Совершенствование коммуникационных процессов в организации

                                                                     2010                            2011                            2012

Рис.9. Динамика текучести кадров

 

Общее состояние трудового  потенциала образовательного учреждения следует расценивать как положительное. У персонала есть свои преимущества, например, достаточно высокий уровень образования. Но имеется много недостатков, на которые руководству стоит обратить внимание:

1. Высокий уровень увольнений сотрудников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины и как следствие высокий уровень текучести кадров.

2. Преобладание сотрудников предпенсионного возраста и низкая доля молодых специалистов, обладающих прогрессивным образованием;

3. И, наконец, одна из самых опасных: большинство сотрудников организации увольняются на первом году работы, не успев полностью адаптироваться и приспособиться к организации.

2.2. Содержание коммуникационного  процесса в ГОУ СПО ТО «Тульский  сельскохозяйственный колледж имени  И.С.Ефанова».

Управление колледжем осуществляется на основе Закона РФ «Об образовании», сочетая централизованное руководство и самоуправление коллектива учебного заведения.

Учреждение осуществляет подготовку, переподготовку и повышение  квалификации кадров, выполнение других видов работ на основе разрабатываемых  и утверждаемых им планов экономического и социального развития. Хозяйственная деятельность учреждения предусматривает сочетание бюджетного финансирования с выполнением работ по договорам с предприятиями, учреждениями и организациями.

Колледж вправе заниматься коммерческой деятельностью, с ведением раздельного бухгалтерского учета. Колледж организует платные подготовительные курсы для абитуриентов, сдает в аренду здания по заключенным договорам с коммерческими предприятиями, оказывает услуги учреждениям и организациям, а также населению.

В структуре колледжа  имеются (см. Приложение 3):  учебная часть (отделение очной и заочной форм  обучения),  бухгалтерия, отдел кадров, библиотека, общежитие, хозяйственный отдел, 5 предметно-цикловых методических комиссий,  действуют Совет колледжа, педагогический и методический советы, попечительский совет, совет классных руководителей, старостат и другие необходимые административно-управленческие подразделения. Колледж филиалов и представительств не имеет.

Общее руководство ГОУ  СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» осуществляют:

Директор – руководит в соответствии с действующим законодательством финансово-экономической деятельностью предприятия. Организует работу эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и направляет их деятельность на развитие и совершенствование процесса обучения с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов предоставления услуг, качества и конкурентоспособности.

Контролирует деятельность учреждения на практически любом  уровне, это позволяет ему оперативно управлять учреждением с учетом текущих рынков сбыта и быть в курсе всей деятельности, происходящей в Учреждении.

Отдел кадров – организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации. Обеспечивает укомплектование Учреждения работниками необходимых профессий. Составляет и оформляет трудовые договора, ведет личные дела работников, другую кадровую документацию.

Бухгалтерия - осуществляет сбор, регистрацию и обобщение информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Директор и его заместители  вырабатывают стратегию развития колледжа и концептуальные принципы его деятельности, опираясь на руководство работой по подготовке специалистов.

Администрация, осуществляет административно – организационную работу, как со студентами, так и с профессорско-преподавательским составом комиссий.

Управленческий уровень  опирается в своей деятельности на принципы и нормы идеологии колледжа, что особенно важно в процессе со студентами. 

Основные профессиональные образовательные программы реализуются  на ступенчатой основе по конкретным профессиям и специальностям, определенным Перечнем профессий начального профессионального образования, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 08 декабря 1999 года № 1362 и перечня специальностей среднего профессионального образования, утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 апреля 2007 года №112.

Проанализировав существующую организационную структуру, сделаны  следующие выводы:

1. Данная структура является линейной, так как оперативное управление организацией осуществляет один руководитель (Директор колледжа).
2. Организационная структура состоит из трех уровней.

На первом уровне управления находится Учредитель колледжа.

На втором уровне управления находится Директор, в обязанности  которого входит:

- представлять интересы колледжа во всех организациях и органах государственной власти;

- заключать сделки, подписывать  договоры, в том числе трудовые, соответствующие целям деятельности колледжа, выдавать доверенности, открывать счета в банках, распоряжаться имуществом колледжа для выполнения уставных целей и задач в соответствии с заданиями Учредителя и назначением имущества;

- утверждать штатное расписание;

- принимать на работу  и увольнять с работы работников, распределять их должностные обязанности, поощрять, налагать взыскания, а также выполнять иные права и обязанности работодателя в отношении работников;

-организовывать и осуществлять методическое обеспечение образовательного и воспитательного процесса;

-утверждать расписание  занятий;

- согласовывать с профсоюзным  органом учебную нагрузку;

- устанавливать ставки  заработной платы и должностные оклады работников в соответствии с установленными условиями оплаты труда в пределах финансовых средств, выделенных Учредителем;

- обеспечивать правильный подбор и расстановку кадров, создавать необходимые условия для повышения квалификации работников;

- предоставлять статистическую  и иную необходимую отчетность  в органы статистики и Учредителю;

- осуществлять по согласованию  с Учредителем иные функции,  необходимые для обеспечения  уставной деятельности.

К подразделениям директора  относятся (третий уровень управления):

- заместитель директора по административно-хозяйственной части;

- заместитель директора  по учебной работе;

- заместитель директора  по научно-методической работе;

- заместитель директора по учебно-производственной работе;

- заместитель директора по воспитательной работе.

3. Схематическое изображение организационной структуры представлено с четким указанием линейных связей, с использованием прямых линий, все звенья, относящиеся к одному уровню подчинения, на схеме также изображены на одном уровне. На данный момент организационная структура построена правильно и в изменениях не нуждается.

Коммуникация в ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой (рис.10).

 

 

 

ВНЕШНЯЯ КОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.10. Структура коммуникационного  процесса в ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова»

 

Внешние – это коммуникация между организацией и её окружением (средой). Факторы внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность организации. Эти факторы (потребители, поставщики, конкуренты и т. п.) и определяют состав и содержание внешних коммуникаций. Более того, внутренние коммуникации зачастую являются реакцией на меняющуюся характеристику внешнего окружения. Администрация колледжа пользуется разнообразными средствами коммуникации с внешней средой:

• с потребителями общается с помощью разнообразной рекламы;
• в налоговую инспекцию представляют письменные отчеты;
• в сфере отношений с общественностью формируют свой имидж, осуществляют благотворительную деятельность;
• с поставщиками используют их рекламу на материалы, сырье, комплектующие, продукты питания, заключают договоры о поставках и услугах.

Внутренние – это коммуникации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями.

В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей.

По нисходящей информация передается с высших уровней на низшие, выполняя роль прямой связи. Таким путем преподаватели получают годовую часовую нагрузку, план – задание на месяц и др.

Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, выполняют функцию обратной связи, информируют руководителей о состоянии дел на нижних уровнях. Таким образом преподаватели информируют администрацию о ходе учебного процесса, об уровне выполнения государственного задания, об отклонениях от плана проведения занятий, о проблемах и возможных путях их разрешения. Эта информация по восходящей обычно передается в виде отчетов, предложений и объяснительных записок.

Организация состоит  из большого числа подразделений, тесно  взаимосвязанных между собой. Координация  деятельности всех подразделений помимо нисходящей и восходящей вертикальной информации нуждается в горизонтальных коммуникациях. Общая тенденция заключается в усилении роли непосредственного координирования действий не соподчиненных подразделений организации.

Именно информация, проходящая по горизонтальным коммуникациям, т.е. коротким каналом связи, обеспечивает качество поступающей информации (достоверность и своевременность). Она формирует равноправные отношения между партнерами и поэтому является важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Рассмотренные вертикальные и горизонтальные коммуникации действуют в рамках официальной структуры ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» по линии формальной иерархии подчиненности и делегирования полномочий, а также по линиям формальной подчиненности горизонтального взаимодействия. Однако внутри организации существуют и играют важную роль неформальные коммуникации, которые действуют в рамках неформальной структуры. К их числу относят слухи, прошедшие по системе тайного сообщения. По каналам слухов информация передается гораздо быстрее, чем по каналам формальных коммуникаций.

Хотя коммуникации в ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» часто носят характер межличностных, однако далеко не всегда проблемы их организации исчерпываются межличностными барьерами. Зачастую на пути эффективных коммуникаций и, соответственно, успешной работы организации встают специфические преграды, связанные с различными проблемами организаций как целостностных систем, т.е. речь идет об искажении сообщений, информационных перегрузках и неудовлетворительной структуре организации.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений может искажаться. Такое искажение обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Однако значительную роль в появлении искажений играют и другие факторы. Например, сообщения, отправляемые наверх по ступеням управленческой иерархии, могут искажаться в силу наблюдающейся тенденции снабжать начальство по возможности только положительно воспринимаемой информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку "не хочет сообщать начальнику плохие новости". Поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать. В числе других причин, мешающих работникам передавать наверх достоверную информацию, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности своего дела.

Ещё одна важная причина, по которой содержание сообщения  может не дойти до получателя, перегрузка получателя другими поступающими сообщениями или ненастроенность его на тематику сообщения. В этом случае передаваемая идея до получателя тоже не дойдет.