Совершенствование коммуникационных процессов в организации

 

 

Содержание.

Введение ……………………………………………………………………….... .. . 4          

Глава 1. Место и роль коммуникационных процессов в управлении организацией.

1. Сущность, функции и виды коммуникаций ………………………………..  9
2. Коммуникационный процесс ………………………………………………. 23
3. Коммуникационные барьеры ………………………………………………. 27

Глава 2. Анализ эффективности  управления в ГОУ СПО ТО «Тульский  сельскохозяйственный колледж имени  И.С.Ефанова»

2.1.  Организационная  и кадровая характеристика ГОУ  СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный  колледж имени И.С.Ефанова»  ………...…….......  32

2.2.  Содержание коммуникационного  процесса в ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова» ……………….......  41

2.3.  Анализ информационного  обеспечения системы управления  ……….......  49

2.4.  Оценка финансового положения и эффективности управления …………  51

Глава 3. Пути повышения  эффективности коммуникационного  процесса в 

ГОУ СПО ТО «Тульский  сельскохозяйственный колледж имени 

И.С.Ефанова»

3.1.  Современные требования  к повышению эффективности 

коммуникации ……………………………………………………………….  60

2. Предложения и рекомендации по усовершенствованию

         коммуникативной политики организации………………………………. .. 64

Заключение ………………………………………………………………………..  70

Список литературы ……………………………………………………………. … 75

Приложения №1-4

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Значение информации и коммуникации во всех областях человеческой деятельности на современном этапе неизменно повышается, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Коммуникации в организации неизбежно присутствуют в деятельности, как руководителя, так и работника. Недостаточное владение техникой коммуникаций увеличивает расходы времени на решение производственных вопросов, затрудняет достижение результата, порождает обиды и конфликты. Коммуникации во время прямых контактов с сослуживцами, при переписке, телефонных разговорах, на  совещаниях, заседаниях, во время деловых переговоров и т.д. обязательно присутствуют в деятельности любого руководителя [18, с.26].

Начальник вступает в управленческое общение с подчиненными, для того чтобы выдать команды, указания, что-либо порекомендовать, посоветовать, получить обратную информацию от подчиненного о выполнении поручения, оценить выполнение задания подчиненным.

Следовательно, руководитель общается с персоналом, чтобы:

• передать или получить информацию или указания;
• побудить кого-либо к действию;
• передать или получить информацию и побудить к действиям подчиненных;
• подготовить совещание, собрание, презентацию, конференцию, семинар.

По характеру отношений общение может быть формальным или неформальным, индивидуальным или групповым.

Пример индивидуального  общения: беседа, телефонный разговор, переговоры и т.д.

Групповое общение: сообщение, собрание, презентация, конференция, семинар и т.д.

Выдача распоряжения, проверка исполнения и оценка исполненного – эти цели по своей сути отражают этапы управленческого взаимодействия начальника с подчиненными и представляют собой три функции коммуникаций: выдачу распорядительной информации, получение обратной информации и выдачу оценочной информации.

Несмотря на то, что должностные обязанности подчиненных определяются соответствующими должностными инструкциями, их деятельность довольно часто регулируется оперативной информацией, исходящей от руководителя.

Распорядительная информация по форме бывает директивной и  демократичной. К директивным формам относятся: приказ, распоряжение, указание, совет, просьба.

Все многообразие видов  коммуникаций обусловливается признаком их классификации, т.е. признаком, в соответствии с которым они приобретают свою дифференцированную окраску. Такими критериями могут быть: объективная сторона переговоров, субъективная сторона переговоров, характер коммуникации, территориальный статус, принцип принятия решений, условия взаимодействия, результат переговоров, тип коллективных решений и др.

В переговорах очевидно выделяется то, что может быть названо объективной или предметной стороной. Тогда переговоры могут быть финансовые, деловые, экономические, политические, военные, торговые, по решению трудовых дискуссий, дипломатические и др.

Коммуникации играют важную роль для усиления управленческой эффективности. Эффективные коммуникации содействуют росту показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

Коммуникации в организационном  контексте охватывают взаимодействие между людьми. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом устранить потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование.

Коммуникационный процесс  является социальным процессом, имеющим существенное значение для функционирования любой группы, организации или общества.

Организация не может работать в условиях внутреннего вакуума. Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению, что нужно создавать наилучшую систему коммуникаций с целью роста информированности и единства персонала. Для этого крайне результативным является применение информационных технологий.

Поскольку коммуникации являются одной из основных составляющих управления, руководителю необходимо стремиться следить за коммуникационным процессом, выявлять проблемы на каждом его этапе и пытаться ликвидировать их с целью повысить эффективность передачи и восприятия информации.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ состояния и разработка предложений по совершенствованию коммуникационных процессов в государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования Тульской области «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова».

Достижение поставленной цели требует  решения следующих задач:

• раскрыть сущность, функции и виды коммуникаций в организации;
• рассмотреть элементы и этапы коммуникационного процесса;
• изучить коммуникационные барьеры;
• проанализировать организационную, кадровую характеристику и содержание коммуникационного процесса в ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова»;
• дать оценку финансового положения и эффективности управления в ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова»;
• предложить пути повышения эффективности коммуникационных процессов в организации и определить их экономическую эффективность.

Объектом исследования выступило государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тульской области «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова».

Предмет исследования –  коммуникационные процессы в образовательном учреждении.

Методологическую  основу исследования составляют следующие  методы: анализ, синтез, обобщение, формально – экономический, ретроспективный, компаративный и другие.

Информационной и эмпирической базой исследования явились законодательные акты РФ, материалы органов статистики Тульской области, системы образования, бухгалтерская и финансовая отчетность ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова».

Структура работы состоит  из введения, трёх глав, заключения и  списка использованной литературы.

В первой главе рассмотрены сущность, функции, виды коммуникаций и коммуникационного процесса, а так же изучены коммуникационные барьеры в организации.

Во второй главе проводится анализ организационной, кадровой характеристики и содержание коммуникационного процесса в ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова», а так же дана оценка его финансового положения и эффективности его управления.

В третьей главе предложены пути повышения эффективности коммуникационных процессов в ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова».

 

 

 

ГЛАВА 1. МЕСТО И РОЛЬ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.

1. Сущность, функции и виды коммуникаций.

 

С позиций науки  об общих законах управления – менеджмент, как и всякое управление, представляет собой целенаправленную переработку информации: информация о состоянии объекта управления, попав в орган управления, преобразуется в нем в командную информацию. Командная информация, представляющая решение менеджера, составляет основу менеджмента. Таким образом, информация является исходным и конечным «материалом», над которым работает менеджер. От наличия, качества и своевременности поступления этого «материала» во многом зависит успех менеджмента [16, с.48].

Для того чтобы  использовать управленческую информацию, ее нужно передавать, перемещать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между этими объектами. Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации.

Современный отрезок  пути развития коммуникации как социологического, психологического, межкультурного, экономического феномена заставляет взглянуть на этот процесс в первую очередь с точки зрения потребности общественного производства, в котором традиционные факторы (земля, труд, капитал) действуют только при условии эффективного использования коммуникации. Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов [5, с.12].

Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Поэтому менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Исследования в области  применения коммуникаций в менеджменте  образовали самостоятельную ветвь, названную коммуникационным менеджментом. Это лишний раз доказывает всю важность использования оптимального вида коммуникаций в организации для ее успешного функционирования.

Сущность коммуникационного  менеджмента заключается в его  двуединой природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как самостоятельная профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, методов, инструментов, механизмов, обеспечивающих формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Именно эта профессиональная деятельность помогает руководителям разрабатывать стратегию эффективного развития, формировать организационную культуру, выбирать эффективные каналы коммуникации и т. д. С другой стороны, коммуникационный менеджмент есть наука об этом управлении. Она изучает взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала организации, а также познает закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе создания и развития организации [17, с.59].

В задачи коммуникационного  менеджмента входят: отбор и аккумулирование  информации из внешних по отношению  к организации источников; классификация, трансформация, обеспечение доступности  информации; распространение и обмен информацией как внутри организации, так и во вне ее; поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации; воплощение «фирменной» коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении; создание, оценка и использование нематериальных активов [5, с.38].

Зарождение и эволюция начальных форм коммуникационного  менеджмента в современной России так же, как когда – то в Европе, происходила в русле развития социально – экономических процессов. Необходимость в эффективном управлении коммуникациями обострилась с развитием в России рынка информационных технологий.

Коммуникационный менеджмент как своего рода технология обмена информацией для бизнеса в  менеджменте знаний обеспечивает организации  эффективный результат по нескольким направлениям. В их числе [7, с.64]:

• разработка стратегии эффективности организации;
• формирование корпоративной культуры;
• формирование каналов коммуникации внутри организации;
• формирование каналов коммуникации во внешней среде организации.