного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) руководителя;

- дискуссионные совещания носят демократический характер. В данном случае осуществляется свободный обмен позициями и мнениями, после чего решение принимается общим голосованием участников с последующим утверждением руководителем, или, в противном случае, принимается руководителем без голосования, учитывая высказанные мнения и предложения;

- свободные - это встречи, которые осуществляются без четко сформулированной повестки дня.

В настоящее время управление организаций зависит не только от профессиональных качеств руководителя, но и от технических новшеств, ведь современное общество отличается динамичностью и высоким уровнем компьютеризации.

Современный начальник должен уметь быстро принимать решения, четко распределять полномочия и с минимальными затратами находить выход из любой сложившейся ситуации.

Эффективное управление организацией в наши дни невозможно без информационных технологий, компьютерных устройств и программ. И действительно, благодаря этому, можно сэкономить время, связанное с планированием рабочего дня и управлением кадрами в организации.

Программа LeaderTask может стать настоящим помощником для менеджеров любой организации.

LeaderTask – современная многофункциональная программа-органайзер, предназначенная для более рационального распределения рабочего времени и эффективного управления организацией в целом.

Данную программу должны иметь непроизводственный персонал и руководители всех предприятий, а также менеджеры по рекламе.

Можно сделать вывод о том, что рабочее время на предприятии используется недостаточно эффективно, поэтому можно предлажить использование данной программы LeaderTask для всех сотрудников, занимающих руководящие должности на предприятии, и не задействованные непосредственно в производстве ОАО «Гамма».

В свою очередь, от эффективности использования рабочего времени зависят все производственные показатели.

Органайзер LeaderTask поможет не только рационально использовать рабочее время, но и эффективно управлять делами организации, контактами и проектами.

LeaderTask - программа, включающая в себя огромное количество функций, с помощью которых можно планировать не только своё личное время, но и общаться с подчиненными и коллегами, отдавать распоряжения, напоминать о важных проектах, совещаниях, встречах.

Возможности многофункционального органайзера LeaderTask представлены на рисунке 7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Возможности органайзера LeaderTask

 

С помощью данной программы можно также оценивать качество работы сотрудников, автоматически получая обширную информацию по данному работнику. Не вставая со своего рабочего места, мгновенно оценивать успешность его работы.

LeaderTask поможет осуществить мониторинг за деятельностью предприятия в любой момент и получить подробный отчет о текущей и выполненной работе.

Организовав управление предприятием на основе данной компьютерной программы, повышается эффективность руководителя, повышается производительность работников, дисциплина работы, а значит и производственно-экономическая деятельность предприятия в целом, налаживается работа всех подразделений предприятия и их сотрудников.

Но, когда существует необходимость ознакомить общественность и партнеров с точкой зрения фирмы, компании на какую-либо значимую проблему,то на ОАО «Гамма» используется особая форма делового общения- пресс-конференция. Она также может использоваться с целью создания позитивного корпоративного имиджа компании и для позитивного мнения партнеров. Сущность пресс-конференции заключается в том, что она осуществляется как кратковременная официальная встреча с представителями СМИ и партнерами. Тут, как никто другой, специалист по рекламе выполняет свою непосредственную работу по организации эффективного делового общения. По сравнению с деловой беседой и деловым совещанием, на пресс-конференции увеличивается интенсивность вербальных коммуникаций, которые особенно взаимосвязаны с постановкой и формулировкой вопросов. Специалист по рекламе должен так организовать этот процесс, чтобы у всех присутствующих сложилось хорошее впечатление и мнение о предприятии. Тонкости данного делового процесса отразятся на деятельности всей фабрики самым прямым образом.

Совещания, которые проводятся в ОАО «Гамма», созываются по любому поводу и причине, и в основном представляют собой доведение обычной информации. В данных случаях, для экономии времени можно использовать иные методы и каналы распространения. Как вариант, можно данную информацию раздавать в распечатанном виде, распространять как сообщение через программы в компьютере и интернете, или сообщать с помощью громкоговорителя, безусловно, при его наличии. Такие изменения позволят более рационально и разумно использовать свое и чужое рабочее время.

Выделяют два типа деловых переговоров:

1) спонтанные (импровизированные);

2) спланированные (к которым готовятся заранее).

Большинство деловых совещаний в ОАО «Гамма» организуются спонтанно и неожиданно. Неожиданность обычно бывает вызвана чрезвычайной ситуацией или срочностью, а в остальных случаях к деловому совещанию необходимо предварительно готовиться. Следует доводить до сведения участников, время и продолжительность делового совещания, его тему и проблематику, задачи, цели, состав участников и другую немаловажную информацию. В данном случае деловые совещания будут иметь более продуктивную и эффективную природу как для руководителя, так и для участников. В таблице 4 представлены примерный график и тематика деловых совещаний для ОАО «Гамма».

 

Таблица 4 - Запланированные совещания на январь, февраль 2015 года

Дата	Время начала делового совещания	Тематика делового совещания	Число участников, чел.	Длительность, мин.
12.01	10:00	«План работы на январь»	30	60
19.01	9:00	«Новые методы и способы обучения деловому общению»	45	90
25.01	12:00	«Модернизация отделов»	20	45
1.02	12:00	«План работы на февраль»	32	60
10.02	11:00	«Производство нового вида продукции»	41	50
17.02	13:00	«Проблемы нехватки сырья и материалов»	23	45
23.02	10:00	«Разработка рекламной кампании»	19 (во главе специалист по рекламе)	60
27.02	12:00	«Анализ динамики спроса»	26	45