Лекции по "Управлению человеческими ресурсами"

Одна из целей управления временем может заключаться в том, чтобы "высвободить" дополнительные шесть или восемь часов в неделю и затем "наградить" себя.

Время Вашей жизни - Учитесь ценить его

Шаг 1.  Определите, кто или что контролирует Ваше время. Какое время является Вашим собственным, т.е. Вы можете использовать его по своему усмотрению.

Шаг 2.       Применяйте три критерия времени:

• Необходимость - является ли каждое задание необходимым?
• Соответствие - являетесь ли Вы именно тем человеком, который должен выполнять эту работу, или Вы можете передать ее другому?
• Эффективность - существует ли более легкий, лучший 
  способ выполнения этой задачи?

Шаг 3. Определите свои ценности и приоритеты.

• Срочность/важность

На что тратится время

Трату времени могут вызвать две причины: сам человек и обстоятельства. Основные трудности управления временем - это отсутствие связи, отсутствие настойчивости и отсутствие самодисциплины.

Трата времени, вызванная обстоятельствами:

• Посетители/ожидание
• Почта/телефонные звонки
• Совещания/кризисные ситуации

Бесполезная трата времени, вызванная самим человеком:

• Неорганизованность
• Неспособность сказать "нет"
• Откладывание дел "на потом"
• Отношение/перегорание

Если Вы улучшите использование времени хотя бы на 5%, Вы сэкономите 8.5 часов в неделю. Это более 435 часов в гол - 2.5 недели дополнительного времени.

Откладывание: ряд нарушенных обещаний самому себе и другим; привычка откладывать начало или окончание работы.

Чтобы избежать откладывания "на потом", необходимо:

• Разделить работу на несколько этапов
• Установить окончательные сроки

• Обратиться за помощью/поддержкой 

• Брать на себя другие обязательства

• Поощрять себя

Приобретите привычку устанавливать первоочередность дел, когда Вы составляете список.

Как следить за временем

• Проследите, как Вы используете время. Заведите журнал 
  регистрации времени
• Определите свои цели, как краткосрочные, так и долго 
  срочные, запишите их
• Установите первоочередность дел. Установите равновесие 
  между тем, что срочно и что важно
• Планируйте то, что Вы хотите сделать

Для личного применения - управление временем

Инструкции: Читайте "На что тратится время", "Как экономить время", "Откажитесь от привычки откладывать" и "Как бороться с беспорядком". Эти страницы помогут Вам понять, на что обычно теряется время и как использовать время более эффективно.

На что тратится время

• На посещение совещаний, на которых не определены цели 
  и не сделаны заключения, которые нерезультативны и которые много раз прерывались, для которых не было выработано повестки дня или она не соблюдалась.
• На частые телефонные звонки, прерывающие работу и на 
  телефонные разговоры, которые бывают либо слишком 
  долгими, либо их цель четко не определена, либо говорящий не может по каким-то причинам быстро завершить разговор.
• На вопросы, не являющиеся первоочередными, потому что 
  первоочередные задачи не определены, планирование отнимает время или выполнение плана требует самодисциплины.
• На проволочки из-за нежелания решать неприятные или 
  трудные проблемы или начинать новый большой проект.
• Из-за того, что дела четко не спланированы, приоритеты 
  не определены, в результате все кажется срочным, что 
  приводит к нервозности в работе.
• Из-за неспособности отказаться от дополнительной работы.
• На обсуждение вопросов, находящихся вне Вашей компетенции.
• На излишнюю работу с бумагами.
• На посторонние разговоры.

Лекция 17. Экономия времени, его планирование. Умение вести телефонные разговоры

1. Экономия времени, его планирование
2. Умение вести телефонные разговоры

1. Как экономить время

• Наметьте важные этапы проекта и определите дату к которой должен быть завершен каждый этап. В своем календаре или журнале встреч поместите напоминание об этом.
• Составьте список на каждый день и каждую неделю
• Определите приоритетность дел. На бумаге обозначайте 
  приоритетность с помощью букв, цифр или знаков
• Выполняйте задачи в порядке их очередности
• Для быстрого распознавания задач используйте разные 
  цвета и символы (особенно - на настенных графиках)
• Распределите время для решения наиболее важных задач. 
  Старайтесь использовать для этого только свое продуктивное время. Продуктивнее всего работать в отдельной комнате без телефона. Ваши коллеги должны быть предупреждены, когда точно Вы освободитесь.
• Планируйте всё: письма, телефонные звонки, встречи.
• Избегайте плотной еды и алкоголя во время обеда.
• Всегда имейте при себе записную книжку, потому что в 
  любой момент может понадобиться что-либо записать.
• Имейте при себе разноцветные карточки, используйте различные цвета для сотрудников, ключевых проектов и т.д.
• Содержите свое рабочее место в порядке. Беспорядок ведет к тому, что люди чувствуют себя чрезмерно загруженными, а, как следствие, - в состоянии стресса.
• Перед тем как уйти домой, составьте план на следующий день, в пятницу составьте план на следующую неделю. Это дисциплинирует и заранее готовит Вас к делам, о которых Вы могли бы забыть, и т.д.
• Никогда не планируйте все свое время. Оставляйте резерв для непредвиденных обстоятельств. Если ничего не случится, Вы имеете возможность перегнать самого себя.
• Не отнимайте время у других людей. Это снижает вероятность того, что они будут отнимать время у Вас.
• Каждый день делайте что-нибудь, ведущее к достижению своих первоочередных целей.
• Спрашивайте себя несколько раз в течение дня, способствует ли то, что Вы делаете, выполнению Ваших целей
• Старайтесь работать с бумагами так, чтобы не возвращаться к каждой из них несколько раз. Выберите для этого один из четырех способов: выбросить, сделать, передать другому или отложить. Внесите этот пункт в список дел и определите очередность его выполнения
• Составьте список долгосрочных проектов, которые не требуют Вашего немедленного внимания, но периодически заглядывайте в этот список, чтобы решить, не следует ли перенести какой-либо из пунктов в список того, что необходимо сделать.
• Чтение материалов: Просмотрите скопившиеся у Вас материалы и выберите то, что представляет для Вас наибольший интерес. Установите очередность чтения материалов. В противном случае Вы просто не справитесь с заданием
• Подготовка письменных материалов: Определите сколько времени Вам для этого потребуется, и добавьте к этому еще 25%. Затем Вы составляете план, после чего 70% работы можно считать выполненными. Затем Вы расширяете каждый пункт плана, добавляя необходимые детали. По возможности, вместо писем используйте телефон.
• Все на Вашем рабочем месте должно быть организовано таким образом, чтобы вы незамедлительно могли приступить к выполнению первоочередных задач.
• Помните:

- если Вы сами начинаете разговор, то другие его обязательно  поддержат

- если Вы предлагаете угостить  других конфетами или у  Вас  есть что-нибудь интересное, на  что все захотят посмотреть, будьте уверены - в Ваш кабинет нагрянут "гости". Не забудьте убрать стулья подальше от двери, 
чтобы не провоцировать людей оставаться у Вас надолго.

Откажитесь от привычки откладывать дела

• Ставя перед собой задачи, соизмеряйте свои силы и не 
  ставьте планку на недосягаемую высоту.
• Прежде всего, запланируйте выполнение сложных, важных 
  и малоприятных задач.
• Старайтесь работать так, чтобы не возвращаться к делу не 
  сколько раз. Если Вы начинаете работу, доводите ее до 
  конца.
• После окончания работы "наградите" себя.

Как бороться с беспорядком в делах

• Освободите свой стол от всего, за исключением того, над 
  чем Вы сейчас работайте
• Сохраняйте только те, документы, которые Вам необходимы. От всего остального избавляйтесь.
• По возможности передавайте другому всю бумажную работу.
• Не оставляйте незавершенных дел.

Стратегия управления временем

• Разработайте методы рациональной организации времени, 
которые позволят Вам планировать его более эффективно

 

Планирование

Восемь основных шагов:

1. Осознание необходимости перемен.
2. Принятие на себя определенных обязательств.
3. Оценка своих сил.
4. Определение возможных вариантов действий.
5. Определение целей и способов их достижения.
6. Подготовка.
7. Осуществление поставленных задач.
8. Достижение целей.

 

Планирование необходимо, так как с его помощью мы:

1. Определяем направление деятельности (нацелено на 
   будущее, а не на прошлое).
2. Координируем все наши действия.
3. Устанавливаем показатели деятельности, по которым 
   мы можем оценить наши успехи.
4. Ясно осознаем глобальные жизненные цели.
5. Определяем методы преодоления непредвиденных 
   обстоятельств.

Элементы планирования:

1. Риск- 80 х 5 = 33%
2. Удача -
3. Учет непредвиденных обстоятельств

Текущий план непредвиденных обстоятельств

1.   ………………………………………………

2.   ………………………………………………

3.   ………………………………………………

4. Учет реальных обстоятельств

1 ………………………………………………

2 ……………………. 

3. ……………………………………………

4 ……….. …………..

5. ……………………………………………

6. ……………………………………………

 

Меры успеха:

1. Анализ Ваших прошлых успехов и неудач.

          - Сравните  их с настоящим положением.

2. Какого уровня успеха Вы считаете возможным 
достичь?

          - Сколько, как далеко, как долго?

3.      Каких результатов от Вас ждут люди, которые Вас 
   оценивают и как Вы относитесь к этим оценкам?
4.       Реальные достижения в цифрах и фактах.

           - Сколько рублей, килограммов, очков, и т.д.?

5. Сколько времени и какие средства необходимы для 
того, чтобы достичь Ваших целей?

           - Чего больше - затрат или приобретений?

6. Перспективы на будущее

 

2. Умение вести телефонные разговоры

До 80% деловых контактов происходит по телефону.

Преимущества общения по телефону:

• Иногда проще связаться по телефону, чем добиться   личной встречи.
• Легче представить свою организацию.
• Телефонные разговоры в среднем бывают значительно короче, чем личные беседы.
• Обычно по телефону проще взять инициативу в свои 
  руки.
• При телефонном разговоре легче сказать то, на что 
  у Вас не хватило бы мужества в личной беседе.

Недостатки общения по телефону:

• По телефону труднее добиться взаимопонимания.
• Вы можете позвонить в неудобное для собеседника    время.
• Телефонный разговор увеличивает вероятность    поспешных и неверных выводов.
• Разговаривая по телефону, Вы можете отвлекаться, и   Ваше внимание будет рассеянным.
• По телефону сложнее точно передать информацию    и избежать ошибок, связанных с неправильным    восприятием сказанного.

 

Элементы правильно принятого телефонного сообщения:

-  кому адресовано

- дата и время звонка

- кто звонил (ФИО)

- из какой компании

- номер телефона абонента

- что просил передать

- кто принял сообщение

 

 

Библиографический список рекомендуемой литературы

 

    Основной:

1. Маслова, В.М. Управление персоналом предприятия : учеб.пособие для вузов / В.М.Маслова .— М. : ЮНИТИ, 2007 .— 159с. 5 экз.
2. Егоршин, А.П. Управление персоналом : учебник для вузов / А.П.Егоршин .— 6-е изд.,доп.и перераб. — Н.Новгород : НИМБ, 2007 .— 1100с. 7 экз.
3. Шаш, Н.Н. Управление персоналом : пособие для сдачи экзамена / Н.Н.Шаш .— М. : Юрайт, 2006 .— 175с. 7 экз
4. Аширов, Д.А. Управление персоналом : учеб.пособие / Д.А.Аширов .— М. : Проспект, 2006 .— 432с. 3 экз.
5. Михайлина, Г.И. Управление персоналом : учебное пособие / Г.И.Михайлина [и др.];под общ.ред.Г.И.Михайлиной .— М. : Дашков и К, 2006 .— 266с. 10 экз.

 

  Дополнительный:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации : с учетом новой гл.54',введенной Федеральным законом № 13-ФЗ по сост.на 15 апр.2008 г. — М. : Проспект, 2008 .— 206с. 3 экз.

2. Мордовин, С.К. Управление персоналом:современная российская практика : учеб.пособие для вузов / С.К.Мордовин .— 2-е изд. — М.[и др.] : Питер, 2005 .— 304с. 3 экз.
3. Управление персоналом : ежемесячный деловой журнал
4. Проблемы теории и практики управления : международный журнал
5. Справочник по управлению персоналом : журнал российской HR-практики