Коммуникации в управлении

Основная часть.

1.ОбЩИЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.

Для раскрытия данной темы необходимо изначально дать некоторые  понятия, такие как:

  Процесс - это (течение,  ход, продвижение) 

  Коммуникация - (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и

информацией между двумя  и более людьми, ведущий к взаимному  пониманию.   

У коммуникации существуют свои цели:

·Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

·Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

·Создание информационных каналов  для обмена информацией между  отдельными сотрудниками и группами, и координации их задач и действий.

·Регулирование и рационализация информационных потоков.

 Коммуникации подразделяются  на следующие виды:

1)Межличностные (коммуникации, протекающие между людьми) или организационные коммуникации (коммуникации, протекающие внутри

организации между ее сотрудниками)

на основе устного общения;

2)Коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

   Формальные или официальные. Такие Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными  инструкциями определенной организации и осуществляются

по формальным каналам;

  Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; (они осуществляются согласно установившейся

7

 

системе личных отношений  между работниками организации).

 Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных 

коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух

руководителей на последнем  совещании по сбыту, кто кому назначает  свидание после работы и т. д.

  Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

 Вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

  Горизонтальные  между различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

 Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на: восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность; нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем над работниками.

 Межличностные коммуникации  делят так же на:

  вербальные (словесные);

  невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики ..

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! И выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

8

 

2.КОММУНИКАЦИОННЫЕ СЕТИ  И СТИЛИ.

2.1.Коммуникационные сети.

 Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

 Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

 Существуют устоявшиеся  образцы коммуникационных сетей  для групп одной и той же  или разной численности (см. приложении 1):

А) В сетях типа  «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними.

Б) В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то,

 

9

что лицо, находящееся в  центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские

функции, больше оказывает  социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность  за передачу информации, от него

больше, чем от других, ожидается  окончательное решение проблемы.

 В)Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы.

Г) Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями. Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей.    Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

2.2. Коммуникационные стили.   

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.                     Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего   можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

10

 

 За основу измерения  межличностной коммуникации можно  взять такие две 

переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи.

 Первое измерение включает  степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации  (см.  приложение №2).

 1) Коммуникационный стиль индивидов в может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

 2)Коммуникационный стиль индивида, определяемый как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и

максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль  является

желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

3)Коммуникационный стиль называемый замыканием в себе, т.е.

11

одновременно низким уровнем  открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как  бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто  используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

4)Коммуникационный стиль связанный с защитой себя, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало Открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

5)Индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

 Было бы неверно  думать, что какой-то один из  названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

12

3.ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ  И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ.

Руководитель от 50 до 90% всего  времени тратит на коммуникации. Это  кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом (см. приложение №3). Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1.   Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и, передающее ее;

2.   Сообщение - непосредственно информация;

3.   Канал -  средство передачи информации (устная передача, совещания,

телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты,

электронная почта, компьютерные сети);

4.   Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена

информация и,  который интерпретирует её.(

 Поскольку руководитель  исполняет три свои роли и  осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях.

13

 Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации  — одна из главных сфер возникновения  проблем. Глубоко осмысливая коммуникации  на уровне личности и организации,  мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, которые  эффективны в коммуникациях, Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Основная задача менеджмента  – получение прибыли, что напрямую зависит