Совершенствование коммуникационных процессов в организации

Учреждение самостоятельно распоряжается денежными средствами, полученными по смете в соответствии с их целевым назначением. По определению смета бюджетного учреждения – это основной плановый документ для финансирования учреждений. Целевое назначение и поквартальное распределение бюджетных ассигнований на все расходы данного учреждения. Утвержденная смета является основанием для расходования выделяемых из бюджета средств.

ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» осуществляет деятельность по смете расходов уточненному бюджету, утвержденному Министерством образования Тульской области. В данной смете и уточненном бюджете отражается утвержденный для финансирования ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» в начале отчетного периода объем бюджетных денежных средств. По окончании отчетного периода составляется отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам (форма №2) и баланс исполнения сметы доходов и расходов.

Оценка эффективности  системы управления ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» включает в себя результаты оценки экономической, социальной и организационной эффективности  организации.

Экономический эффект отражает экономическую  сущность процесса удовлетворения потребности  организации в персонале. По приведенным  выше данным потребность в персонале, хоть и невелика, но очень существенна, поскольку действующий персонал в организации не отвечает основным требованиям ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» по возрасту. Немного успокаивает то, что повышенной текучести в организации не наблюдается, но от того, что руководству долгое время не удается восполнить уход наиболее работоспособных сотрудников, сильно настораживает, так как спустя некоторое время этот факт может привести к плачевным результатам. Это свидетельствует о плохой работе отдела по отбору и приему персонала.

Социальный  эффект выражает степень удовлетворенности  потребностей персонала.

После анкетирования и тестов стало  видно, что в организации снижается  лояльность персонала, т.е. повышается критика сотрудников в адрес  руководства. А причиной этому стало всего лишь небольшое ограничение в проведении корпоративных праздников и усиление контроля учебных занятий. Из бесед, интервью стало видно, что в организации повысился уровень конфликтности, так как из организации ушли именно ключевые сотрудники, неформальные лидеры, которые могли как-то урегулировать ситуации внутри отделов, но теперь сложилась такая ситуация когда пассивный персонал не может и не хочет выполнять работу, которую раньше выполняли (за них тоже) лидеры. Хотелось бы порекомендовать изменить должностные инструкции, распределив между сотрудниками подразделений дополнительных обязанностей, которые бы они указали в анкете, с определенной долей ответственности и вознаграждения. А результаты «новой» работы выносить на общественное обсуждение, для поддержания корпоративного духа. Можно изменить какой – нибудь корпоративный праздник, для чествования наиболее успешных сотрудников, с выдачей подарков, грамот и поздравлений. Думаю, что после этого уровень конфликтности понизится, а эффективность работы повысится.

Организационный эффект показывает насколько  учтена степень организационной готовности данной системы к функционированию.

В данной организации, видимо, не найдены, или неверно подобраны  дополнительные факторы нематериальной мотивации, т.к. основным фактором вознаграждения является материальная мотивация, но ввиду того, что финансовые возможности ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» ограничены, многие сотрудники просто начали работать «спустя рукава». Хорошо организованная система обучения новичков опытными сотрудниками, прохождение испытательного срока, в большинстве случаев способствует лучшей адаптации на рабочем месте.

Проведенное исследование позволило получить следующие выводы, что сотрудники стабильно работающие в организации меняются в ходе роста и приобретения жизненного и профессионального опыта. Если несколько лет назад у них были одни потребности, то сейчас совсем другие. Мотивационный профиль постоянно изменяется и этот факт следует учитывать на всех этапах системы мотивации персонала. Оттого, что регулярно не проводится мониторинг мотивационной среды, нет получения обратной связи, а следовательно теряется контроль над потребностями персонала организации.

Этапом развития ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» сейчас является укрупнение, поиск новых выходов на рынок услуг. Проведение тренингов просто необходимы для наиболее эффективной работы всей организации. В соответствии с требованиями рыночной экономики в организации повышается роль кадровых служб, занимающихся менеджментом персонала и следовательно требует некоторых изменений:

• введение в структуру предприятия служб управления персоналом требует обеспечения их высококвалифицированными кадрами и перехода к новым организационным формам.
• для подбора кадров целесообразно формализовать методы и процедуры, входящие в комплексную систему отбора персонала.
• с целью повышения эффективности использования персонала необходимо внести изменения в структуру управления организацией, сложившуюся еще в условиях централизованной экономики.
• численность персонала хоть и не сильно велика, но необходимо, опираясь на проделанный анализ учитывать, что возрастная структура требует вливания молодых, свежих сил.

Хотелось бы порекомендовать  устроить некое соревнование, по отзывам, письмам учащихся и их родителей (учитывая профиль организации) с вынесением их на общую доску почета или в газету, которую ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» выпускает.

Много мероприятий, которые  организуют специалисты воспитательного отдела, являются действительно работающими стимулами в организации. Традиции отмечать корпоративные праздники наряду с общественными, при этом помогая друг другу в проведении этих праздников, только укрепляют корпоративный дух, повышают лояльность сотрудников.

Также очень примечательным является и то, что большинство  работников ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова», знают миссию, цель, стратегию и структуру своей организации, хотя информацию о них они получили из различных источников: чаще после тренингов и организационных собраний.

Запись видеофильмов основных событий в жизни организации, конференций, семинаров, торжественных  мероприятий, информационных бюллетеней, общественные связи со средствами массовой информации делают жизнь организации не только интересной, но и познавательной для вновь прибывших сотрудников, которые еще не знают о профиле деятельности организации. Мощным стимулом в этой организации является проведение конкурсов профессионального мастерства, так как перед ним сотрудники наиболее эффективно работают.

Из проведенного анализа видно, что ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» устойчивая, ориентированная на традиции стабильная      организация с высокой степенью управляемости.