Механизмы управления систем менеджмента качества

Этот пункт стандарта связан с планированием на двух уровнях. Первый уровень составляет планирование действий, направленных на приведение системы менеджмента качества. В своем большинстве планирование на этом уровне связано с начальными стадиями создания и внедрения системы менеджмента качества.

Вместе с тем необходимость дополнительного планирования может возникнуть по результатам анализа у руководства, в ходе которого проводится анализ системы менеджмента качества с целью:

• обеспечения   ее   постоянного  соответствия современным требованиям;
• выявления любых необходимых изменений;
• выявления   имеющихся   возможностей  для совершенствования системы.

Второй уровень планирования требуется для достижения поставленных целей в области качества. Поскольку эти цели могут и должны меняться со временем, планирование на этом уровне представляет собой непрерывный процесс.

Объемы работ по планированию зависят от характера выпускаемой предприятием продукции, которая может быть:

• выпускаемой постоянно;
• предназначенной для определенного проекта;
• инновационной,
• комбинированного характера, объединяющего перечисленные выше.

       В случае рутинного производства продукции или услуг с высокой повторяемостью планирование может осуществляться в процессе разработки Руководства по качеству и соответствующих методик. Впоследствии для планирования качества, возможно, будет достаточно делать ссылки на эти документы, особенно в отношении установления целей в области качества.

Если используется подобный подход к планированию, необходимо периодически проверять всю документацию на соответствие современным требованиям.

Если природа вашего бизнеса отличается от описанного рутинного подхода, то может возникнуть необходимость в планировании каждого отдельного заказа или проекта. Для иных предприятий такой подход применим только для той части продукции, которая не производится постоянно. В любом случае результатом планирования должно быть составление плана качества, плана проекта или другого подобного документа применительно к конкретной работе.

Вы сами имеете право решить, что должно быть на выходе процесса планирования. Вместе с тем, если принято решение составить формализованный план качества, то он должен быть по возможности кратким, подобно контрольному перечню или схеме процесса, и может содержать ссылки на существующие документы.

Для комплексных действий больше подходят детальные планы. Может потребоваться составить перечень мероприятий, определить этапы, на которых осуществляется проверка соответствия установленным требованиям и соответствующие критерии, а также - какие отчеты должны готовиться на каждом этапе. Должны быть указаны необходимые ресурсы и источники их получения.

Данный пункт стандарта теперь требует контроля всех изменений, вносимых в систему менеджмента качества, и обеспечения ее эффективности в процессе и после внесения этих изменений. Это новое требование.

2.2.Ответственность, полномочия и обмен информацией.

       Высшее руководство должно обеспечить, чтобы ответственность и полномочия были определены и доведены до сведения персонала организации.

В бизнесе обычно работает ограниченное число людей, способных решать задачи, предусмотренные данным пунктом стандарта. Поэтому им зачастую приходится совмещать обязанности и ответственность, а также уметь подменять друг друга.

От высшего руководства требуется, чтобы оно обеспечило знание каждым исполнителем того, что от него ждут (его ответственности), чтобы оно разрешило ему делать то, что требуется (дало полномочия), и обеспечило правильное соотношение между ответственностью и полномочиями сотрудников. Эта информация должна быть оформлена в письменном виде.

Описание ответственности и полномочий не должно быть слишком детальным или сложным. Важно, чтобы оно отражало реальное положение дел в организации и допускало определенную гибкость.

Одним из способов выявления и установления ответственности и полномочий сотрудников являются описания выполняемых ими работ. Эти описания могут быть в виде перечней обязанностей, доводимых до персонала. Известны и другие способы, столь же подходящие для описания различных работ, которые устанавливают распределение ответственности и полномочий.

       В ООО МДО “ФГ Вавилон” руководство назначает представителя из состава руководства, который независимо от других обязанностей несет ответственность и иметь полномочия, распространяющиеся на:

• обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых системой менеджмента качества;
• представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента 
  качества и необходимости улучшения;
• содействие распространению понимания требований потребителей по всей организации.

       В ответственность представителя руководства может быть включено поддержание связи с внешними сторонами по вопросам, касающимся системы менеджмента качества.

Стандарт требует, чтобы высшее руководство назначило ответственного за систему менеджмента качества в целом. Этот человек может выполнять и другие обязанности, но он должен обладать достаточными полномочиями внутри организации, чтобы обеспечить правильное функционирование системы менеджмента качества.

В малом бизнесе эту роль может выполнять сам менеджер. Главная обязанность представителя руководства состоит в том, чтобы знать характеристики системы менеджмента качества и имеющиеся возможности для ее совершенствования. Если эту работу выполняет не сам менеджер, все равно он должен быть постоянно в курсе дела.

В более крупных организациях эту работу могут выполнять два—три человека, но один из них должен отвечать за всю систему и обладать для этого соответствующими полномочиями.

Представитель руководства отвечает также за то, чтобы все в организации, кого это касается, знали о требованиях потребителей. Это не означает, что представитель руководства должен сам информировать сотрудников, но он должен знать, доведена ли до них информация.

        Высшее руководство должно обеспечивать свидетельства принятия обязательств по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также постоянному улучшению ее результативности посредством:

• доведения до сведения организации важности выполнения требований потребителей, а также законодательных и обязательных требований;
• разработки политики в области качества;
• обеспечения разработки целей в области качества;
• проведения анализа со стороны руководства;
• обеспечения необходимыми ресурсами.

       Высшее руководство должно обеспечить, чтобы требования потребителей были определены и выполнены для повышения их удовлетворенности.

Этот пункт стандарта указывает, откуда поступает входящая информация в процессную модель, приведенную в вводной части. Он также подчеркивает, что независимо от того, кто в организации реально взаимодействует с потребителями, именно высшее руководство отвечает за то, чтобы их требования были правильно поняты и организация была способна их выполнить.

Необходимо точно знать, что имеет значение для вас и для ваших потребителей, включая требования законов и регулирующих органов, имеющих отношение к поставляемым вами продукции или услугам

Для того чтобы добиться успеха и решения указанных задач, необходимо определить, чего ожидает от вас потребитель.

Этому могут помочь:

• переговоры с потребителями;
• проведение обзоров потребительского рынка;
• обращение к отраслевым отчетам;
• выявление   благоприятных   маркетинговых возможностей.

        Высшее руководство должно обеспечить, чтобы в организации были разработаны соответствующие процессы обмена информацией, в том числе по вопросам результативности системы менеджмента качества.

Для результативного и эффективного функционирования системы менеджмента качества важны хорошие информационные связи. Высшее руководство нуждается в установлении таких процессов, которые поощряют обращение людей на все уровни управления организации, не опасаясь, что будет применен известный принцип «убивать гонца, приносящего дурные вести».

Система внутренних коммуникаций должна обеспечивать для руководства и подчиненных возможность:

• быстро  получать информацию  и действовать на ее основе;
• строить   доверительные   отношения   друг с другом;
• выявлять возможности бизнеса и возможности для его совершенствования.

Результативность системы менеджмента качества оценивают в процессе анализа со стороны руководства.

2.3.Анализ со стороны руководства.

        В  ООО МДО “ФГ Вавилон” еженедельно в пятницу проводиться планерка по всем процессам. И на каждой планерке руководители процессов предоставляют отчет статистики результативности деятельности всех процессов за неделю. Каждый месяц проводиться аудит всех процессов. После чего  проводиться “Собрание Совета директоров” в  котором анализируется каждый процесс по отдельности.  В случае выявления несоответствии по процессам проводится корректирующие действия и руководителю этого процесса дается срок для устроения несоответствия. После истечения срока проводится повторный аудит этого процесса и анализируется исправление раннее выявленного несоответствия. Это способствует улучшению Системы менеджмента качества.

       Высшее руководство должно анализировать через запланированные интервалы систему менеджмента качества организации с целью обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности и результативности. В анализ следует включать оценку возможностей улучшения и потребности в изменениях в системе менеджмента качества организации, в том числе в политике и целях в области качества.

Записи об анализе со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать следующую информацию:

• результаты аудитов (проверок);
• обратную связь от потребителей;
• функционирование процессов и соответствие продукции;
• статус предупреждающих и корректирующих действий;
• последующие действия, вытекающие из предыдущего анализа со стороны руководства;
• изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества;
• рекомендации по улучшению.

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать все решения и действия, относящиеся к:

• повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов;
• улучшению продукции согласно требованиям потребителей;
• потребности в ресурсах.

        Высшее руководство должно регулярно анализировать систему менеджмента качества. Для этого, как правило, достаточно проводить анализ один раз в год. Если планируются или внедряются изменения в систему, то такой анализ надо проводить чаше.

Для того чтобы гарантировать полноту анализа всей системы менеджмента качества, необходимо учесть, что анализ должен охватывать следующие аспекты:

• соответствие  политики и  целей  в области качества    современным    нуждам    организации;
• функционирование   системы   менеджмента качества и достижение поставленных целей в области качества;
• любые проблемы в области качества и действия по их разрешению;
• любые претензии потребителей;
• отчеты  об  аудите   качества  (как  внутреннего, так и внешнего);
• необходимые области изменений или усовершенствований;
• информацию обо всех мероприятиях,  выполненных    по    результатам    предыдущих 
  анализов.

Если у компании один владелец, он может проводить аудит и анализ одновременно:

• потребности в обучении персонала;
• проблемы, возникшие у поставщика;
• оборудование,  условия труда, техническое обслуживание.

        Выявляя проблемы, относящиеся к перечисленным выше областям, и основываясь на результатах анализа, можно в дальнейшем разрабатывать и пересматривать стратегические и бизнес-планы организации и планы дальнейших действий в области качества. Например, если внедрены усовершенствования и разрешены проблемы, то можно пересмотреть способы и глубину инспекционных проверок. Следует ответить на вопрос, сохраняют ли они свое значение или благодаря их модификации и внедрению других методов контроля можно сэкономить средства, поскольку устранены причины возникавших ранее проблем.