Коммуникации в организации (на примере ЗАО Центр Технического Обслуживания и Ремонта Авиационной Техники «Авиасервис»)

4. Как Вы общаетесь с вышестоящими по организационной структуре сослуживцами?

А) На равных. У нас в коллективе теплая дружественная атмосфера, все вопросы решаются без лишних формальностей.

Б) С должной долей уважения и подчинения с моей стороны. Я знаю свое место в иерархии, свои обязанности, но и свои права тоже.

В) Общаюсь только по производственной необходимости, выполняю свои функции, предоставляю требуемую отчетность.

              На этот вопрос 8 человек ответили «А», 4 предпочли вариант «Б», оставшиеся 8 выбрали «В».

              Опрос в очередной раз отразил проблему соотношения формальных и неформальных моделей общения во внутриорганизационных коммуникациях. Категорическое нежелание такого большого количества людей лишний раз без производственной необходимости контактировать с вышестоящими коллегами, заставляет задуматься о психологических аспектах отношений власти-подчинения в организации, здесь могут играть роль такие факторы, как злоупотребление полномочиями со стороны наделенных властью сотрудников и, соответственно, плохая психологическая атмосфера в коллективе.

С другой стороны, также большой количество сотрудников отмечают что привыкли общаться с непосредственным начальством «без лишних формальностей». Такая «свобода нравов» может негативно сказаться на производственных вопросах. Прикрываясь хорошим отношением со стороны руководства, люди могут недостаточно добросовестно исполнять свои должностные обязанности, надеясь на то. Что им все сойдет с рук. Возможно так и происходит в некоторых подразделениях организации.

5. Как Вы поступаете, когда Вам необходима какая-либо информация или содействие со стороны Вашего коллеги?

А) Обращаюсь напрямую со своими вопросами и проблемами, мои просьбы обычно находят отклик.

Б) Действую через начальство.

В) Всегда обхожусь своими силами.

Менее половины сотрудников, а именно 7 человек, ответили «А», 10 выбрали вариант «Б», 3 сотрудника предпочли вариант «В».

              Такое распределение голосов свидетельствует о неблагоприятном психологическом (и, соответственно, коммуникационном) климате в организации. Причин тому может быть две: во-первых, возможны проблемы с излишней бюрократизацией рабочих контактов в некоторых подразделениях (ответ «Б»), во-вторых, дело может быть в нездоровых отношениях в коллективе, в отсутствии взаимопонимания и взаимопомощи (ответ «В»).

В целях наиболее эффективного осуществления функций управления в организации информация в ней должна свободно перемещаться по вертикали и по горизонтали, работники должны иметь возможность незамедлительно  получать доступ к информации, необходимой им для осуществления непосредственных служебных обязанностей. Отсутствие необходимой информации у работника в определенный момент чревато серьезными проблемами для всей организации.

6. Испытываете ли Вы проблемы при общении с непосредственным начальством?

А) Нет. Всегда могу подойти и обсудить проблему или высказать предложение.

Б) Бывает. Не всегда можно застать руководителя на месте, то он решает проблемы в других отделах, то отчитывается перед начальством, то отсутствует по личным делам.

В) Да. Совершенно невозможно «прорваться» на личный визит к руководителю. Он всегда занят, требует предварительной записи через секретаря с указанием темы обращения.

              Вариант «А» выбрали 6 работников, 8 выбрали ответ «Б», еще 6 ответили «В».

              Очевидно, что большинство работников время от времени или систематически испытывают трудности в области восходящих внутрифирменных коммуникаций. Такое положение дел не способствует эффективной работе, выполнению производственных заданий, осуществлению непосредственных должностных обязанностей.

Для успешной работы служащим постоянно необходимо получать своевременную информацию от непосредственного или вышестоящего начальства, оперативно корректировать свою деятельность, согласуя ее с оценками и требованиями руководителя. Отсутствие у подчиненного возможности вовремя проконсультироваться с начальством приводит к снижению общей успешности деятельности отдела и всего предприятия в целом, а также к тому, что некоторая информация не доходит вовремя до руководителя, что снижает эффективность его деятельности как управленца.

              7. Какими каналами Вы чаще всего пользуетесь для осуществления коммуникаций с коллегами?

А) Личные встречи, разговоры.

Б) Телефонные переговоры.

В) Деловая переписка посредством электронной почты.

Большинство опрошенных ответили «А» – 12 человек, еще 6 ответили «Б», вариант «В» выбрали 2 человека.

              Очевидно, что работники привыкли к коммуникациям «по старинке». Тому причиной может быть нежелание работников осваивать новые коммуникации, либо недостаточная оснащенность рабочих мест современными средствами связи и коммуникации.

              Личные коммуникации имеют ряд неопровержимых достоинств. Это, прежде всего, возможность обратной связи, а также то, что при общении лицом к лицу коммуницирующие персоны имеют возможность получать информацию не только через слова, но и по невербальным каналам, то значительно повышает эффективность коммуникационного процесса. Однако не всегда такое общение возможно, например, в силу территориальной удаленности объектов коммуникаций. Если все же предпочитать исключительно личные встречи для осуществления организационных коммуникаций, то неизбежны такие проблемы, как излишние затраты рабочего времени, неоперативность поступающей информации – новости успевают устареть, пока у заинтересованных сотрудников появится возможность встретиться.

              8. Когда Вы передаете коллеге какую – то информацию или запрос, как это происходит?

А) Быстро излагаю суть вопроса и приступаю к другим делам.

Б) Излагаю суть, а потом несколько минут обсуждаю вопрос с коллегой, дабы убедиться, что меня правильно поняли.

В) Деловому разговору, как правило, предшествует неформальная беседа о жизни, о новостях.

              Более половины опрошенных – 12 сотрудников – ответили  «А», 3 человек сказали «Б», 5 честно ответили «В».

Отсутствие у большинства опрошенных желания и стремления к установлению обратной связи ни к чему хорошему не может привести. Не потратив достаточно времени и внимания на то, чтобы убедиться, правильно ли понята информация, передаваемая сотрудником своему коллеге, он рискует быть неправильно понятым. Это неизбежно ведет к всевозможным искажениям информации в результате ее дальнейшего применения, а также в целом – к проблемам в деятельности подразделения, что отражается на работе всего предприятия.

В то же время, трата рабочего времени на личные разговоры также крайне негативно отражается на эффективности коммуникаций. Во-первых, «заболтавшись» о личных делах, сотрудник передающий какую-то информацию может допустить неточность в изложении, вместе с тем, сотрудник получающий информацию, может искаженно ее воспринять.  Далее, время, предназначенное для решения рабочих вопросов, связанных с непосредственной трудовой деятельностью работника, тратится на личные беседы, а, следовательно, производственные вопросы остаются без внимания. Ну и, наконец, нельзя не учитывать того факта, что в таких неформальных беседах на рабочем месте рождаются и распространяются самые невероятные и губительные слухи.

9. Всегда ли Вы внимательно слушаете то, что излагают Вам коллеги или начальник: будь то информация о корпоративных нововведениях, или очередное производственное задание?

А) Да. На работе я всегда собрании внимателен, стараюсь не упустить ни малейшей мелочи.

Б) Не всегда. Иногда голова занята своими личными проблемами, на все внимания не хватает.

В) Почти никогда. Трудно сосредоточиться на работе, да и не хочется.

              8 респондентов ответили «А», 11 выбрали вариант «Б», 1 сотрудник ответил «В».

              Неумение эффективно слушать и слышать важную информацию, которое проявляется у 12 из 20 опрошенных сотрудников, может привести к серьезным проблемам в организации. На работе концентрация внимания на производственных вопросах необходима и обязательна. Это важнейшее качество, которым должен обладать эффективно работающий специалист, вне зависимости от характера выполняемой им работы. Отсутствие сосредоточенности при обмене информацией по производственным вопросам может привести к разного рода искажениям, которые, в свою очередь, негативно скажутся на работе предприятия.

Сотрудник, выбравший третий вариант ответа на предложенный вопрос либо крайне дезорганизованная личность, не обладающая достаточными личными качествами для эффективной работы в современных условиях, либо человек, глубоко неудовлетворенный своей работой, поскольку концентрировать внимание на том, что вызывает психологическое отторжение невозможно, да и не эффективно. Кроме того, возможно у человека есть серьезные личные проблемы, забота о решении которых оттягивает на себя внимание работника в том числе и в рабочее время.

Причиной невнимательности работников к рабочим вопросам может также быть недостаточная мотивированность и заинтересованность их в результатах конкретных трудовых операциях.

10. По каким причинам у Вас чаще всего происходит недопонимание с коллегами?

А) Мы говорим на разных языках.

Б) То, что они говорят часто не совпадает с тем, что они при этом делают и как выглядят, каждый раз кажется, что коллега на самом деле хотел сказать совсем не то или намного больше, но не сказал.

В) Либо я  недостаточно внимательно слушаю, либо коллега пропускает мимо ужей важную информацию, которую я пытаюсь до него донести, либо мы оба бываем не настроены на конструктивное общение.

              Ответ «А» выбрали 9 респондентов, вариант «Б» предпочли 4 сотрудника, вариант «В» пришелся по душе 7 из опрошенных работников предприятия.

              Очевидно, что так называемые коммуникационные барьеры представлены в организации в широком спектре. Причина семантических препятствий может лежать либо в плоскости несоответствия культурного развития и групповой принадлежности, либо в различиях уровня образованности. Также не способствуют эффективному обмену информацией профессиональные различия – специалист экономического отдела пользуется профессиональной терминологией, которая значительно отличается от рабочего жаргона инженера-производственника.

              Невербальные каналы мешают эффективности коммуникаций, поскольку люди не хотят обращать внимание и учиться понимать язык тела. Люди зачастую слишком заняты своими проблемами, чтобы обращать внимание на невербальные сигналы в большом количестве исходящие от собеседника.

Кроме того, отсутствие навыков эффективного слушания, как уже подчеркивалось выше, также является серьезной проблемой в организационных коммуникациях. Не проявляя достаточно внимания и собранности по отношению к организационной информации, работники тем самым создают условия для искажений и неточностей, которые мешают нормальной работе предприятия.

11. Случалось ли Вам участвовать в генерации и распространении заведомо ложной или крайне сомнительной информации – организационных слухов?

А) Нет, никогда. Это не входит в сферу моих интересов.

Б) Да, иногда передаю другим услышанную непроверенную информацию.

В) Да, я всегда так делаю, потому что ведь дыма без огня не бывает.

Г) Да, это мой любимый способ развлечения на рабочем месте.

              Ответ «А» выбрали 10 из опрошенных, вариант «Б» предпочли 7 опрошенных, ответ «В» выбрали 3 человека, злостных сплетников в организации не оказалось.

              Довольно высокий показатель активности «сарафанного радио» в организации. Это не способствует повышению эффективности коммуникационного процесса. Безусловно, известны случаи целенаправленного распространения слухов для достижения определенных целей организации. Но это отдельный разговор. Руководитель может воспользоваться таким неординарным способом нормализации ситуации в организации с большой аккуратностью, да и то не во всех случаях. Неконтролируемые же неформальные коммуникации, а именно – слухи, в большом количестве сопровождающие любое организационное событие, причина пересмотреть базовые принципы управления информационными потоками в организации.

              Несмотря на то, что по результатам исследований большая часть информации, распространяемой по неформальным каналам, оказывается на поверку истинной, слухи, тем не мене, способны крайне негативно сказаться на деятельности работников. Не говоря уже о том, что кулуарные разговоры и сплетни занимают значительную часть рабочего времени недобросовестных работников, отвлекая внимание персонала от исполнения непосредственных трудовых обязанностей.

12. Как Вы считаете, оказывает ли частая смена руководства в Вашей организации какое-либо значимое влияние на протекание и эффективность коммуникационного процесса?

А) Да. Это факт крайне отрицательно сказывается на процессе общения с коллегами. Все становятся крайне осторожными даже в неформальных беседах, а по фирме ползут самые невероятные слухи.

Б) Да, но не очень сильно. Просто все слегка встревожены резкими переменами в руководстве.

В) Нет, моя работа вообще никак не зависит от высшего руководства, я работаю всегда, как ни в чем не бывало.

              Вариант «А» отметили 9 респондентов, вариант «Б» оказался близок 10 респондентам, лишь 1 сотрудник ответил «В», считая, очевидно, что его не могут коснуться никакие даже самые серьезные перемены.

Равнодушие единственного из 20 опрошенных сотрудников к вопросам организационных реформ и революций говорит либо о его абсолютной уверенности в своем профессионализме, либо о совершенно неактивной жизненной и социальной позиции. Он определенно одиночка по жизни и в карьере. Коммуникации с таким индивидом в организационной среде не всегда эффективны. Такое отношение к своей организации не совсем правильное, на мой взгляд.