Совершенствование коммуникационных процессов в организации

Основным элементом  коммуникационного процесса колледжа является директор. Всю сферу коммуникативного поведения руководителя в ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» можно разделить на несколько основных видов: параллельные коммуникации, сопровождающие выполнение всех иных функций и задач; беседы (индивидуальные и коллективные) и переговоры; организация и проведение деловых совещаний; публичные выступления руководителя; речевые исполнительские действия как форма непосредственного воздействия на подчиненных с целью организации их деятельности. Помимо этого, существуют и иные формы коммуникации – невербальные (мимика, пантомимика), а также письменные коммуникации. В последнем случае также сформулированы специальные требования: например правила составления деловых писем. Каждый из этих видов коммуникации наряду с общими предъявляет и специфические требования к речевому поведению руководителя.

Таким образом, созданную руководителем колледжа сеть можно отнести к типу "колесо", в которой представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре "колеса", имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между заведующими отделений, между подчиненными. Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

2.3. Анализ информационного  обеспечения системы управления.

В процессе анализа потоков  информации необходимо определить степень её сбора, обработки и хранения. Такой анализ проводится с целью обеспечения однозначности и однородности концентрации информации, тождества её отражения на разных носителях.

При анализе информационных потоков в ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» будем рассматривать движение информации по иерархическим уровням системы управления и в рамках одного уровня (горизонтальное).

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен прежде всего на базе исследования информационной системы ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова», которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности организации, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы  обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления, как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и в организации в целом.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных  форм документов и показателей.

Получение необходимых  материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании персональных компьютеров сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова», ввиду специфики отрасли, в которой действует организация.

Определим общий перечень циркулирующих на предприятии документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в  подразделениях ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова», для осуществления деятельности циркулирует около 270 форм документов.

На данной стадии анализа  важно отметить, что создаваемые  и циркулирующие внутри организации формы документов могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения.

Наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:

• финансовый отдел – входит 35 форм, выходит 34 формы документов, что составляет 13% на входе и 12,7% на выходе;
• учебная часть – входит 32 формы, выходит 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12% на выходе;
• хозяйственная часть – входит 44 формы, выходит 41 форма, что составляет 16% на входе и 15% на выходе;
• воспитательный отдел – входит 31 форма, выходит 22, что составляет 12% на входе и 8% на выходе.

Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур управления. Видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее.

2.4. Оценка финансового положения и эффективности управления.

Анализ финансового  состояния начинается с общей  оценки структуры средств хозяйствующего субъекта и источников их формирования. Для этой ситуации используются показатели структурно – динамического анализа    (см. Приложение 4).

Данные таблиц показывают, что общий оборот нефинансовых активов  увеличился на 12 175 597 руб. в 2012 году по сравнению с 2011 годам все нефинансовые активы в общей стоимости активов стали занимать 99,1 % , то есть увеличились по сравнению с 2011 годам на 3,8 %, а финансовые активы соответственно сократились на 3,8 %.

Доля собственного капитала в общем объеме источников покрытия составляла 93,8%, заемного – 6,2 %. Таким образом, за весь исследуемый период ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» обходится преимущественно собственными средствами.

Колледж может привлечь в порядке, установленном законодательством  РФ внебюджетные средства, в том  числе:

• за счет платных образовательных услуг;
• за счет спонсорской помощи и целевых взносов предприятий, организаций, юридических и физических лиц;
• от сдачи в аренду основных фондов;
• от розничной торговли;
• от организации общественного питания;
• от оказания транспортных услуг;
• от создания малых и совместных предприятий;
• от участия в сельскохозяйственных работах на полях региона.

ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» получает доход от аренды помещений, от платной образовательной деятельности. Динамика доходов от предпринимательской деятельности ГОУ СПО «ТСК им.И.С.Ефанова» отражена в таблице 7.

   Таблица 7

Динамика доходов от предпринимательской деятельности

                 ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» за 2010-20012 гг.

Наименования  показателя	2010 г.		2011 г.		2012 г.
Аренда, руб.	12203	0,18	-	-	-	-
Поступления от платной  образовательной деятельности	8451611	97,82	9456485	88,34	2316753	92,8
Безвозмездные и безвозвратные  поступления от бюджетов	-	-	527243	4,9	-	-
Доходы от операций с активами	-	-	4558	0,42	-	-
Прочие доходы	175267	2,0	716164	6,34	181819	7,2
ВСЕГО	8639081	100	10704450	100	2498572	100

 

Колледж ведет учет доходов  и расходов по предпринимательской  деятельности. Доходы и расходы отражаются в следующих документах учета:

• смета доходов и расходов;
• баланс исполнения сметы доходов и расходов.

Привлечение накопительных  средств не влечет за собой снижение нормативов бюджетного финансирования. Доходы, полученные Учреждением от разрешенной Уставом предпринимательской  деятельн6ости и приобретенное за счет этих документов, имущество учитывается на отдельном балансе и поступает в самостоятельное распоряжение.

Обеспечение эффективного функционирования учреждения требует  экономически грамотного управления их деятельностью, которое во многом определяется умением ее анализировать.

Важнейшим показателем, отражающим эффективность деятельности образовательного учреждения является рентабельность. Рентабельность характеризует прибыль, получаемую с каждого рубля средств, вложенных в учреждение и иные финансовые операции, все эти показатели можно наглядно рассмотреть в таблице 8.

Таблица 8

Анализ рентабельности деятельности ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» за 2010-20012 гг.

Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.	Темпы изменений, %
				2010/2009	2011/2010	2012/2011
Коммерческие расходы	1106	788	398	71,2	36	50,5
Прибыль от реализации услуг	2855	1179	2245	41,3	79	190,4
Рентабельность основной деятельности, %	26,8	6,7	15,5	16,8	43,1	141,1
Рентабельность предоставляемых  услуг, %	21,1	6,3	13,4	29,9	63,7	212,3

 

Анализируя показатели, приведенные в таблице 8, отмечается, что рентабельность основной деятельности в 2012 году составляет 15,5%, а в 2011 году этот показатель составил 6,7 %, то есть происходит увеличение рентабельности.

Показатели рентабельности предоставления услуг в 2012 году по сравнению с 2011 годом также сопровождается динамикой роста и составил 13,4 %. Данный показатель положительно характеризует деятельность ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» в 2012 году. Можно сделать вывод, что ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» рентабельно.

За исследуемый период с 2010-2012 гг. в структуре основных средств произошли существенные изменения. Стоимость зданий и сооружений в отчетном году по сравнению с базисным не изменилось. В отчете о движении основных средств (форма 5) отражена стоимость основных средств колледжа, в том числе, зданий, сооружений, машин и оборудования, транспортных средств. И т.д. На основании данных отчетов о движении основных средств составим наглядно таблицу 9, которая отражает динамику стоимости основных средств ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» за период с 2010-2012 г.г. в разрезе по показателям.

 

Таблица 9

Динамика стоимости  основных средств ГОУ СПО ТО «ТСК им.И.С.Ефанова» за 2010-2012 гг.

Наименование Показателя, руб.	2009 г.				2010 г.				2011г.
	бюджет	внебюджет	всего	%	бюджет	внебюджет	всего	%	бюджет	внебюджет	всего	%
Здания (010)	9717,9	-	9718	-	9717,9	-	9718	-	18659	-	18659	92,0
Из них: Жилые здания	7214,5	-	7215	-	7144,5	-	7145	-0,97	13718	-	13718	92,0
Сооружения (011)	37,3	-	37,3	-	37,3	-	37,3	0	71,7	-	71,7	92,2
Передаточ. устройтво (012)	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
Машины и оборудование (013)	188,9	115,8	304,7	-	213,4	156,9	370,3	22	573,2	493,4	1067	188,0
Транспортные средства	4,8	-	4,8	-	47,7	20	67,7	1310	127,8	66,4	194,2	186,9
Инструмент производственный (010)	10,2	53,8	16	-	10	10,9	20,9	31	26,7	20,3	47	124,9
Библиотечный фонд (018)	33,5	1	34,5	-	31,8	11,7	43,5	26	79,4	17,3	96,7	122,3
ВСЕГО	9992,6	122,6	10115	-	10058	199,5	10258	1,4	19538	597,4	20135	96,3