Совершенствование системы делового общения

      Таким образом, деловое общение в организации выглядит как взаимодействие руководителя с отдельной личностью, группой, коллективом. При этом эффективность этого взаимодействия напрямую зависит от личностных качеств самого руководителя и от того, какими психолого-педагогическими принципами и методами он оперирует. 

3.3 Оптимизация системы  делового общения  в исследуемой

организации

     Анализ  исследуемой организации показал, что в общении преобладает авторитарный стиль, который вполне уместен при наличии, по крайней мере, двух условий:

     • того требует производственная ситуация;

     • персонал добровольно и охотно соглашается на авторитарные методы руководства и стиль делового общения;

     Ведь  во всех «издержках» авторитарному  стилю присущи и немаловажные достоинства:

     • обеспечивает четкость и оперативность управления;

     • создает видимое единство управленческих действий для достижения поставленных целей;

     • минимизирует время принятия решений, в малых организациях обеспечивает быструю реакцию на изменение внешних условий;

     • не требует особых материальных затрат;

     • в «молодых», недавно созданных, предприятиях позволяет успешнее справиться с трудностями становления.

     Продолжением  же достоинств авторитарного стиля  выступают, как водится, его очевидные  недостатки:

     • подавление инициативы, творческого потенциала исполнителей;

     • отсутствие действенных стимулов труда;

     • громоздкая система контроля;

     • в крупных организациях обюрокрачивание аппарата управления;

     • невысокая удовлетворенность исполнителей своим трудом;

     • высокая степень зависимости работы группы от постоянного волевого прессинга руководителя.

     Преодолеть  эти недостатки позволяют экономические  и социально-психологические методы управления, свойственные демократическому стилю. Этот стиль позволяет:

     • стимулировать проявление инициативы, раскрывать творческий потенциал исполнителей;

     • успешнее решать инновационные, нестандартные задачи;

     • эффективнее использовать материально-договорные стимулы труда;

     • включить также психологические механизмы трудовой мотивации повысить удовлетворенность исполнителей своим трудом;

     • создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

      Однако  демократический стиль руководства  не при всех условиях применим. Как  правило, он успешно срабатывает  при следующих условиях:

     • в стабильном, устоявшемся коллективе;

     • высокой квалификацией работников;

     • наличии активных, инициативных, нестандартно думающих и действующих работников;

     • не экстремальных производственных условиях;

     • возможности осуществления весомых материальных затрат.

      В связи с этим можно сказать, что основой оптимального стиля руководства должен быть, безусловно, демократический стиль, поскольку человеческий фактор все больше становится интеллектуальным дополнением технологии управления. Однако нельзя не заметить, что наряду с демократическим стилем также должен иметь место и авторитарный стиль руководства, проявления которого наблюдается в различных ситуациях, требующих незамедлительного вмешательства и принятия волевого управленческого решения.

     Из  анализа видно, что совещания  в магазине проводятся редко и  не регулярно. Организационные вопросы, разработка системы мер стимулирования, способы устранения недоработок и недостатков в ходе выполнения задач управляющий магазином решает сам. Это отрицательно сказывается на развитии магазина, так как ценность решения, принимаемого группой, выше, и его компетентность больше, чем решения, принятого единолично.

     Поэтому необходимо совещания проводить  регулярно, например, раз в месяц, а так же повысить эффективность  его проведения, для этого управляющий  магазином должен уметь рассчитать его цену. Цена делового совещания исчисляется следующим образом. Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину. Расчет производится по формуле:

     

     где С — стоимость совещания, руб.; N — число участников; Т — длительность совещания, час; Зср. — среднемесячная зарплата участников, руб.; Тр.ср. — среднее число рабочих часов в месяц; 1 — коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании. Нужно стремиться к получению минимального значения стоимости совещания. Для этого полезно знать слагаемые эффективности проведения деловых совещаний как субъективные, так и объективные.

      Распоряжения, запросы поступают в основном в устной форме, это тоже отрицательно  сказывается на эффективности работы сотрудников, т.к. сотрудник может недопонять, недослышать и возможно сделает это специально. Что бы избеджать такого рода ситуаций необходимо все приказы подавать в письменном виде, заверенной подписью исполнителя.

      В исследуемой организации руководитель в своей деятельности стремиться оптимально сочетать интересы дела и интересы персонала, он не требует слишком многого от сотрудников, но и не занимается попустительством. Это не является минусом организации, но наиболее предпочтительный вариант, если руководитель стремится максимально учитывать интересы производства и интересы коллектива, объединению деловитости и человечности на всех уровнях отношений

      Как известно, эффективность работы организации  во много зависит и от морально-психологического климата. Поэтому необходимо проводить ежемесячно тренинги, направленные на получение навыков общения в деловых ситуациях, исследование психологических особенностей личности в процессе делового общения (стиль общения), а также на повышение личной эффективности менеджеров и сотрудников, на развитие навыков, связанных с конкретными бизнес-процессами, направленные на повышение эффективности работы команды и организации в целом.

      Так как салонов «Связной» очень  много, можно перемещать продавцов из одного города в другой, например, из Москвы отправить поработать на месяц, конечно по желанию, в Санкт-Петербург. По этому принципу перемещения, персонал будет быстрее адаптироваться в любых обстоятельствах, а также развивать навыки делового общения.

      Бесспорно, что вся распорядительно-управленческая деятельность руководителя должна опираться  на знания, опыт и умение его сотрудников. Однако многое зависит от опыта, интуиции, морально-этических качеств самого руководителя. В этой связи, на мой взгляд, уместно вспомнить слова Л.Н.Толстого: «Мудрость начальника состоит не в том, что он может придумать что-то необыкновенное, а в том, что он все выслушает, все запомнит, все поставит на свое место, ничему полезному не помешает и ничему вредному не позволит».   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      В процессе написания курсовой работы были решены поставленные задачи, а  именно:

• Раскрыты теоретические основы делового общения: понятие, сущность, функции, особенности, а также этапы и фазы делового общения.
• Определено значение делового общения в профессиональной деятельности менеджера, условия и принципы формирования эффективной системы делового общения с подчиненными.
• Рассмотрена система делового общения конкретной организации.
• Проанализирована система делового общения и ее влияние на эффективность управленческой деятельности.
• Определены пути оптимизации системы делового общения в исследуемой организации.
• Сформулированы выводы.

      На  основе всего этого можно сказать, что общение как вид деятельности представляет собой междисциплинарную категорию, что позволяет говорить о специфике этого вида контактов между людьми, выделяя в отдельную группу деловое общение.

      Его сложности и специфика заключаются  в том, что виды деловой активности весьма разнообразны, ситуативные и полностью зависят от индивидуальных особенностей общающихся.

      Анализируя  различные точки зрения на категорию  «деловое общение», правомерно утверждать, что этот процесс представляет собой специфическую форму взаимодействия человека с другими людьми, в ходе которого осуществляется обмен представлениями, идеями, установками, организуется и оптимизируется предметная деятельность (научная, производственная, коммерческая, управленческая и т.д.)

      Цель делового общения — организация плодотворного сотрудничества, а также отмечается, что оно неразрывно связано с самыми различными сферами деятельности людей. Ведь постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организациёй производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, заключением различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. Участники делового общения — это, как правило, официальные должностные лица, исполняющие свои служебные обязанности.

      По  своему значению деловое общение  многофункционально, поскольку играет связующую роль, обеспечивая взаимодействие людей друг с другом, предоставляя возможности для организации и поддержания отношений с другими людьми. Оно чрезвычайно разнообразно по своим видам и формам, что позволяет говорить о непосредственном и опосредованном, кратковременном и длительном, массовом и межличностном общении, а также выделять его внешнюю и внутреннюю сторону.

      Деловое общение занимает значительное место  в жизни многих людей. Оно играет важную роль в различных видах профессиональной деятельности, определяет их успех.

      Менеджер  — это профессиональный коммуникатор, т. е. человек, для которого коммуникационная деятельность является важнейшей составляющей профессиональной деятельности.

      Если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества, то возможность реализации целей деятельности предприятия, фирмы, организации возрастает. Учет особенностей обратной связи, использование психологических знаний для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильный выбор типа коммуникативного воздействия и некоторые советы по этике общение существенно сократят затраты времени как руководителя, так и подчиненного.

      Деловое общение позволяет планировать, координировать и оптимизировать совместную деятельность, обеспечивая единство целей и средств, что в свою очередь требует от организаторов и участников общения высоких профессиональных навыков.

      Изучение  делового общения, как формы взаимодействия между субъектами, ведется в следующих направлениях: определение структуры и условий формирования коммуникативных умений; исследование проблемы взаимопонимания между  участниками взаимодействия; изучение норм делового общения и т.д. Эти направления взаимосвязаны и взаимно дополняют друг друга, обусловливая сложность и многогранность данной категории.

      В литературе достаточно полно представлены типы, виды и формы общения. Особое внимание при этом уделяется диалогическому, личностно-ориентированному общению, цель которого состоит в создании благоприятных условий для общения в любой сфере деятельности, содействии в личностном развитии, формировании нравственных ориентиров и самоопределении.

      Следует сказать, что универсальной системы  делового общения, которая подходила бы для всех руководителей в работе с их подчиненными, нет, так как у каждой организации свои особенности, своя организационная культура, на основе которой выстраивается деловое общение.

      Активизации делового общения во многом способствуют компетентность, тактичность, порядочность руководителя, его стремление как можно больше узнать о своих подчиненных и использовать эти знания для построения более продуктивного процесса взаимодействия.

      В современной практике достаточно четко  сформировались принципы делового общения, суть которых сводится к гуманному отношению к личности сотрудника, созданию благоприятных условий для реализации его творческого потенциала и профессиональных знаний.

      Таким образом, в своей профессиональной деятельности руководитель должен реализовывать все функции делового общения, выступая и как источник информации, и как человек, познающий другого человека или группы людей, и как организатор коллективной деятельности и взаимоотношений.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Список  литературы

Основная  литература:

1. Аверченко Л.К. Управление общением. – Москва-Новосибирск, 2001.
2. Большой справочник школьника. – 3-е изд. – М.: Дрофа, 2000
3. Гусев К.А Связи с общественностью в экономике: учебное пособие.  – М.:, 2006
4. Диксон П. Р. Управление маркетингом: Пер. с англ. - М.: Бином, 2006.
5. Зельдович Б.З. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ: Учебное пособие. — М: Издательство «Альфа-Пресс», 2007.
6. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента : учеб. пособие / Н.И. Кабушкин. —11-е изд., испр. — М. : Новое знание, 2009
7. Колтунова М.В.  Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. Учеб. Пособ. для вузов. - М.: Логос, 2005
8. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. — 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005
9. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008
10. Теория управления. Под ред. А.Л.Гапоненко, А.П.Панкрухина. – М.: РАГС, 2004
11. Теория управления: учебник/под ред. Ю. В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. – 2-е изд., доп. – М.: Финансы и статистика, 2007
12. Якокка Ли. Карьера менеджера.—  М: Прогресс, 1991