Роль и функции решения в процессе управления

- статистическая, финансово-бухгалтерская  и оперативная отчетность предприятий  и организаций;

- научно-техническая  документация по результатам  выполнения НИОКР, включая обзоры, проспекты, каталоги и другую  информацию по развитию науки  и техники в стране и за  рубежом;

- патентно-лицензионная  документация.

Учитывая значительное дублирование информации, используемой при прогнозировании и планировании повышения качества и эффективности  продукции, при проведении НИР и  ОКР, разработке системы норм и нормативов, целесообразно использовать для  этих целей единые базы данных, формируемые  по принадлежности к объектам прогнозирования  и планирования. В этом случае проблему информационного обеспечения научно-технического прогнозирования следует решать комплексно с развитием системы автоматизированного управления.

По назначению и  характеру функционирования вся  информация делится на научно-техническую  и технико-экономическую информацию, справочно-нормативную информацию, информацию прогнозной ситуации и информацию обратной связи.

Исходная информация включает данные, используемые в процессе выбора метода прогнозирования, создания методик и справочно-нормативных  материалов. От полноты и достоверности  этой группы информации зависит научная  обоснованность, применяемых методов  прогнозирования, обоснованность и  точность прогнозов.

Объем и состав справочно-нормативной  информации зависит от степени диффренциации прогнозных расчетов.

Информацию прогнозной ситуации образуют данные, харак-теризующие цели прогноза и условия, в которых будет протекать развитие прогнозируемого объекта. Состав этой информации и ее объем также зависят от принятых методов прогнозирования, от степени дифференциации и требуемой точности прогнозных расчетов.

Информацию обратной связи составляют данные проведенных  научно-технических прогнозов, данные об отклонениях фактического состояния  объекта прогнозирования от прогнозных величин, а также об отклонениях  фактического состояния прогнозного  фонда от показателей, принятых при  прогнозировании. Информация обратной связи позволяет оценить фактическую  достоверность прогноз качества справочно-нормативных материалов и выявить причины отклонений.

Существуют различные  методы прогнозирования:

1. Нормативный метод  применяется для прогнозирования  эффективности, сроков замены  оборудования, возможностей насыщения  рынков сбыта для объектов  массового производства. Срок упреждения  до 10—15 лет.

2. Экспериментальный  метод применяется для прогнози-рования эффективности и сроков замены проектируемого оборудо-вания, сроков выпуска продукции, возможности и сроков насыщения проектируемой продукцией рынков сбыта, нетрадиционных объектов массового производства, не имеющих аналогов на стадии завершения рабочего проектирования. Срок упреждения до 10—15 лет.

3. Параметрический  метод применяется для составления  среднесрочных прогнозов полезного  эффекта, возможного изменения  рынков сбыта анализируемой продукции  серийного производства. Срок прогнозирования  до 10 лет.

4. Метод экстраполяции  применяется когда оцениваются  отдельные виды ресурсов в  целом по предприятию, объединению,  а также полезный эффект продукции  мелкосерийного производства. Срок  прогнозирования до 5 лет.

5. Индексный метод  применяется при прогнозировании  полезного эффекта, мощностей  оборудования каждого вида. Виды  укрупненных затрат ресурсов  в целом по предприятию. Срок  прогнозирования до 5 лет.

6. Экспертный метод  применяется при проведении прогнозиро-вания возможных рынков сбыта по данному виду полезного эффекта, сроков обновления выпускаемой продукции, по прочим вопросам маркетинга и технического уровня продукции. Срок прогнозирования не ограничен.

7. Метод оценки  технических стратегий применяется  для формирования требований  к разрабатываемому изделию в  виде набора целей и определения  средств, способов и путей,  необходимых для достижения поставленных  целей.

8. Функциональный  метод применяется при прогнозировании  возможности появления на данном  рынке сбыта новых материальных  носителей данного вида полезного  эффекта. Срок прогнозирования  не ограничен.

9. Комбинированный  метод применяется для всех  видов прог-нозирования полезного эффекта. Срок прогнозирования неограничен.

Практическое применение того или иного метода прогнозирования  определяется такими факторами, как  объект прогноза, его точность, наличие  исходной информации, квалификация прогнозиста  и др.

Значение  коммуникации в организации.

Большую часть своей  повседневной жизни человек проводит в организациях: школах, на фирмах, заводах, в больницах, на военной службе, в  церкви, общественных клубах. Мы живем  в обществе, состоящем из организаций. Представьте, что перед вами стоит  задача собирать по гривеннику в неделю с ваших четырех лучших друзей. Нет ничего проще - скажете вы. Но теперь вообразите, что вашей обязанностью является сбор подоходного налога с  миллионов жителей всей страны. Очевидно, для этого уже необходима организация.

Почти каждый из нас - член одной или нескольких организаций. Большинство согласится с тем, что  именно коммуникация1 оживляет организационную структуру. Один из первых теоретиков организацион-ного поведения Ч.Барнард2 отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникации. Позже Д.Кац и Р.Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Г.Саймон3 дал, пожалуй, наиболее всеобъемлющую формулировку: “Применительно к любому процессу администрирования нужно задать следующий вопрос: как этот процесс влияет на решения индивида? Без учета коммуникации ответ будет состоять лишь в том, что он вообще не оказывает на них никакого влияния”.

Организация - устойчивая система совместно работающих индивидов  на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Отношения между членами организации  относительно стабильны. Эта структурная  устойчивость позволяет организации  эффективно действовать для достижения определенных целей. Организационная  структура придает человеческой коммуника-ции предсказуемость и устойчивость и тем самым способствует выполнению административных задач.

Структурные переменные типа статуса лиц в организационной  иерархии и их полномочий в корне  меняют ситуацию. Решающим соображением в пользу изучения коммуникаций в  организации является тот факт, что  они осуществляются в сильно регламен-тированных условиях, когда на процесс коммуникации воздействует организационная структура. Так, коммуникация между подчиненным и руководителем существенно отличается от коммуникации между людьми с равным статусом в организации.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в органи-зации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиций теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Коммуникации - это  связующие нити, объединяющие взаимоза-висимые части организации. Как только коммуникация приоста-навливается, организованная деятельность прекращает свое существование. Вместо нее вновь возникает нескоординированная деятельность индивидов.

Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего  функционирования организации, но и  играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством включения организаций  в их внешнюю среду.

Инструментарий  исследований коммуникаций полезен  и для изучения организационного поведения. Если мы сможем отобразить пути передачи сообщений между различными частями конкретной организации  и пути их воздействия на поведение  организации во внешнем мире, то мы далеко продвинемся в понимании  этой организации. В дальнейшем мы будем  исходить из предпосылки, что коммуникация является обязательным элементом функционирования организации.

Мы определяем коммуникацию как процесс, посредством которого некоторая идея передается от источника  к получателю с целью изменить поведение этого получателя. Такое  поведение может включать изменение  знаний или социальных установок. Организация  была ранее определена как устойчивая система совместно работающих индивидов  на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Таким образом, когда руководитель организации отдает распоряжение подчиненному, то он ожидает выполнения распоря-жения. Распоряжение может быть выполнено или не выполнено. Но здесь мы хотим подчеркнуть, что этот акт коммуникации был осуществлен с намерением достичь определенного результата.

Коммуникации в  организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что  называется организационной коммуни-кацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникации между людьми, следует отметить, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

Схема коммуникационного  процесса.

Можно выделить четыре основных компонента модели коммуника-ции: источник, сообщение, канал и получатель. Поскольку указанные компоненты присутствуют почти в любом акте коммуникации, эту простую модель коммуникации часто называют моделью ИСКП.

Она является весьма упрощенной концепцией коммуникации, но может быть полезна в качестве отправного пункта нашего рассмотрения. На рис.14. представлен каждый из этих элементов, а также обратная связь. Расширенная модель процесса коммуникации показана  
на рис.15.

Рис.14. Модель ИСКП с  обратной связью

Рис.15. Расширенная  модель процесса коммуникации

Источник - это создатель  сообщения. Им могут быть индивид  или группа совместно работающих индивидов, а также общественный институт или организация, хотя и  в этом случае источниками в конечном счете оказываются индивиды, даже если они действуют в рамках своей организации. Основная обязанность по подготовке сообщения лежит на источнике.

Сообщение - это стимул, который источник передает получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации, и в этом акте передается определенная идея.

Сообщения состоят  из символов (от греч. symbolon — знак, опознавательная примета), которые имеют для источника и получателя определенное значение. Кодирование - это перевод уже осмысленной идеи в сообщение, приспособленное для передачи; заключается в преобразовании смысла идеи в символы. Декодирование - это перевод полученных стимулов в конкретную интерпретацию значения переданного сообщения [значение - содержание, связываемое с темили иным выражением (слова, предложения, знака и т. п.) некоторого языка.] Таким образом, получатели декодируют сообщение путем преобразования символов в значение. Для того чтобы придать значение символам, индивиды классифицируют явления по категориям и дают им наименования - коды.

Многие сообщения  передаются в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными: жесты, мимика, другие телодвижения или  графические изображения. Язык отличает человека от других существ. Например, дельфины, шимпанзе могут иметь примитивные  системы коммуникации, но у них  нет языка в полном смысле этого  слова.

Значения - это объекты (например, идеи, образы, мысли), которые  выражаются в символах, т.е. средствами языка. Для того чтобы акт коммуникации вообще мог произойти, источник и получатель должны иметь по крайней мере какой-то минимум предшествующего общего опыта, некоторое множество одинаково трактуемых ими значений. Другим крайним случаем является ситуация, когда ни одна пара индивидов не имеет абсолютно идентичного опыта. Следовательно, используемый язык (символы, послания) имеет для получателя и источника в чем-то различные значения. Более того, личный опыт индивида постоянно меняется, так что и значения одних и тех же символов сообщения будут меняться со временем. Многие неудачные попытки передачи сообщений вызываются ошибочной интерпретацией получателем или источником значения символа, которым они обменялись.

Значения являются относительными и допускают субъективную интерпретацию. Этот факт привел Берло  к выводу, что значения присущи  людям, а не сообщениям. Он имел в  виду, что слова сами по себе смысла не имеют: значение им придают источник и получатель.