Економічна сутність самоменеджменту та його співвідношення з іншими видами менеджменту

погоджувати їх з  планами інших  людей  (секретарки,  начальника,  підлеглих,

колег).

       Як і будь-яке планування, планування  часу орієнтується на  відповідні

довгострокові цілі, які, у свою чергу, розбиваються на  оперативні  часткові

цілі.  Планування  припускає  поступове   просування   вперед,   розкладання

загальної задачі на приватні, з тим щоб різні дії  можна було  розподілити  в

часі.

      Встановлення  періодів часу, які потрібні для   досягнення  особистих  і

професійних цілей, дає відчуття упевненості і уявлення  про  найпереважніший

розподіл часу і  найдоцільнішої черговості справ.

      Менеджери  повинні прагнути того, щоб,  встигаючи   вирішувати  під  час

робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного  часу  займатися

тільки однією-єдиною задачею, завжди завершувати за  один  раз  тільки  одну

справу, але послідовно  і  цілеспрямовано.  Передумовами  для  такої  роботи

служать ухвалення  однозначного рішення про першочерговість  важливих  справ,

складання списку пріоритетів  на основі  цього  рішення  і  дотримання  його.

Свідоме  встановлення  однозначних  пріоритетів,   послідовне   і   системне

виконання задач, включених  в план, відповідно до їх черговості допоможе :

      - працювати  тільки над дійсно важливими  і необхідними задачами

      - вирішувати  питання відповідно до їх невідкладності

      - концентруватися  на виконанні тільки однієї  задачі

      - укладатися  у встановлені терміни

      - виключити  справи, які можуть бути виконані  іншими

      - не  залишати невиконаною задачі, які  вам дійсно під силу

      - одержати  більше задоволення від робочого  дня і результатів роботи

      - уникнути  стресових перевантажень [5]

      Черговість  виконання задач можна  визначати,  користуючись  наступними

критеріями і методами :

      Принцип  Парето ( співвідношення 80:20)

       "всередині даної групи окремі  малі частини знаходять набагато  більшу

значущість, ніж це відповідає їх відносній питомій  вазі в цій групі".

      Виходячи  з  цієї  закономірності,  можна   зробити  висновок  стосовно

робочої ситуації керівника:  в  процесі  роботи  за  перші  20  %  часу,  що

витрачається, досягається 80% результатів. Це означає, що  не  слід  відразу

братися за найлегші, цікаві або вимагаючі мінімальних  витрат  часу  справи.

Необхідно приступати до питань, погодившися з їх значенням  і важливістю.

      Встановлення  пріоритетів за допомогою аналізу  АБВ.

      Техніка  цього аналізу виходить з досвіду,  що частки у відсотках  більш

важливих і менне  важливих справ в сумі залишаються  незмінними. За  допомогою

букв А, Би і В  задачі  підрозділяються  на  три  групи,  відповідно  до  їх

значущості (найважливіші, важливі  і  неістотні(менш  важливі).  Аналіз  АБВ

грунтується на трьох  закономірностях:

      Найважливіші  задачі складають приблизно  15%  всієї  кількості  справ,

якими займається керівник. Внесок цих  задач  для  досягнення  мети  складає

біля 65%.

      На  важливі  задачі  доводиться  біля  20%  загального  числа   справ,

значущість яких також біля 20%.

      Менш  важливі і неістотні задачі  складають  біля  65%  всіх  справ,  а

значущість їх складає  всього лише приблизно 15%.

      Щоб  застосувати аналіз АБВ, необхідно  слідувати наступним пунктам:

      - скласти  список всіх майбутніх задач

      - систематизувати  їх по ступеню важливості і  встановити черговість

      - оцінити  задачі відповідно до категорій  А,Б,В

      - задачі  категорії А керівник повинен  виконувати сам

      - задачі  категорії б слід передоручити

      - задачі, що залишилися, самі  маловажні   і  підлягають  обов'язковому

перепоручению.

      Прискорений  аналіз за принципом Ейзенхауєра

      Цей  принцип є простим допоміжним  засобом у  випадках,  коли  необхідно

швидко ухвалити рішення щодо того, якій задачі віддати  перевагу.  Пріоритети

встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість  справи.

встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість  справи.  Всі

справи підрозділяються  на 4 групи:

      Термінові/  важливі справи - їх необхідно  виконувати самому керівнику

      Срочниє/менєє  важливі справи - їх слід делегувати

      Менш  термінові/важливі задачі - їх необов'язково  виконувати  відразу,

але виконувати їх треба  самому.

      Менш  термінові/ менш важливі справи - від їх виконання слід стриматися

      Делегування   є  ключовою  діяльністю  керівника.  Під  делегуванням  в

загальному значенні розуміється передача задач  своєму  підлеглому  з  сфери

діяльності самого керівника, але  при  цьому  начальник  зберігає  за  собою

відповідальність  за керівництво,  яка  не  може  бути  делегована.  Передача

задача  або  діяльності  може   здійснюватися   на   тривалий   термін   або

обмежуватися разовими дорученнями.

      Відмова   від  делегування  приводить   до   перевантаження   керівника,

скорочує час, необхідний для виконання своїх безпосередніх  обов'язків.

      Делегування  допомагає керівнику вивільнити  час для  важливих  задач   і

трохи розвантажитися, а також сприяє використовуванню  професійних  знань  і

навиків працівників, позитивно впливає на мотивацію  праці співробітників.

      Для  того, щоб  успішно  здійснювати   делегування  необхідно  підібрати

відповідних  співробітників,  чітко  розподілити   сфери   відповідальності,

координувати виконання  доручених  задач  і  здійснювати  контроль  робочого

процесу  і  результатів,  присікати   спроби   зворотного   або   подальшого

делегування. Не менше  важливо стимулювати і консультувати  підлеглих,  давати

їм оцінку.

      Делегувати  слід рутинну роботу,  спеціалізовану  діяльність,  приватні

питання і підготовчу роботу. У жодному  випадку  не  можна  делегувати  таку

роботу, як визначення цілей, керівництво  співробітниками,  задачі  високого

ступеня ризику.

      Реалізація  і  організація  припускає   складання  розпорядку   дня   і

організація  трудового  процесу  в  цілях  досягнення   поставлених   цілей.

Організація свого  робочого  дня  повинна  відповідати  основному  принципу:

"робота повинна  підкорятися мені, а  не  навпаки".  Існує  23  правила,  які

можна розділити  на 3 групи: правила початку  дня,  основної  частини  дня  і

кінця дня.

      Правила  початку дня:

      - починати  день з позитивним настроєм;

      - починайте  роботу по можливості в один  і той же час;

      - повторна  перевірка плану дня, складеного  напередодні

      - спочатку - ключові задачі;

      - приступати  без розгойдування;

      - погоджувати  план дня з секретарем (він  ефективно працюватиме і зможе

захистити керівника  від непотрібних перешкод);

      - вранці  займатися складними  і   важливими  справами,  оскільки  потім

менеджер звичайно зайнятий поточними справами;

      Правила  основної частини дня:

      - Хороша  підготовка роботи;

      - Впливати  на фіксацію термінів у власних  інтересах;

      - Перевіряти  ще раз всі акції з погляду  їх необхідності;

      - Відхилювати  додатково виникаючі невідкладні  проблеми;

      - Уникати  незапланованих імпульсних дій;

      - Своєчасно  робити паузи і дотримувати  розмірений темп;

      - Невеликі  однорідні задачі виконувати  серіями ( при цьому тільки  один

раз проводиться  підготовка  і  протягом  певного  часу  керівник  займається

однорідною діяльністю; завдяки  безперервності  і  концентрованості  процесу

досягається економія часу);

      - Раціонально  завершувати почате (відвернення  і подальше повернення до

роботи вимагає  деякого часу, тому почату справу  потрібно  або  доводити  до

кінця, або переривати в доцільному місці)

      - Використовувати  незаплановані тимчасові проміжки  для підготовчої або

рутинної діяльності;

      - Працювати  антициклично ( тобто на  початку   дня  доцільно  займатися

найважливішими задачами, а  в  більш  неспокійний  період  -  справами  менш

важливими);

      - Викроювати  спокійну годину;

      - Контролювати  час і плани;

      - Правила  завершення робочого дня:

      - Завершити  початі невеликі справи;

      - Контроль  за результатами і самоконтроль;

      - План  наступного дня;

      - Щодня  повинен мати свою кульмінацію.

      Крім  цих правил також важливо дотримувати  природний денний ритм.

Крім цих правил також важливо дотримувати природний  денний ритм.

      У   різних  людей  різна  психологія  і   організм.   Внаслідок   цього

працездатність людей  різна в різні періоди  часу.  Деякі  люди  продуктивний

працюють вранці, деякі вдень, а  деякі  увечері.  Але  при  цьому  не  можна

сказати,  що  одні  з  них  працюють  краще,  а  інші  гірше.   Просто   пік

працездатності у  цих  людей  доводиться  на  різні  періоди  дня.  Абсолютні

значення піку і  спаду продуктивності  індивідуально  розрізняються,  але  що

однакове для всіх людей -  так  це  відносні,  ритмічні  коливання.  Все  це

необхідне враховувати  в своїй роботі.[7]

      Контроль  над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку -

оптимізації трудового  процесу. Всі  вищеперелічені  функції  самоменеджменту

будуть не такими ефективними, якщо не проводитиметься  відповідний  контроль.

Контроль охоплює  три задачі:

      - осмислення  фізичного стану

      - порівняння  запланованого з досягнутим

      - коректування  по встановлених відхиленнях

      Необхідно  регулярно, через рівні проміжки  часу перевіряти свої плани  і

організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати  листок

денних перешкод.

      Контроль  над  результатами  праці   повинен   у   будь-якому   випадку

проводитися  після  виконання  задачі.  В  кінці  робочого   дня   необхідно

контролювати і  відображати не тільки  виконання  поставлених  цілей,  але  і

особисту ситуацію.

      Інформація  і комунікації - це найважливіша  фаза,  оскільки  вся  решта

фаз потребує її.

      Інформація  і комунікація складає серцевину   самоменеджменту,  навкруги

якої постійно обертаються  інші  функції.  На  керівника  щодня  обрушується

потік інформації з  яким  йому  доводиться  справлятися.  В  реальному  житті

керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це  необхідне.  Для  того,

щоб економити свій час керівнику необхідно розробити  раціональний підхід  до

володіння інформацією.

      Раціональне  читання важливо  для  керівника,  оскільки  раціоналізація

читання допомагає  ліквідовувати втрати часу на безсистемне  читання.

      Незалежно   від  швидкості  читання,  можна  шляхом   цілеспрямованого,

селективного читання  заощадити масу  часу.  Раціональне  читання  припускає,

перш за все, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі,  і  якщо

треба, то в якому  об'ємі. Щоб читання було результативним, при  перегляді  і

читанні треба думати про те,  яку  інформацію  з  нього  потрібно  одержати;

перед тим, як  почати  читати,  треба  проглянути  назву  глав  і  розділів,

пробігти очима  короткий зміст, а також передмову  і введення і з'ясувати,  що

необхідно прочитати  більш інтенсивно.

      Читати  можна швидше, якщо позбутися  шкідливих звичок  і  відволікаючих

чинників і удосконалювати  методику  читання.  Важливі  тексти  потрібно  не

тільки читати, але  і обробляти після читання. Бажано розробити свою  систему

маркіровок і робити помітки, вказуючі на  важливість  або  якість  того  або

іншого абзацу. Можна  виписувати важливі ідеї і думки, але лише  найважливіше

і в кротчайшей формі.

      Наради  відбирають у  керівника   і  у  підлеглих  дуже  велику  частину

робочого  дня.  Тому  бажано  провести  аналіз  точних   витрат   наради   з

урахуванням  витрат   на   підготовку,   заробітку   учасників,   додаткових

індивідуальних  витрат,  невигідних  витрат,   витрат   на   відрядження   і

втраченого часу.

      Порядок  денний раціонально складати  з вказівкою часу, необхідного   для

обговорення окремих  тим. Для кожного пункту намічати час відповідно до  його

значущості.

      Після  наради необхідно контролювати, чи виконується  ухвалені  рішення

всіма,  кого  вони  торкаються.  Невиконані  задачі  і  невирішені  проблеми

повинні бути першим пунктом наступного порядку денного.

      Телефон  є засобом комунікації  і   найчастішим  джерелом  перешкод,  що

часто використовується. Щоб не  витрачати  дуже  багато  часу  на  телефонні

переговори, перед  тим, як дзвонити, потрібно намітити  хід  бесіди.  Якщо  ж

дзвонять не по справі,  потрібно  якнайскоріше  закінчити  розмову.  Телефон

також можна і  використовувати у вигляді інструменту  раціональної  інформації

і комунікації.

      За  допомогою  телефонної  лінії   менеджер  має  нагоду  з'єднатися  з