Отбор и адаптация персонала в ОАО «Элема»

 

Примечание  – Источник: [собственная разработка по данным предприятия]

 

Количество  принятых по распределению увеличилось  на 27 чел., то есть на 18%. А значительная разница трудоустроенных выпускников по распределению и со свободным дипломом объясняется тем, что предприятие самостоятельно отсылает заявки в учебные заведения республики, стремясь максимально заполнить штат сотрудников.

 

 

Рисунок 2.4 – Численность принятых и уволенных работников 2010–2012 гг., чел.

 

Примечание  – Источник: [собственная разработка по данным предприятия]

 

Численность работников, принятых на работу – 174 чел., что на три человека больше предшествующего года (из них два человека обязаны возмещать расходы на содержание детей, находящихся на гособеспечении).

Численность уволенных работников – 144 чел., в 2011 г. – 155 (из них один человек обязан возмещать расходы на содержание детей, находящихся на гособеспечении): в том числе по желанию работников и по соглашению сторон – 93 чел. Можно заметить, что количество уволенных сократилось, на что, безусловно, повлиял мировой экономический кризис. Работники, опасаясь не найти хорошей работы и не желая рисковать, продолжали работать. В свою очередь Общество оказывало поддержку в виде премий, льгот и других бонусов для работников.

Коэффициент текучести кадров за последние три  года составляет 0,06, что свидетельствует  о налаженной мотивационной программе  по работе с персоналом, однако тот  факт, что из 93 чел., уволенных по собственному желанию, 52 – проработали на предприятии меньше года, показывает, что существуют большие недостатки в работе по адаптации персонала.

Индекс  стабильности персонала, который вычисляется отношением увольнений сотрудников со стажем более одного года работы к количеству работников принятых за отчетный год, равен 0,52.

Число вакантных  рабочих мест на конец отчетного  периода – 84 чел.

Из общей  численности работников за прошедший  год 20% прошли профессиональную подготовку и 8% из них повысили свою квалификацию. Из общего числа обученных – 83% составляют женщины.

 

Рисунок 2.5 – Численность принятых и уволенных работников за 2012 г., чел.

 

Примечание  – Источник: [собственная разработка по данным предприятия]

 

На предприятии  проводилась работа со специалистами, зачисленными в резерв. С этой целью  на них возлагались обязанности  временно отсутствующих руководителей, на чьи должности они зачислены  в резерв, привлекались к разработке бизнес-плана, к подготовке и участию  в работе различных производственных совещаний [8].

2.4 Анализ системы  отбора и адаптации персонала

 

В компании выделен отдельный Отдел найма, оценки и развития, который включает в себя:

– группа найма;

– группа оценки и развития;

Группа  найма занимается формированием  и оценкой потребности в персонале, формированием заявок на персонал, включая формальные и неформальные требования. Здесь необходимо тесное взаимодействие со всеми отделами организации. Также в обязанности группы входит подбор работников, проведение собеседования  с кандидатом, которое первоначально  проводит сотрудник группы найма, а  затем проводится собеседование  совместно с начальником отдела, в который проходит набор.

В круг обязанностей группы оценки и развития входит обучение вновь принятых сотрудников и  проведение семинаров и тренингов  для уже работающих, что позволяет  повысить квалификацию и компетенцию  сотрудников. Также это непосредственная разработка данных программ обучения. Группа занимается поиском и заключением  соглашений на проведение различных  семинаров вне компании, если не представляется возможным провести обучение на месте. Большую часть  работы занимает ежегодная оценка персонала, которая проводится в виде компьютерного  тестирования. Также руководителям  подразделений предлагается заполнить  «Модель компетенций» относительно своих сотрудников, результаты которой  обрабатываются также данным подразделением. К функциям группы оценки и развития можно отнести и адаптацию  персонала и контроль функции наставничества. Также на группу возложены функции по ведению договоров и отчетности, администрированию сайта компании, разработке и формированию курсов профессиональной и общеразвивающей направленности для сотрудников. Сейчас планируется также возложить на группу функции по работе со студентами. Это новое направление в организации: стажировки и семинары для студентов.

В компании разработаны положения «Об адаптации» и «О наставничестве».

Положение «Об адаптации» устанавливает порядок  процесса адаптации работников. Процесс  адаптации направлен на создание необходимых условий для вхождения  работника в организацию и  наиболее быстрого достижения им эффективных  результатов работы. А также определение  области ответственности структурных  подразделений и должностных  лиц в процессе адаптации работников.

В компании процесс адаптации совпадает  с испытательным сроком (три месяца), если таковой устанавливается работнику  при приеме на работу.

В положении  «О наставничестве» закреплена цель наставничества — достижение необходимой  эффективности работников организации  в максимально короткие сроки  посредством оптимизации процесса их адаптации и организации процесса обучения на рабочем месте. В положении  прописаны также меры материального  и нематериального поощрения  наставников.

С целью  создания необходимых условий для  вхождения новых сотрудников  в организацию и наиболее быстрого достижения ими эффективных результатов  работы в процессе адаптации в  ОАО «Элема» предусмотрены:

наставничество;

участие в тренингах, семинарах;

Процесс адаптации на предприятии включает три этапа:

организация введения в компанию (социально-психологическая  адаптация);

планирование  и прохождение адаптации (профессиональная адаптация);

оценка прохождения  адаптации (подведение итогов адаптации  и проведение экзамена).

В положениях «Об адаптации» и «О наставничестве»  отражаются все три составляющие.

В разделе  организации введения в компанию описывается процесс ознакомления новичка с требованиями организации, правилами и нормами поведения  на работе. Служба персонала знакомит нового сотрудника со следующими документами:

– должностной  инструкцией;

– трудовым договором;

– инструкцией  по технике безопасности;

– правилами  внутреннего трудового распорядка;

– положением о персонале;

– положением о коммерческой тайне;

– системой оплаты труда;

– положением о дисциплинарной практике;

– кодексом деловой этики.

Профессиональная  адаптация включает в себя выполнение намеченного для новичка «Плана работы на испытательный срок».

На этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего  адаптационного периода и несет  ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в «Плане работы на испытательный  срок». Наставником назначается  либо непосредственный руководитель новичка, либо опытный сотрудник.

Профессиональная  адаптация сотрудника заключается  в активном освоении профессии, ее тонкостей, необходимых навыков, приемов работы, способов принятия решения.

По завершении выполненных мероприятий и истечении  срока адаптационного периода наставник  представляет в службу персонала  «Отзыв» для рассмотрения вопроса  о проведении экзамена. В графе  «Рекомендации» наставник отмечает уровень готовности нового сотрудника.

При вынесении  решения о проведении аттестации служба персонала формирует аттестационную комиссию, в которую обычно входят: наставник, линейный руководитель, руководитель или специалист службы персонала, руководители компании, являющиеся экспертами в  данной области. Служба персонала совместно  с руководителем подразделения  готовит предполагаемый перечень вопросов: например, для менеджеров по продажам – знание реализуемой продукции, ассортимента товаров, документооборота, психологии общения.

После изучения документов и беседы с сотрудником  члены аттестационной комиссии принимают  окончательное решение о приеме сотрудника на постоянную работу. Результаты заносятся в «Аттестационный  лист», подписываются всеми участниками  аттестации.

В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном  «Отзыве» наставника новому сотруднику предлагается увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок.

При положительном  результате аттестации председатель аттестационной комиссии торжественно поздравляет  сотрудника с успешным прохождением испытательного срока. Служба персонала  представляет копию «Аттестационного листа» в бухгалтерию для изменения  оплаты труда.

Из собранных  материалов служба персонала формирует  личное дело нового сотрудника.

Помимо  разработанного «Положения об адаптации», где прописаны все регламентирующие процедуры работы с новыми сотрудниками, в компании доброжелательная внутренняя культура по отношению ко всем вновь  пришедшим сотрудникам. Проводится предварительная работа с коллективом, в который приходит новичок. Руководитель до появления в подразделении новичка рассказывает о нем в общих чертах членам коллектива. Это та информация, которая всегда интересует сотрудников: его возраст и семейное положение, какой участок работы ему будет поручен, как может пригодиться коллективу его опыт работы. Так же сотруднику обязательно предоставляется отдельное рабочее место: компьютер, пишущие принадлежности и т. п. Все это способствует работать более эффективно и с полной отдачей.

Также проводятся различные семинары и тренинги. Некоторые  из них:

«Техника  обслуживания клиентов»;

«Стрессоустойчивость  при решении вопросов»;

«Юридические  аспекты для специалистов отдела продаж и абонентского обслуживания»;

«Навыки поведения в конфликте» и т.д.

Т.е. работодатель организует обучение работников как до заключения трудового договора, так и во время трудовых отношений с работником.

 

Можно сделать  вывод, что в системе отбора и  адаптации персонала есть недостатки, такие как:

1) Период обучения в некоторых отделах компании занимает довольно длительное время, около двух месяцев. Соответственно в это время компании лишь вкладывает в новых сотрудников, ничего на них не зарабатывая.

2) Несмотря на наличие в положении «О наставничестве» пункта об оценке наставников, эта процедура не выстроена на должном уровне, и довольно сложно определить лучших в данной сфере.

3) На некоторые управления компании, в частности группу оценки и развития, возложено выполнение работ, не закреплённых в должностной инструкции. Это ведет к потерям времени на выполнение основных должностных обязанностей.

4) «Советский» подход в кадровой политике. Этот подход, который существует в организации, обусловлен в основном оформлением, регистрацией трудовых отношений, не касающийся управления кадрами. Кадровая служба не выполняет и многие другие функции. В силу этого их работа не соответствует потребностям новых социально-экономических отношений.

Стоит отметить, что это критический фактор не только этого предприятия, но и многих других организаций страны. Большинство  структур недооценивают значение кадровой работы, что является причиной неэффективной  системы управления предприятиями. Во многих кадровых службах работают прекрасные люди, но они не имеют  необходимой подготовки для работы с персоналом. Следовательно, имеет  актуальность разработка комплекса  мероприятий, направленных на подбор и  адаптацию персонала.

3 Совершенствование системы подбора и адаптации персонала ОАО «Элема»

3.1 Сокращение периода  обучения и адаптации. Подбор  кадров

 

Первый  этап, теоретическое обучение, длится около месяца, и затем практическое освоение профессии занимает около  двух недель. Это не совсем целесообразно, т.к. в это время компания не получая  никакой отдачи только лишь тратит средства на подготовку, а ведь некоторые  кандидаты могут и не пройти итоговые тесты. То есть компания полтора месяца, обучая новых кандидатов, не имеет  никакой прибыли от этого, только затраты.

Если глубже рассмотреть теоретический этап, то можно отметить, что информация при обучении специалистов предоставляется  очень подробно и это отнимает большое количество времени.

Безусловно, при сокращении сроков обучения может  возникнуть вопрос о недостаточно качественной проработке материала либо об отсеве кандидатов на периоде обучения. Но данная проблема имеет место и  при действующей программе.